Особенности составления отчетности по НДФЛ на практических примерах с учетом изменений 2023 года

Порядок признания доходов для целей НДФЛ с 2023 года

Начиная с 2023 года в отношении дохода в виде заработной платы подлежат применению положения подп.1 п.1 ст.223 НК РФ, согласно которым дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода.

Соответствующие изменения были приняты Федеральным законом от 14.07.2022 г. № 263-ФЗ «О внесении изменений в части первую и вторую Налогового кодекса Российской Федерации».

Как следствие принятых изменений:

1) с каждой части выплаченной (перечисленной) заработной платы необходимо исчислять и удерживать налог на доходы физических лиц (в том числе с заработной платы за первую половину месяца);

2) каждая часть перечисленного заработка должна отражаться в отчетности по НДФЛ в том периоде (месяце, году), в котором этот доход был перечислен.

Для доходов в натуральной форме наиболее верным является признание таких доходов в целях налогообложения НДФЛ по дате передачи доходов в натуральной форме (подп.2 п.1 ст.223 НК РФ).

Сроки уплаты НДФЛ с 2023 года

Согласно новой редакции п.6 ст.226 НК РФ налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного НДФЛ за период с 23-го числа предыдущего месяца по 22-ое число текущего месяца не позднее 28-го числа текущего месяца.

Перечисление налоговыми агентами сумм НДФЛ, исчисленного и удержанного за период с 1 по 22 января, осуществляется не позднее 28 января, а за период с 23 по 31 декабря – не позднее последнего рабочего дня календарного года.

Указанные сроки уплаты НДФЛ приурочены к единой дате уплаты обязательных платежей, введенной с 2023 года в рамках единого налогового платежа.

Таким образом с 2023 года уплата НДФЛ может производиться один раз за определенный календарный отрезок времени. Не запрещается перечислять сумму рассматриваемого налога досрочно. Как вариант, налог может быть перечислен обезличено в рамках единого налогового платежа одновременно с прочими налогами и взносами.

Изменения формы Расчета (6-НДФЛ)

В соответствии с приказом ФНС России от 29.09.2022 г. № ЕД-7-11/881 приняты изменения формы 6-НДФЛ в части Раздела 1 «Данные об обязательствах налогового агента»:

В поле 020 «Сумма налога на доходы физических лиц, подлежащая перечислению за последние три месяца отчетного периода» отражается сумма налога на доходы физических лиц, подлежащая перечислению (до 2023 года – удержанию) за последние три месяца отчетного периода, обобщенная по всем физическим лицам.

В поле 021 «по первому сроку перечисления» необходимо указать сумму исчисленного и удержанного налога, подлежащую перечислению по первому сроку перечисления отчетного периода:

• за первый квартал - за период с 1 января по 22 января;

• за полугодие - за период с 23 марта по 22 апреля;

• за девять месяцев - за период с 23 июня по 22 июля;

• за год - за период с 23 сентября по 22 октября.

В поле 022 «по второму сроку перечисления» отражается сумма исчисленного и удержанного налога, подлежащая перечислению по второму сроку перечисления отчетного периода:

• за первый квартал - за период с 23 января по 22 февраля;

• за полугодие - за период с 23 апреля по 22 мая;

• за девять месяцев - за период с 23 июля по 22 августа;

• за год - за период с 23 октября по 22 ноября.

Показатель в поле 023 «по третьему сроку перечисления» формируется как сумма исчисленного и удержанного налога, подлежащая перечислению по третьему сроку перечисления отчетного периода:

• за первый квартал - за период с 23 февраля по 22 марта;

• за полугодие - за период с 23 мая по 22 июня;

• за девять месяцев - за период с 23 августа по 22 сентября;

• за год - за период с 23 ноября по 22 декабря.

В поле 024 «по четвертому сроку перечисления» отражается сумма исчисленного и удержанного налога по четвертому сроку перечисления за период с 23 по 31 декабря, подлежащая перечислению не позднее последнего рабочего дня календарного года отчетного периода. При составлении Расчета за первый квартал, полугодие и девять месяцев поле 024 не заполняется.

Сумма налога, подлежащая перечислению за последние три месяца отчетного периода, указанная в поле 020, должна соответствовать сумме значений заполненных полей 021 - 024.

Новая структура Раздела 1 Расчета (6-НДФЛ) обусловлена необходимостью сверки показателей строк 021, 022, 023 и 024 с ранее направленными в налоговые органы уведомлениями.

