Сверка количественных остатков товарно-материальных ценностей между базами 1С:УТ и 1С:БП

Рассмотрим торговую компанию, которая ведет управленческий учёт в одной программе (1С: Управление торговлей 11, далее – УТ), а бухгалтерский учет – в другой (1С: Бухгалтерия предприятия 3.0, далее - БП). Обычно в таких случаях новые данные оперативно вносятся в программу для управленческого учета – УТ, а в бухгалтерскую базу эти данные переносятся с помощью механизма «Синхронизация данных».

Иногда случаются ситуации, когда данные по остаткам товаров в управленческой базе расходятся с данными бухгалтерского учёта, что приводит к искажению последнего и, как следствие, некорректности данных в бухгалтерской и налоговой отчетности. К сожалению, в механизме «Синхронизация данных» не предусмотрена функция сверки остатков товаров между различными синхронизируемыми базами.

Поэтому нашей целью стало разработать комплект обработок/отчетов, позволяющих сравнить по количеству остатки и обороты товарно-материальных ценностей (ТМЦ) компании за указанный период между базами 1С УТ и БП. Для решения задачи были разработаны:

• Обработка «Выгрузка данных по остаткам для сверки с бухгалтерией» для базы УТ

• Отчет «Сверка товарных остатков с торговлей» для базы БП

Обработка «Выгрузка данных по остаткам для сверки с бухгалтерией»

Сверку остатков между базами УТ и БП следует начать с запуска в базе УТ обработки, которая считает данные об остатках ТМЦ и выгрузит их в специальный файл. Данные выгружаются за указанный период по выбранной организации по всем складам. Форма обработки выглядит следующим образом:

В форме обработки необходимо указать:

• Период, за который необходимо выгрузить данные для сверки

• Организацию – юридическое или физическое лицо, владелец ТМЦ

• Каталог выгрузки – путь к каталогу на диске компьютера, куда будет выгружен файл с данными об остатках ТМЦ

Далее необходимо нажать кнопку «Выгрузить» и дождаться сообщения об успешности выполнения операции. В указанном каталоге будет сформирован файл «Остатки.mxl». MXL - файл специализированного табличного формата программы 1С. Его содержимое можно посмотреть в программе 1С, открыв его с помощью команды меню Файл -> Открыть.

Пример файла «Остатки.mxl», выгруженного и открытого с помощью 1С за январь 2022 года по организации «Торговый дом «Комплексный»:

Отчет «Сверка товарных остатков с торговлей» для базы БП

Внешний вид отчета

Для сравнения остатков между базами и вывода результата используется специальный отчет - «Сверка товарных остатков с торговлей», который необходимо открыть в бухгалтерской базе:

Базовая настройка и формирование отчета

На вкладке «Настройки» необходимо указать путь к файлу, который содержит данные об остатках ТМЦ из базы УТ. При этом произойдет автоматическое чтение данных файла выгрузки и заполнение параметров отчета: «Период» и «Организация». Заполнение этих параметров недоступно в пользовательском режиме. Чтобы сформировался отчет. Необходимо нажать кнопку «Выполнить сверку».

Программа считает указанный файл с данными об остатках ТМЦ из базы торговли, соберет данные об остатках ТМЦ в базе бухгалтерии, сверит их, и выведет результат сверки на вкладке «Отчет»:

Отчет содержит данные сверки остатков (начальный, конечный) и оборотов (приход, расход) ТМЦ по количеству между базами УТ и БП за указанный период по выбранной организации с группировкой по складам. Для удобства в отчете рассчитываются и выводятся отклонения, обнаруженные при сверке остатков – показатель «Разница». На данном примере видно, что расхождений в остатках ТМЦ между базами за январь 2022 года не обнаружено.

Исключаемые склады

Если из сверки необходимо исключить данные об остатках на одном или нескольких складах организации, то можно указать эти склады в поле «Исключаемые склады». Это может потребоваться, например, если на каком-либо складе ведется учет ТМЦ только в одной из баз и расхождения по остаткам допустимы.

