Обзор возможностей конфигурации 1С:Управление автотранспортом ПРОФ

В данной статье будет рассмотрен функционал программного продукт 1С:Управление автотранспортом ПРОФ. Функционал программного продукта будет продемонстрирован на типовых бизнес-процессах данной конфигурации, предоставленных разработчиком.

Обращаем ваше внимание, что представленные бизнес-процессы программы не являются инструкцией к ведению учета в программе. В реальности нет жестких требований к созданию всех перечисленных документов, и при ведении учета в программе необходимо ориентироваться на бизнес-процессы своей компании и, если необходимо, можно опускать ненужные документы и справочники.

Систему учета конфигурации 1С:Управление автотранспортом ПРОФ можно разделить на два блока: Учет автотранспорта и Учет финансов.

Рисунок 1

Рисунок 2

 

Рассмотрим каждый функциональный блок программы отдельно.

БЛОК Управление и учет автотранспорта

Блок Управление и учет автотранспорта состоит из 6 разделов, каждый из которых мы рассмотрим отдельно:

1. Управление автопарком;

2. Эксплуатация ТС;

3. Учет ремонтов и учет агрегатов;

4. Складской учет запчастей и расходных материалов;

5. Учет ГСМ и технических жидкостей;

6. Учет работы водителей.

 

Управление автопарком

 В конфигурации раздел называется «Транспортный парк».

Рисунок 3

 

Основным объектом функционального блока Управления автопарком является справочник «Транспортные средства и оборудование»:

Рисунок 4

 

В этом справочнике хранится марка, модель, регистрационный номер и другие данные о каждом транспортном средстве (ТС), включенном в транспортный парк и требующем контроля за его эксплуатацией.

ТС разделяются на три вида принадлежности: «Виртуальные», «Привлеченные» и «Собственные».

Рисунок 5

 

Виртуальные ТС необходимы в случае, когда на момент планирования заказа, неизвестно на какое ТС он распределится (нет свободных или неизвестно, какое ТС будет привлечено для перевозки).

Собственное ТС обладает рядом характеристик. Карточка по данному виду ТС хранится в справочнике «Транспортные средства и оборудование», о котором упоминалось ранее:

Рисунок 6

 

Для удобства пользователя ввод в эксплуатацию ТС можно реализовать при помощи Помощника, который создаст необходимые документы «Ввод в эксплуатацию», «Ввод начальных показаний», «Ввод остатков ГСМ»:

Рисунок 7

Из карточки ТС также можно сформировать документы «Перемещение ТС и оборудования» и «Выбытие ТС и оборудования»:

Рисунок 8

Документ «Перемещение ТС и оборудования» предназначен для привязки ТС к конкретной организации или колонне, или изменения их значений:

Рисунок 9

Документ «Выбытие ТС и оборудования» предназначен для отражения факта выбытия ТС или оборудования из эксплуатации:

Рисунок 10

 

Эксплуатация ТС

Раздел «Эксплуатация» содержит документы по эксплуатации ТС.

Рисунок 11

 

Документ «Планирование работы ТС» предназначен для планирования заранее известных работ ТС и услуг.

Рисунок 12

 

Реквизит «Сценарий» определяет периодичность планирования (в данном примере — месяц). Раздел планирования: Выработка ТС, Услуги(выручка), Доходы и расходы (от этого значения зависит, какие показатели будут использоваться для планирования), состав колонок, табличной части Состав плана (вкладка Расходы).

В табличной части указывается Состав плана указывается плановый объем работы по каждому ТС.

Табличную часть также можно заполнить при помощи Помощника планирования работы ТС, который можно заполнить из Excel:

Рисунок 13

 

Для записанного документа доступна печатная форма:

Рисунок 14

 

Документ «Заказ на ТС». Предназначен для предварительных заявок на перевозку и для планирования ТС.

