Отражение в учете неотфактурованных поставок

С 1 января 2023 года счет 401 60 «Резервы предстоящих расходов» начал применятся для учета резервов (п.302.1 Инструкции №157Н).

Резерв - «обязательства учреждения, возникающие по фактам хозяйственной деятельности (сделкам, операциям), имеющим расчетно-документальную обоснованную оценку (в соответствии с условиями контракта (договора), по начислению которых существует на отчетную дату неопределенность по их размеру в виду отсутствия первичных учетных документов» (письмо Минфина России от 11.11.2022 № 02-06-07/110108).

Таким образом, под резервом понимают ситуацию, когда поставка товара, услуги, работы произошла раньше, чем документ поставщика подписан заказчиком. В случае несовпадения дат фактического осуществления поставки товаров, работ, услуг и их документального оформления такие поставки называются неотфактурованными поставками.

Такая ситуация возникает при заключении контрактов с помощью единой информационной системы (далее, ЕИС). При исполнении контракта, заключенного по результатам проведения электронных процедур, поставщик в установленный в контракте срок подписывает и размещает в ЕИС документ о приемке, документ автоматически направляется заказчику. Заказчик должен подписать документ о приемке (или оформить мотивированный отказ) в срок, установленный контрактом, но не позднее 20 рабочих дней, после поступления документа о приемке (ч.13 ст.94 Закона № 44-ФЗ). В результате возникает разрыв до 20 дней между поставкой и подписанием документа о приемке, но обязанность по оплате наступает с даты подписания заказчиком документа о приемке.

При наличии такой поставки необходимо оформить отложенные обязательства. Проводки приведены в Приложение 1 и Приложение 2 письма Минфина России от 11.11.2022 № 02-06-07/110108.

Пример оформления неотфактурованных поставок в программе «Бухгалтерия государственного учреждения» (ред.2)

1. Принятие обязательства с применением конкурсных процедур

Постановка на учет принимаемых обязательств при размещении в ЕИС извещений об осуществлении закупки оформляется документом Регистрация обязательств и сведений по договорам (в настройках договора указываем: Вид договора – С поставщиком, галочку – Заключается по результатам конкурсных процедур, Контрагент на первом этапе не определен):

• в учете казенного учреждения (далее, КУ): Дт 501.13 – Кт 502.17

• в учете бюджетного, автономного учреждения (далее, АУ и БУ): Дт 506.10 – Кт 502.17

Далее, получив результаты конкурсной процедуры, необходимо внести изменение в Договор (галочки – Конкурсные процедуры завершены, Заключением договора) и создать на основании существующего документа изменение в Регистрацию обязательств и сведений по договорам, отразить экономию по результатам конкурсной процедура и окончательную сумму обязательств. В итоге должны получить проводки:

• в учете КУ: Дт 502.17 – Кт 502.11

                             Дт 502.17 – Кт 501.13

• в учете АУ и БУ: Дт 502.17 – Кт 502.11

                                      Дт 502.17 – Кт 506.10

2. Принятие денежного обязательства на сумму аванса

Оформляется документом Операции (бухгалтерские) (раздел Учет и отчетность):

•  в учете, КУ, АУ и БУ: Дт 502.11 – Кт 502.12

3. Перечисление аванса поставщику

Оформляется документом Заявка на кассовый расход / Заявка на кассовый расход (сокращенная) / Платежное поручение (Кор.счет - 206.00 Расчеты по выданным авансам, Типовая операция - Оплата поставщикам и другие платежи (206.00, 302.00)

• в учете КУ: Дт 206.2Х/206.3Х – Кт 304.05

• в учете АУ и БУ:

• НДС включается в стоимость ТМЦ: Дт 206.2Х/206.3Х – Кт 201.11

                                                                                                        Кт 18.01

• НДС принимается к вычету: Дт 206.2Х/206.3Х – Кт 201.11

                                                                                            Кт 18.01

Далее на основании документа необходимо создать документ Счет-фактура полученный (Причина налогообложения – Аванс выданный, Типовая операция - Основная (счет-фактура полученный): Дт 303.04 – Кт 210.13

4.       Предоставление результатов поставки, оказания услуг

Материальные запасы

• в учете КУ и в учете АУ и БУ: оформление документов и последовательность действий в программе 1С:БГУ 2.0 идентичны.

Далее рассмотрен пример для БУ и АУ, для КУ отличаться будут только КФО и итоговые проводки по постановке на учет отложенных обязательств, которые сформируются автоматически в соответствии с настройками учетной политики.

• НДС включается в стоимость ТМЦ:

Для оформления поступления материальных запасов необходимо перейти в раздел Материальные запасы, выбрать пункт Поступления МЗ и создать документ.

