1С: Кабинет сотрудника – сервис для упрощения взаимодействия сотрудников организации с отделом кадров и бухгалтерией.

Сервис предоставляет возможность организовать обмен кадровыми документами с помощью технологии кадрового электронного документооборота и тем самым отказаться от документооборота бумажного.

КЭДО – кадровый электронный документооборот - возможность создавать, подписывать, использовать и хранить документы, связанные с работой сотрудников организации и оформленные в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

Сервис 1С:Кабинет сотрудника доступен в следующих программах:

• 1С:Бухгалтерия предприятия (базовая, ПРОФ, КОРП), редакция 3.0 с версии 3.0.96.30

• 1С:Зарплата и управление персоналом, ред. 3 (ПРОФ, КОРП) с версии 3.1.14.166, базовая с версии 3.1.14.305

• 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения, ред. 3 (ПРОФ, КОРП) с версии 3.1.14.166, базовая с версии 3.1.14.305

• 1С:ERP Управление предприятием 2 с версии 2.4.13.46

• 1С:ERP. Управление холдингом

• 1С:Комплексная автоматизация 2 с версии 2.4.13.46

• В 1cfresh.com и gos.1cfresh.com (1С:ЗКГУ) "1С:Кабинет сотрудника" также доступен.

Пользователям доступен тестовый период на 45 дней, который можно подключить прямо в программе 1С. Во время тестового периода можно создать неограниченное количество личных кабинетов. Для подключения сервиса и дальнейшей работы необходим доступ в Интернет, кроме того программа должна быть на официальной поддержке.

Сервис является платным, цена зависит от количества приобретаемых кабинетов. При оформлении нескольких тарифов 1С: Кабинет сотрудника, доступы к кабинетам, которые входят в эти тарифы, суммируются.

Подключение сервиса в 1С

Настройка производится под пользователем с полными правами. Для подключения 1С: Кабинет сотрудника необходимо перейти во вкладку Кадры – Сервис 1С: Кабинет сотрудника. Откроется помощник подключения к сервису.

Рисунок 1 - Переход на вкладку 1С:Кабинет сотрудника

В открывшемся помощнике подключения 4 пункта. На первом этапе сотрудник, ответственный за сервис, должен заполнить поле с адресом сервиса в Интернете (заполняется латинскими буквами, как правило, включает название организации), название организации подтянется автоматически.

На втором этапе указывается сотрудник, ответственный за сервис. Для этого сотрудника должны быть указаны мобильный телефон и адрес электронной почты. Настройки на этапе 3 можно пропустить и вернуться к ним позже (будут рассмотрены в пункте 3).

Рисунок 2 - Помощник подключения сервиса

Когда все необходимые поля будут заполнены, можно будет нажать кнопку «Подключить». Подключение может занять некоторое время, в этом случае на этапе 4 будет выдано соответствующее сообщение.

Рисунок 3 - Отображение процесса подключения сервиса

После подключения на почту ответственному сотруднику придет письмо с ссылкой на сервис.

Рисунок 4 - Письмо для сотрудника, ответственного за сервис

Также ответственный сотрудник может перейти на страницу сервиса из 1С по ссылке из помощника подключения. Если помощник был закрыт, перейти на него можно через Кадры – Сервис 1С: Кабинет сотрудника. Здесь же можно посмотреть идентификатор, использующийся при обращении в техническую поддержку сервиса, количество созданных кабинетов, а также изменить настройку публикации.

Рисунок 5 - Помощник работы с сервисом

При переходе по ссылке в Кабинет сотрудника ответственному за сервис будет предложено придумать и повторить пароль. После этого на мобильный номер ответственного будет отправлено сообщение с четырехзначным кодом, который необходимо будет указать на странице.

Рисунок 6 - Аутентификация в Кабинете сотрудника

При успешной авторизации откроется Кабинет ответственного. Пока функционал Кабинета ограничен: доступны только разделы Компания и Администрирование. Для завершения настроек необходимо опубликовать сотрудников, для которых планируется создание кабинетов (в том числе и ответственного сотрудника).

Рисунок 7 - Ограниченный функционал Кабинета ответственного сотрудника

Настройка публикации

Для создания кабинетов сотрудников необходимо опубликовать их в 1С. Перейдем во вкладку Кадры – Сервис 1С: Кабинет сотрудника – Изменить настройку публикации.

Рисунок 8 - Ссылка для настройки публикации

В открывшемся окне можно выбрать подразделения для публикации или опубликовать кабинеты для сотрудников всей организации. Для этого необходимо проставить галочку в колонке «Публиковать».

Рисунок 9 - Выбор подразделений для публикации

Ознакомиться со списком публикуемых сотрудников можно по кнопке «Публикуемые сотрудники». После необходимо нажать на кнопку «Обновить публикацию».

Рисунок 10 - Завершение настройки публикации

Снова перейдем в кабинет ответственного за сервис. Теперь можем увидеть полностью доступный функционал.

Рисунок 11 - Функционал Кабинета ответственного после изменения настроек публикации

Создание личных кабинетов для сотрудников

После изменения настроек публикации в кабинете сотрудника, ответственного за сервис, появится информация о публикуемых сотрудниках, посмотреть ее можно на вкладке Администрирование – Сотрудники и личные кабинеты. Цветными пиктограммами обозначено состояние кабинета для каждого сотрудника: кабинет не создан, кабинет создан, но сотрудник в нем не авторизовался, кабинет создан и сотрудник успешно зашел в него и т.д.