Рисунок 15

 

Значение переключателя «Детализация» влияет на аналитику заказа, а также на видимость колонок в табличных частях и обязательность их заполнения. На этапе планирования заказа ТС к нему не привязывается. Для «Заказов на ТС» предусмотрена форма списка, на которой представлены основные реквизиты документов:

Рисунок 16

 

На основании созданного заказа можно сформировать ряд связанных документов:

Рисунок 17

 

Рассмотрим создание документа «Маршрутный лист»:

Рисунок 18

 

Имеющиеся в заказе данные переносятся в «Маршрутный лист».

На вкладке «Основное» необходимо обязательно указать ТС и водителя.

Вкладки «Маршрутный лист», «Доходы», «Расходы», «Сопроводительные документы» не связаны с одноименными вкладками «Заказа на ТС» и отдельно заполняются данными для «Маршрутного листа».

Для планирования работ по разнарядке существует документ «Разнарядка на выпуск ТС».

Рисунок 19

 

Для пакетной выписки и печати «Путевых листов» разработана обработка «Пакетная выписка путевых листов». На дату, указанную в шапке обработки, заполняется табличная часть данными, удовлетворяющими отбору по Организации, Колонне и дополнительным настройкам. Данные для заполнения обработки извлекаются из документов «Заказ на ТС», «Маршрутный лист», «Разнарядка на выпуск ТС».

Рисунок 20

При необходимости данные в табличной части редактируются и дополняются. При нажатии кнопки Записать, создаются «Путевые листы», а данные из обработки переносятся в документы.

«Путевой лист» – это документ учета работы автотранспорта. Выписывается при выходе автомобиля в рейс, обрабатывается и рассчитывается при его возвращении. Документ может быть создан самостоятельно из списка «Путевых листов» на основании «Заказа на ТС» или «Маршрутного листа» , а также при помощи обработки «Пакетная выписка путевых листов».

Рисунок 21

 

Учет ремонтов и учет агрегатов

Учет ремонтов и учет агрегатов можно отнести к одному функциональному блоку, рассмотрим их вместе.

Рисунок 22

Основные возможности данного функционального блока :

1. Учет заявок на ремонт;

2. Учет плановых ТО и Выполненных ремонтов;

3. Планирование загрузки ремонтных зон;

4. Учет агрегатов.

Рассмотрим основные документы.

 

Документ «Заявка на ремонт». Служит для регистрации заказов на ремонт.

Рисунок 23

На основании записанной «Заявки на ремонт» можно создать следующие документы:

Рисунок 24

Документ «Ремонтный лист» служит для учета выполненных ремонтов ТС, отражения факта установки/снятия шин, аккумуляторов и прочих агрегатов, а также является основанием для списания запасных частей.

Рисунок 25

В программе можно отражать ремонт ТС, производимый собственными силами или сторонними организациями. Это отмечается реквизитом «Способ ремонта» в шапке документа.

Каждая вкладка документа отвечает за свою область ремонта. Например, на вкладке «Шины» возможно вызвать службу «Мастер установки шин», который позволяет быстро и наглядно оформлять документы по установке или замене шин, проверять информацию по имеющимся на автомобиле шинам, создавать документацию на перемещение подобранной номенклатурной позиции конкретных шин со склада в ремонтный цех.

Рисунок 26

Из записанного документа «Ремонтный лист» можно распечатать следующие печатные формы:

Рисунок 27

Пример Печатной формы М-11:

Рисунок 28

 

На основании записанного документа «Ремонтный лист» можно создать следующие документы:

Рисунок 29

 

В подсистеме Ремонты и Агрегаты имеются отчеты для оценки затрат по ремонтам.

Отчет «Рейтинг ТС по затратам на ремонт» выглядит следующим образом:

Рисунок 30

Вид отчета «Пробег и износ шин»:

Рисунок 31

 

Складской учет запчастей и расходных материалов

К основным возможностям данного раздела можно отнести:

1. Учет поступления запчастей, топлива, ТЖ и расходных материалов на склад;

2. Внутреннее перемещение номенклатуры между складами;

3. Списание товаров на автомобиль;

4. Проведение инвентаризаций;

5. Контроль актуальных остатков товаров на складах.