Пример: Организация «Торговый дом «Комплексный» приобрела рабочую одежду для продавца на склад «Западный склад», что отразили только в базе бухгалтерии документом поступления товаров ТКБП-000001 от 05.01.2022 по счету 10.10 (Специальная оснастка и специальная одежда на складе):

При формировании отчета сверки остатков между УТ и БП за январь 2022 года получим следующий результат:

Видим, что расхождения по остаткам и оборотам товаров между базами УТ и БП на складе «Западный склад» были обнаружены и выведены в отчет. Если необходимо исключить этот склад из проверки, то нужно указать его в поле «Исключаемые склады» на форме отчета. В этом поле можно указывать несколько складов. Укажем «Западный склад»:

Выполним сверку – данные по расхождениям в остатках ТМЦ на складе «Западный склад» не отображаются в отчете:

Вывод только различающихся данных

Для удобства визуального анализа результата работы отчета добавлена возможность выводить в отчет только те строки с ТМЦ, по которым обнаружены расхождения. Для этого служит флаг «Выводить только различия».

Пример: Менеджер организации «Торговый дом «Комплексный» в базе торговли сделал перемещение товаров Телевизор "JVC" и Телевизор "SHARP" со склада «Склад бытовой техники» на склад «Центральный склад» документом перемещения ТКЦБ-000001 от 01.02.2022:

По неизвестной причине этот документ не выгрузился из базы торговли в базу бухгалтерии. Сделаем сверку остатков ТМЦ между базами УТ и БП за февраль 2022 года. Видим расхождения по остаткам по некоторым позициям товаров:

При наличии большого объема данных для анализа, может быть удобно исключить строки, по которым остатки и обороты по количеству товара совпадают. Для этого можно включить флаг «Выводить только различия» на форме обработки:

В результат сверки попадают только строки, в которых обнаружено несовпадение по остаткам/оборотам:

Дополнительные улучшения и возможности

Для более удобного отображения и анализа данных отчета реализованы следующие возможности:

• Автоматическая группировка параметров, а также группировка по складу. Группировки отчета можно свернуть/развернуть, используя сочетания клавиш CTRL + SHIFT + «- » (минус - на цифровой клавиатуре), CTRL + SHIFT + «+» (плюс - на цифровой клавиатуре), либо воспользовавшись контекстным меню в левой области табличного документа (команда «Уровни группировок» -> «Уровень #»)

• Фиксация шапки отчета. Настроена вертикальная фиксация верхних строк отчета (заголовок, параметры, шапка таблицы).

• Цветовая индикация расхождений. Обнаруженные расхождения по количеству в остатках/оборотах ТМЦ отмечаются красным цветом:

• Настройка ширины колонок «Количество». Можно регулировать ширину колонок показателей отчета. Для этого на форме отчета предусмотрен параметр «Ширина колонок «Количество» в отчете». Значение задается в относительных единицах – пунктах и по умолчанию равно «9,00».

Особенности и ограничения

1. Если в базе торговли по некоторым позициям номенклатуры используются характеристики товаров, то в бухгалтерию такие товары выгружаются без учёта характеристик – это особенность типового механизма синхронизации данных в 1С. Следовательно, в отчете сверки остатков данные по таким товарам тоже будут представлены сгруппировано без учета характеристик.

Например, если в торговле остатки по складу «Центральный склад» выглядят следующим образом (выделены характеристики товаров):

То в бухгалтерии остатки по счету 41.01 после загрузки из торговли будут выглядеть так (без учета характеристик, только товарные позиции):

Отчет сверки остатков выведет товары без учета характеристик:

2. Для целей сверки остатков ТМЦ в бухгалтерской базе данные собираются по следующим счетам учёта: 10 (Материалы), 41 (Товары), 43 (Готовая продукция). В базе торговли данные собираются по регистру «Товары организаций»

3. Для корректной работы отчета в базе бухгалтерии должен быть включён учет запасов по складам (местам хранения) (Администрирование -> Параметры учёта -> Настройка плана счетов). Если учёт запасов по складам отключен, то выполнить сверку не получится.

4. Обработка и отчет подходят для работы с любыми типовыми версиями баз 1С: Управление торговлей, редакции 11.4 (и выше) и 1С: Бухгалтерия предприятия, редакции 3.0.

Освойте программы 1С:УТ и торговый функционал в 1С:КА 2 за 40 часов!

На курсе “1С:Управление торговлей 8", ред. 11.4 и торговый функционал в "1С:Комплексная автоматизация 2” вы научитесь эффективно вести торговый и управленческий учет.