При заполнении Поступления МЗ обязательно устанавливается Вид поступления – Поступление от поставщика, Счет учета – 105.00, Счет расчетов – 302.ХХ, Контрагент, Договор, МОЛ/Место хранения. Далее заполняется табличная часть Материальные запасы нужной позицией Номенклатуры с фактическим количеством и суммой поступивших материалов (для КУ: без НДС).

На вкладке Бухгалтерская операция необходимо выбрать типовую операцию Резерв. Поступление по договорам купли-продажи, договорам поставки, другими аналогичными договорами (106.хП – 401.60). Счет резерва автоматически встает 401.60, остается заполнить поле Резервы и оценочные обязательства и установить галочку Поставка на учет отложенных обязательств, и выбрать раздел лицевого счета для формирования соответствующих проводок.

По результатам заполнения документа должны получиться проводки (для КУ: Дт 501.93 – Кт 502.99):

• НДС принимается к вычету:

В случае если НДС принимается к вычету, нужно в документе Поступление МЗ перейти по гиперссылке НДС и поставить галочку Принять к вычету. После этого в строке табличной части Материальные запасы появляется возможность указать необходимость распределения НДС. Рассмотрим вариант, при котором НДС не требует распределения, то есть галочку Распределяется не ставим.

Настройка вкладки Бухгалтерская операция аналогична.

По результатам заполнения документа должны получиться проводки:

Далее на основании Поступления МЗ необходимо создать документ Счет-фактура полученный (Причина налогообложения – Покупка, Типовая операция - Основная (счет-фактура полученный). Для получения проводок устанавливается галочка Вычет.

По результатам заполнения документа должны получиться проводки:

Основные средства

• в учете КУ и в учете АУ и БУ: оформление документов и последовательность действий в программе 1С:БГУ 2.0 идентичны.

Далее рассмотрен пример для БУ и АУ. Для КУ отличаться будут только КФО и итоговые проводки по постановке на учет отложенных обязательств, которые сформируются автоматически в соответствии с настройками учетной политики.

• НДС включается в стоимость ТМЦ:

Для оформления поступления основных средств необходимо перейти в раздел ОС, НМА, НПА, выбрать пункт Поступления ОС, НМА, НПА и создать документ.

При создании Поступления ОС, НМА, НПА необходимо заполнить поля Контрагент, Договор, ЦМО. Далее заполняется табличная часть Капитальные вложения, выбирается нужное основное средство, рабочий счет, проставляется фактическое количество и сумма поступившего основного средства.

На вкладке Бухгалтерская операция необходимо выбрать типовую операцию Резерв. Поступление ОС, НМА, НПА по договорам купли-продажи, договорам поставки, другими аналогичными договорами (106 – 401.60). Счет резерва автоматически встает 401.60, остается заполнить поле Резервы и оценочные обязательства и установить галочку Поставка на учет отложенных обязательств, и выбрать раздел лицевого счета для формирования соответствующих проводок.

По результатам заполнения документа должны получиться проводки (для КУ: Дт 501.93 – Кт 502.99):

• НДС принимается к вычету:

В случае если НДС принимается к вычету, нужно в документе Поступление ОС, НМА, НПА перейти по гиперссылке НДС и поставить галочку Принять к вычету. После этого в строке табличной части Капитальные вложения появляется возможность указать необходимость распределения НДС. Рассмотрим вариант, при котором НДС не требует распределения, галочку Распределяется не ставим.

Настройка вкладки Бухгалтерская операция аналогична.

По результатам заполнения документа должны получиться проводки:

Далее на основании Поступления ОС, НМА, НПА необходимо создать документ Счет-фактура полученный (Причина налогообложения – Покупка, Типовая операция - Основная (счет-фактура полученный). Для получения проводок устанавливается галочка Вычет.

По результатам заполнения документа должны получиться проводки:

Услуги, работы

• в учете КУ и в учете АУ и БУ: оформление документов и последовательность действий в программе 1С:БГУ 2.0 идентичны.

Далее рассмотрен пример для БУ и АУ. Для КУ отличаться будут только КФО и итоговые проводки по постановке на учет отложенных обязательств, которые сформируются автоматически в соответствии с настройками учетной политики.

• НДС включается в стоимость ТМЦ:

Для оформления поступления основных средств необходимо перейти в раздел Услуги, работы, производство, выбрать пункт Поступление услуг, работ и создать документ.

При создании Поступления услуг, работ необходимо заполнить поля Контрагент, Договор. Далее заполняется табличная часть Услуги, работы, выбирается нужная номенклатура (с типом, относящимся к группе Услуги), проставляется фактическое количество и сумма оказанной услуги.