Пример составления формы 6-НДФЛ за 1 квартал 2023 года

Рассмотрим пример заполнения формы 6-НДФЛ за 1 квартал 2023 года в конфигурации «1С Зарплата и кадры государственного учреждения, редакция 3».

Начисления и удержания за 1 квартал 2023 года показаны в отчете «Полный свод начислений, удержаний и выплат» за период с 01.01.2023 по 31.03.2023:

Все начисления по Своду облагаются НДФЛ.

Выплаты за последние 3 месяца с указанием удержанного НДФЛ и сроков его перечисления согласно НК РФ:

Раздел 1 формы 6-НДФЛ будет иметь вид:

В поле 021 отражается сумма НДФЛ со сроком перечисления до 28.01.2023 года.

В поле 022 отражается сумма НДФЛ со сроком перечисления до 28.02.2023 года.

В поле 023 отражается сумма НДФЛ со сроком перечисления до 28.03.2023 года.

Суммы НДФЛ со сроком перечисления 28.04.2023 года не подлежат отражению в форме 6-НДФЛ за 1 квартал 2023 года, и будут отражены в форме 6-НДФЛ за 1 полугодие 2023 года.

Для проверки корректности заполнения Раздела 2 формы 6-НДФЛ можно воспользоваться отчетом «Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода и месяцам взаиморасчетов с сотрудниками» (находится в меню [Налоги и взносы] – [Отчеты по налогам и взносам]), сформировав его по периоду взаиморасчетов, равный 1 кварталу 2023 года:

Необходимо удостовериться, что сумма начисленной зарплаты и НДФЛ по отчету «Полный свод начислений, удержаний и выплат» соответствует сумме доходов и исчисленного НДФЛ в отчете «Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода и месяцам взаиморасчетов с сотрудниками» за период взаиморасчетов равный 1 кварталу 2023 года с учетом следующих возможных отклонений:

• сумма начисленной зарплаты по отчету «Полный свод начислений, удержаний и выплат» может быть больше суммы доходов отчета «Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода и месяцам взаиморасчетов с сотрудниками» на сумму начислений, не подлежащих обложению НДФЛ;

• сумма начисленной зарплаты и НДФЛ по отчету «Полный свод начислений, удержаний и выплат» может быть меньше суммы доходов и исчисленного НДФЛ в отчете «Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода и месяцам взаиморасчетов с сотрудниками» на сумму начислений физическим лицам, не являющимся сотрудниками организации, но получающими доход, облагаемый НДФЛ.

Сумма доходов, отражаемая в Разделе 2 формы 6-НДФЛ, – это сумма начисленного и фактически выплаченного дохода за период отчета.

Для рассматриваемого примера за 1 квартал 2023 года сумма фактически полученного дохода меньше начисленного дохода на сумму заработной платы за вторую половину марта, которая была фактически получена 05.04.2023 и для целей НДФЛ признается доходом апреля 2023 года.

Если сформировать отчет «Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода и месяцам взаиморасчетов с сотрудниками» по периоду получения дохода, равный 1 кварталу 2023 года, и сравнить его с аналогичным отчетом, сформированным за период взаиморасчетов, равный 1 кварталу 2023 года, то данные отчетов будут отличаться на сумму дохода и НДФЛ, начисленных за март, но фактически выплаченных в апреле 2023 года:

Данные в Разделе 2 формы 6-НДФЛ за 1 квартал 2023 года соответствуют данным отчета «Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода и месяцам взаиморасчетов с сотрудниками» по соответствующему периоду получения дохода:

Как видно из примера, законодательные изменения в части НДФЛ в 2023 году существенно повлияли на учет заработной платы и заполнение отчетности НДФЛ.

В конфигурации «1С Зарплата и кадры государственного учреждения» в 2023 году также произошли существенные изменения в части начисления и удержания НДФЛ. При обнаружении некорректного поведения конфигурации необходимо:

• проверить актуальность релиза конфигурации;

• сообщить об ошибке специалисту 1С или напрямую в фирму «1C».

Отслеживать исправление зарегистрированных ошибок можно на сайте releases.1c.ru/project/StateHRM30.

На момент написания статьи в релизах 3.1.23.656 и 3.1.25.40 было исправлено значительное количество ошибок расчета НДФЛ.