Для анализа товародвижения на складах в данном разделе имеется отчет «Ведомость движения материалов»:

Рисунок 32

Учет ГСМ и технических жидкостей

Рисунок 33

Основной функционал раздела:

1. Учет топлива и ТЖ разрезе ТС, прицепов;

2. Учет факторов экономии и пережогов топлива водителями в каждом рейсе;

3. Контроль и инвентаризация остатков ГСМ и ТЖ;

4. Использование индивидуальных формул для расчета нормативов расхода ГСМ;

5. Учет фактов сливов топлива;

6. Проведение инвентаризации остатков топлива в баках автомобилей.

 

Для контроля использования ГСМ используется «Отчет поставщика процессингового центра». В документе сравниваются данные, полученные от поставщиков (АЗС), с данными полученными от водителей. В случае расхождения данных строка подсвечивается.

Рисунок 34

Для более точного расчета норматива расхода ГСМ используются индивидуальные формулы расчета расхода ГСМ для транспортного средства. Для формирования таких формул используется Конструктор формул:

Рисунок 35

В подсистеме присутствуют следующие отчеты, позволяющие контролировать движение топлива и ТЖ:

1. Ведомость движения ГСМ;

2. Ведомость прихода-расхода ГСМ на ТС;

3. Заправки ГСМ;

4. Сравнение заправок по пластиковым картам.

Программный продукт 1С:Управление автотранспортом ПРОФ обеспечивает интеграцию с системой «Опти-24» поставщика «Газпромнефть», что позволяет подключаться к личному кабинету «Газпромнефть», управлять топливными картами и загружать данные по заправкам прямо из программы. Загруженные данные можно использовать для создания заправок или для контроля и сверки с чеками водителей.

Рисунок 36

Учет работы водителей

Рисунок 37

В данном разделе реализованы:

1. Учет выработки и рабочего времени водителей;

2. Начисление заработной платы по путевым листам;

3. Возможность работы с графиками работы — индивидуальными и общими для предприятия;

4. Возможность фиксировать недоработки и переработки водителей.

В разделе предусмотрен справочник «Сотрудник», в котором заполняются данные о водителях:

Рисунок 38

 

Также предусмотрен функционал формирования графика работы сотрудников:

Рисунок 39

Имеется документ «Табель учета рабочего времени»:

Рисунок 40

 

Печатная форма «Табеля учета рабочего времени» выглядит следующим образом:

Рисунок 41

Помимо функционала, представленного на блок схеме начальной страницы, конфигурация также позволяет:

• Вести учет ДТП и штрафов;

• Учет пассажирских перевозок;

• Интеграцию с картографическими сервисами;

• Интеграцию с системами спутникового мониторинга;

• Загрузку данных из системы Платон;

• Загрузку данных из системы взимания платы Автодор;

• Мобильное приложение для водителя;

• Терминал приема/выдачи путевых листов;

• Обмен данными с типовыми конфигурациями 1С в формате Enterprise Data (1C:ERP Управление предприятием, 1С:Комплексная автоматизация, 1C:Управление торговлей, 1С:Бухгалтерия, 1С:Зарплата и управление персоналом).

 

БЛОК Учет и управление финансами

Блок Учет и управление финансами состоит из 6 разделов:

1. Расчет стоимости услуг;

2. Оказание услуг;

3. Приобретение услуг;

4. Учет денежных средств, выданных подотчетному лицу;

5. Финансовый результат;

6. Взаиморасчеты.

Рисунок 42

 

Расчет стоимости услуг 

Раздел помогает автоматически рассчитывать тарифы на услуги, а также их рентабельность.

Рисунок 43

Для автоматического расчета стоимости, доходов и расходов в документах «Заказ на ТС», «Маршрутный лист», «Заказ перевозчику» и «Товарно-транспортный документ» предусмотрена команда «Рассчитать по тарифам»:

Рисунок 44

Чтобы обеспечить работоспособность данной команды, необходимо заполнить тарифы и установить прейскуранты.