Рисунок 12 - Информация о состоянии Кабинетов

Чтобы создать кабинеты для сотрудников, необходимо установить галочку рядом с именем выбранного сотрудника, нажать кнопку «Выполнить», выбрать «Создать кабинеты». Если в процессе создания кабинета возникла ошибка и кабинет не был создан, рядом с именем соответствующего сотрудника появится пиктограмма с красным человечком. Нажав на имя сотрудника можно ознакомиться с ошибкой.

Далее для отправки сотрудникам, которым создали кабинеты, приглашения с инструкцией по началу работы необходимо вновь отметить их галочкой, нажать кнопку «Выполнить», выбрать «Отправить приглашение на email» или «Отправить sms приглашение».

Рисунок 13 - Создание Кабинетов и отправка приглашений

Настройка КЭДО

Настройка со стороны 1С

Для начала использования кадрового электронного документооборота необходимо в базе 1С перейти на вкладку Кадры – 1С: Кабинет сотрудника – Настройки и проставить галку «Используется кадровый ЭДО».

Рисунок 14 - Включение КЭДО

Для того чтобы кадровые электронные документы отправлялись из 1С в личные кабинеты сотрудников, в базу необходимо добавить сертификат электронной подписи. Квалифицированной электронной подписью будут подписываться документы со стороны организации.

Без настроенной подписи КЭДО не будет работать!

Для настройки сертификата необходимо перейти на вкладку Администрирование – Обмен электронными документами – Электронная подпись и шифрование – Настройка электронной подписи и шифрования, предварительно установив галку «Электронные подписи».

Рисунок 15 - Настройка ЭЦП в 1С

Если ранее в базу 1С не добавлялся сертификат ЭП, то добавить его можно по кнопке «Добавить».

Рисунок 16 - Добавление ЭЦП

В настройках сертификата обязательно должен быть указан пользователь, ответственный за сервис 1С:Кабинет сотрудника, чтобы у него была возможность подписывать документы, отправляемые из 1С.

Рисунок 17 - Настройка использования ЭЦП

Далее настройка производится в Кабинете сотрудника, ответственного за сервис. Открываем раздел Администрирование – Настройки – Кадровый ЭДО и нажимаем на ссылку «Скачать корневой сертификат».

Рисунок 18 - Скачивание корневого сертификата

После скачивания сертификат необходимо открыть его и установить в Доверенные корневые центры. Это делается для того, чтобы сотрудник, ответственный за сервис, мог проверять неквалифицированные электронные подписи (НКЭП) сотрудников.

Рисунок 19 – Запуск установщика

В открывшемся установщике необходимо выбрать расположение хранилища – флаг «Текущий пользователь». Затем проставить флаг «Поместить все сертификаты в следующее хранилище», нажать «Обзор» и выбрать папку «Доверенные корневые центры». Нажать «Далее». После этого согласиться с предупреждением системы безопасности, нажав «Да». После успешной установки система выдаст соответствующее сообщение.

Рисунок 20 - Установка корневого сертификата

Настройка со стороны сотрудников

Сервис 1С: Кабинет сотрудника предусматривает подписание документов со стороны организации (УКЭП) и со стороны сотрудников (УНЭП). Неквалифицированная электронная подпись сотрудников представляет собой пароль, который каждый сотрудник придумывает сам.

Для того чтобы каждый сотрудник в своем Кабинете смог создать личную УНЭП, ему необходимо подписать согласие на присоединение к КЭДО.

Согласия формируется в 1С сотрудником, ответственным за сервис, во вкладке Кадры – сервис 1С: Кабинет сотрудника – Настройки по кнопке «Сформировать согласия». Согласия будут сформированы и разосланы в Кабинеты сотрудникам (для ускорения процесса можно выполнить обмен с сервисом вручную там же на вкладке Состояние обмена с сервисом по кнопке «Выполнить обмен»).

Рисунок 21 - Формирования согласия

После рассылки сотрудники в своих Кабинетах на странице Главное в блоке Документы увидят уведомление о неподписанном согласии. Для ознакомления необходимо нажать кнопку «Подключиться».

Рисунок 22 - Уведомление о наличии неподписанного согласия у сотрудника

В открывшемся окне можно ознакомиться с текстом согласия и нажать на кнопку «Я подписал».

Рисунок 23 - Подписание согласия сотрудником

После этого сотрудник, ответственный за сервис, в базе 1С должен перейти на вкладку Кадры – Согласие на присоединение к КЭДО и подтвердить наличие подписанного документа. После очередного обмена с сервисом в личных Кабинетах сотрудников, подписавших согласие, появится возможность создать неквалифицированную ЭП.

Для этого каждый сотрудник в своем Кабинете должен перейти на вкладку Профиль – Электронная подпись и нажать на кнопку «Создать». Система предложит придумать пароль и повторить его. По кнопке «Сохранить» можно сохранить пароль.

Рисунок 24 - Создание ЭП сотрудника

Неквалифицированная подпись создана, и теперь во вкладке Профиль – Электронная подпись появилась кнопка «Обновить». Подписи сотрудников действуют 2 года, по истечении этого срока можно обновить подпись, нажав на данную кнопку и придумав новый пароль. Также если сотрудник забыл пароль от подписи, задать новый можно по этой же кнопке «Обновить».

Рисунок 25 - Обновление ЭП сотрудника