На вкладке Бухгалтерская операция необходимо выбрать типовую операцию Резерв. Формирование себестоимости готовой продукции (109.60 – 401.60) или Резерв. Отнесение расходов на финансовый результат (401.20 – 401.60) в зависимости от необходимого счета дебета. Счет резерва автоматически встает 401.60, остается заполнить поле Резервы и оценочные обязательства и установить галочку Поставка на учет отложенных обязательств и выбрать раздел лицевого счета для формирования соответствующих проводок.

По результатам заполнения документа должны получиться проводки (для КУ: Дт 501.93 – Кт 502.99):

• НДС принимается к вычету:

В случае если НДС принимается к вычету, нужно в документе Поступление услуг, работ перейти по гиперссылке НДС и поставить галочку Принять к вычету. После этого в строке табличной части Капитальные вложения появляется возможность указать необходимость распределения НДС. Рассмотрим вариант, при котором НДС не требует распределения, галочку Распределяется не ставим.

Настройка вкладки Бухгалтерская операция аналогична.

По результатам заполнения документа должны получиться проводки:

Далее на основании Поступление услуг, работ необходимо создать документ Счет-фактура полученный (Причина налогообложения – Покупка, Типовая операция - Основная (счет-фактура полученный). Для получения проводок устанавливается галочка Вычет.

По результатам заполнения документа должны получиться проводки:

5. Принятие результатов поставки товара, сдачи работ, оказания услуг

• в учете КУ и в учете АУ и БУ (не зависимо от принятие к вычету НДС): оформление документов и последовательность действий в программе 1С:БГУ 2.0 идентичны.

Далее рассмотрен пример для БУ и АУ, для КУ отличаться будут только КФО и итоговые проводки по корректировке поставленных на учет отложенных обязательств, методом «красное сторно».

Для отражения принятия результатов оформляется документ Поступление услуг, работ. При создании Поступления услуг, работ необходимо заполнить поля Контрагент, Договор. Далее заполняется табличная часть Услуги: на данном этапе достаточно заполнить Содержание услуги и указать количество и сумма оказанной услуги.

На вкладке Бухгалтерская операция необходимо выбрать типовую операцию Резерв. Начисление обязательств за счет резерва (401.60 – 302.00). Счет резерва автоматически встает 401.60, остается заполнить поле Резервы и оценочные обязательства и установить галочки Авторасчет денежного обязательства (для принятие денежного обязательств на оставшуюся сумму услуги за вычетом аванса), Скорректировать отложенные обязательства (для сторнирования ранее принятых отложенных обязательств) и выбрать раздел лицевого счета для формирования соответствующих проводок.

По результатам заполнения документа должны получиться проводки (для КУ: Дт 501.93 – Кт 502.99):

6. Перечисление оплаты поставщику

Перечисляется остаток суммы к оплате. Оформляется документом Заявка на кассовый расход / Заявка на кассовый расход (сокращенная) / Платежное поручение (Кор.счет - 302.00 Расчеты по принятым обязательствам, Типовая операция - Оплата поставщикам и другие платежи (206.00, 302.00))

• в учете КУ: Дт 302.2Х/302.3Х – Кт 304.05

• в учете АУ и БУ: Дт 302.2Х/302.3Х – Кт 201.11

                                                                        Кт 18.01

7. Принятие к учету ТМЦ

Материальные запасы

• в учете КУ и в учете АУ и БУ: оформление документов и последовательность действий в программе 1С:БГУ 2.0 идентичны.

Далее рассмотрен пример для БУ и АУ, для КУ отличаться будут только КФО.

Для оформления принятия материальных запасов к учету необходимо создать на основании документа Поступление МЗ документ Оприходование МЗ по фактической стоимости.

При создании нового документа необходимо заполнить счет учета материальных запасов и провести документ. Типовая операция определяется автоматически – Принятие к учету по фактической стоимости.

По результатам заполнения документа должны получиться проводки:

Основные средства

• в учете КУ и в учете АУ и БУ: оформление документов и последовательность действий в программе 1С:БГУ 2.0 идентичны.

Далее рассмотрен пример для БУ и АУ, для КУ отличаться будут только КФО.

Для оформления принятия к учету основных средств необходимо создать на основании документа Поступление ОС, НМА, НПА документ Принятие к учету ОС, НМА, НПА.

При создании нового документа необходимо заполнить поля аналогично стандартному алгоритму принятия к учету.

По результатам заполнения документа должны получиться проводки:

После оформления данных документов счет 401.60 и 502.99 закроются, проверить остатки по счетам можно в стандартном отчете Оборотно-сальдовая ведомость по счету.

В случае если сумма сформированного резерва отличается от суммы итоговой поставки, подписанной заказчиком, то разницу по счету 401.60 и отложенным обязательствам необходимо скорректировать документом Операции (бухгалтерские) (раздел Учет и отчетность).