Рисунок 45

Справочник содержит информацию о прейскурантах и тарифах, согласно которым ведется расчет стоимости оказания транспортных услуг. Тариф можно рассчитывать одним из 3-х способов, указанных в реквизите «Метод расчета»: По параметру выработки, Фиксированный и Процентом от суммы. На вкладке «Расчет» указываются основные параметры расчета тарифа. На вкладке «Область действия» можно установить необходимые отборы действия данного тарифа. Тариф через реквизит «Прейскурант» связан с элементом справочника «Прейскурант на транспортные услуги»:

Рисунок 46

 

Если для прейскуранта установлена галочка «Прейскурант поставщика», то его данные учитываются для автоматического расчета расходов, в противном случае – для автоматического расчета доходов.

Оказание услуг

Рисунок 47

Услуги, оказываемые заказчикам, отражаются в документах «Заказ на ТС», «Маршрутный лист» на вкладке доходы, а также в документе «Реализация услуг»:

Рисунок 48

 

На основании перечисленных документов можно сформировать документ «Счет на оплату покупателю»:

Рисунок 49

Оплату счета можно отразить документами «Платежное поручение входящее» или «Приходный кассовый ордер»:

Рисунок 50

Рисунок 51

 

Приобретение услуг

Рисунок 52

 

Приобретаемые услуги отражаются в документах «Заказ на ТС», «Маршрутный лист» и «Заказ перевозчику» на вкладке расходы, а также в документе «Поступление материалов и услуг»:

Рисунок 53

В документе можно указать как приобретаемые материалы, так и услуги. Они отражаются на разных вкладках документа. На основании записанного документа можно создать документ «Счет на оплату поставщика»:

Рисунок 54

 

Оплата счета отражается документами «Платежное поручение исходящее» или «Расходный кассовый ордер»:

Рисунок 55

Рисунок 56

 

Учет денежных средств, выданных подотчетному лицу

Рисунок 57

В конфигурации 1С:Управление автотранспортом ПРОФ предусмотрен документ «Авансовый отчет». Его можно создать как на основании перечисленных документов на рисунке выше, так и самостоятельно из списка документов «Авансовый отчет».

Рисунок 58

 

В документе указывается подотчетное лицо, организация, перечень расходов. На вкладке «Дополнительно» отражается связь «Авансового отчета» с документом основанием:

Рисунок 59

 

Финансовый результат

Рисунок 60

 

Данный функциональный блок предназначен для анализа доходов и расходов.

Для отражения операций с доходами и расходами, учет которых не автоматизирован в программе, создан документ «Прочие доходы и расходы»:

Рисунок 61

Для распределения расходов на расходы будущих периодов предназначен документ «Распределение расходов будущих периодов»:

Рисунок 62

 

Документ можно заполнить автоматически по кнопке «Заполнить по нераспределенным РБП».

Для распределения доходов и расходов между транспортными средствами создан документ «Распределение доходов и расходов». При распределении выбираются все нераспределенные доходы и расходы.

Рисунок 63

 

По завершении формирования всех необходимых документов можно сформировать отчет «Анализ финансовых результатов»:

Рисунок 64

 

Взаиморасчеты

Для контроля взаиморасчетов предусмотрен документ «Акт сверки взаиморасчетов»:

Рисунок 65

Записанный документ можно распечатать:

Рисунок 66

 

Таким образом, конфигурация 1С:Управление автотранспортом ПРОФ обеспечивает удовлетворение основных потребностей компании, занимающейся транспортными услугами, помогая своевременно получать информацию о текущей ситуации и о финансовом результате деятельности компании.

Заказать консультацию специалиста 1С

Оставьте заявку и наши эксперты проконсультируют вас по данной статье.

ФИО*

Номер телефона*

ИНН*

Город*

Отправить заявку

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных и соглашаетесь с политикой конфиденциальности.