Настройка бизнес-процесса в 1С:Документооборот 3.0 и 1С:Документооборот 2.1

Отличительной чертой программы 1С:Документооборот 3.0 от 1С:Документооборот 2.1 является обработка документов. В версии 3.0 вся информация по действиям над документом собрана в одном месте, что значительно облегчает работу с настройками процессов и самих документов, но при переходе с версии 2.1 зачастую возникают сложности в понимании принципов настройки из-за совершенно нового функционала.

Комплексный процесс в 1С:Документооборот 2.1

Комплексный процесс состоит из набора заранее запланированных действий (типовых процессов), которые стартуют по заранее настроенному порядку и при определенных условиях.

В текущей версии шагами комплексного процесса могут стать:

• Исполнение

• Ознакомление

• Рассмотрение

• Регистрация

• Согласование

• Утверждение/Подписание

Открыть комплексный процесс можно с помощью раздела «Совместная работа» или «Управление процессами», перейдя в «Шаблоны процессов».

 На вкладке «О шаблоне» указывается наименование процесса, также заполняется рабочая группа шаблона. Через гиперссылку шаблон процесса назначается объектам.

Для назначения обязательно заполняется поле «Кому назначен», это может быть:

• Бронь

• Внутренние документы

• Входящее письмо

• Входящие документы

• Исходящее письмо

• Исходящие документы

• Контрагенты

• Мероприятия

• Обсуждения

• Пользователи

• Проектные задачи

• Проекты

• Сообщения форума

• Уведомления программы

• Файлы

После нажатия на копку «Записать и закрыть» откроется список из объектов, которым назначен данный процесс.

Маршруты шаблонов комплексных процессов можно настроить с помощью графических схем на вкладке «Схема процесса».

При размещении действия в схеме открывается помощник создания, следуя указаниям которого, вводятся настройки.

Для проверки схемы комплексного процесса вручную в строке состояния карточки шаблона предусмотрена команда «Проверить».

По результатам проверки программа покажет доступность шаблона для создания процессов и подскажет, что нужно исправить.

Непроверенную схему маршрута можно сохранить и продолжить ее настройку позже.

При закрытии карточки шаблона комплексного процесса со схемой программа предложит выполнить проверку. От этой проверки можно отказаться.

Автоматическая проверка схемы будет выполнена при старте процесса.

Запускать комплексный процесс допускается при помощи команды «Отправить» на командной панели списка документов, выбрав нужный вариант.

Настройка обработки в 1С:Документооборот 3.0

В программном продукте 1С:Документооборот 3.0 больше не используются комплексные процессы для документов, но могут быть использованы следующими объектами:

• Файлы

• Входящие письма

• Исходящие письма

• Бронь

• Контрагенты

• Обсуждения

• Пользователи

• Проектные задачи

• Проекты

• Сообщения форума

• Уведомления программы

На замену комплексным процессам пришли настройки обработки для каждого вида документа отдельно.

Правила обработки – это комбинация настроек видов действий, имеющих смысл для вида документа. Они задаются в разрезе видов документов, тематик, организаций и подразделений.

С помощью правил обработки можно гибко настраивать состав действий и участников, исполняющих каждое действие.

Для того, чтобы открыть настройки обработки необходимо через раздел «НСИ» перейти в «Виды документов» и открыть необходимый документ.

На закладке «Настройки обработки» создаются действия, присущие тому или иному виду документа. Для того, чтобы создать новую обработку необходимо нажать на кнопку «Добавить настройку» и в открывшемся окне указать период действия.

Важно! Обработок для каждого вида документа может быть несколько, но периоды не должны пересекаться, то есть настройка должна быть уникальна на текущий момент времени.

После добавления новой настройки автоматически открывается «Подбор действий», откуда необходимо выбрать подходящие этапы для жизненного цикла документа.

Действия могут быть следующих типов:

• Исполнение

• Ознакомление

• Подписание

• Регистрация

• Утверждение

• Согласование

По умолчанию после подбора действий и нажатия на кнопку «Записать» формируется линейная схема процесса. При нажатии на ссылку «Стандартная» в колонке «Схема» открывается схема с возможностью ее редактирования по кнопке «Изменить схему».

Важно! Если с данной обработкой уже были запущены документы, то изменение схемы становится невозможным. Для решения этой проблемы можно пометить на удаление ранее созданные документы, либо создать новую обработку.

После самостоятельной настройки схем производится проверка правильности заполнения по кнопке «Проверить».

Важно! В отличие от программы 1С:Документооборот 2.1 в 1С:Документооборот 3.0 в схеме указывается только действия, без исполнителей.

После создания и настройки действий создаются «Правила обработки», в которых можно задать состав участников этих действий и прочие настройки.

В правилах обработки указываются исполнители, порядок выполнения, сроки, особое описание задачи и при каком условии задачу выполняет тот или иной исполнитель. Если поставить «Замок» у участника, то его нельзя будет исключить при обработке документа.

Правила также могут быть периодичны и меняться с течением времени.

Возможны уточнения правил с помощью подчиненных настроек в разрезе видов документов, тематик, организаций и подразделений.

Настройка обработки для документа считается завершенной.

Чтобы запустить обработку, необходимо зайти в карточку документа на закладку «Обработка», где отображаются действия, заполненные из правил обработки документов и, если позволяют настройки доступности, отредактированные или добавленные сотрудником вручную.

Разработчики системы 1С:Документооборот 3.0 учли многие пожелания пользователей и полностью преобразовали работу с документами, а именно:

1. Все действия для документов настраиваются в карточке вида документов, а процессы по другим объектам по-прежнему настраиваются в шаблонах процессов.

2. Появился интуитивно-понятный интерфейс. Теперь чтобы увидеть все этапы обработки документов, кто исполнитель, состояние и сроки, достаточно перейти на вкладку «Обработка».

3. Появилась возможность указать участников, которых невозможно исключить из процесса.

Если у вас остались вопросы, обращайтесь к нам за консультацией.