Лимитирование расхода денежных средств в 1C:ERP

Задачей бюджетирования является не только формирование планов предприятия, но и контроль за их исполнением. Одним из эффективных финансовых инструментов по контролю за материальными и финансовыми издержками является лимитирование, которое позволяет устанавливать суммовые и количественные ограничения на определенные операции. Главным активом в любой организации, требующим тщательного контроля за его расходом, являются денежные средства. Лимитирование денежных средств позволяет не только контролировать своевременное получение денежных средств по оказанным услугам и проданным товарам, но и избегать их бесконтрольного расходования как по всему предприятию в целом, так и по каждому подразделению (ЦФО) в отдельности.

В этой статье на конкретных примерах мы рассмотрим возможности системы 1С:ERP Управление предприятием 2 (далее 1С:ERP) в части лимитирования денежных средств (ДС), а также продемонстрируем какие необходимо выполнить для этого настройки.

Возможность использования лимитирования ДС в 1С:ERP включается настройках меню НСИ и администрирование – Казначейство и взаиморасчеты – Планирование и контроль денежных средств – Использование лимитов. В системе предусмотрено несколько вариантов контроля:

• не используется – никакого контроля за расходом денежных средств не осуществляется;

• по документам лимитов расхода ДС – для контроля используются специальные документы подсистемы Казначейство,

• по данным бюджетирования – для контроля используется подсистема бюджетирования с разной аналитической детализацией лимитов и периодов.

Обратите внимание! Контроль расхода денежных средств осуществляется на уровне документа Заявка на расходование денежных средств. При отключении соответствующей опции отключается возможность выбора варианта контроля за расходом ДС.

Дополнительно рекомендуем в каждом банковском счете и кассе предприятия отключить возможность списания/выдачи денежных средств без «заявок на оплату».

 

Лимитирование функционалом подсистемы Казначейство – По документам лимитов расхода ДС

При выборе данной настройки появляется возможность выбора дополнительной детализации лимитов по организациям и подразделениям. Контроль за превышением лимита осуществляется при проведении документа Заявка на расходование денежных средств только при установке опции Контроль превышения лимитов.

Для установки лимитов необходимо использовать документ Лимиты расхода ДС. В документе доступны к заполнению следующие данные:

• период лимитирования;

• организация, для которой устанавливается лимит (если установлена опция по дополнительной детализации);

• подразделение, для которого устанавливается лимит (если установлена опция по дополнительной детализации);

• статьи движения денежных средств, которые подлежат лимитированию;

• суммы лимита для соответствующих статей ДДС.

 

Лимитирование функционалом подсистемы Бюджетирование – По данным бюджетирования

По сравнению с предыдущим вариантом контроль расходов ДС средствами бюджетирования имеет более гибкие и широкие возможности.

Лимит настраивается для каждой статьи бюджета в рамках отдельной модели бюджетирования.

Прежде чем перейти к настройкам правил лимитирования, необходимо в системе создать следующие элементы:

• модель бюджетирования;

• сценарий для ввода плановых данных;

• статьи бюджета;

• вид бюджета;

• экземпляр бюджета, в котором будут отражены лимиты.

В одной из предыдущих статей мы рассматривали создание выше перечисленных элементов, поэтому на этом подробно останавливаться не будем, а лишь перечислим созданные элементы:

- модель бюджетирования – Основная, с детализаций по организациям, с возможностью утверждения бюджетов;

- сценарий бюджетирования – Основной;

- статья бюджета – Оплата поставщикам (основная деятельность) с аналитикой по партнерам и подразделениям; правило получения фактических данных:

• раздел источника данных – Оперативный учет;

• хозяйственная операция – Оплата поставщику;

• источник суммы – Сумма оплаты;

• доп. отбор Статья движения денежных средств – Оплата поставщику (товары, работы, услуги).

- статья бюджета – Прочие выплаты по текущим операциям с аналитикой по партнерам и подразделениям; правило получения фактических данных:

• раздел источника данных – Оперативный учет;

• хозяйственная операция – Оплата поставщику;

• источник суммы – Сумма оплаты;

• доп. отбор Статья движения денежных средств – Оплата подрядных работ и услуг.

- вид бюджета – Бюджет платежей со следующей структурой:

- экземпляр бюджета утвержден со следующими данными:

Правила лимитирования задаются для модели бюджетирования. На форме модели бюджетирования нужно перейти по гиперссылке Лимиты расхода ДС и создать новое правило. Обязательными для заполнения являются следующие поля:

• статья бюджета – статья для которой будет устанавливаться лимит;

• наименование – наименование правила лимитирования;

• периодичность – периодичность контроля: день, неделя, декада, месяц, квартал, полугодие, год.

Дополнительными настройками являются:

- сценарий – сценарий, данные которого будут являться плановыми по расходованию денежных средств, если сценарий не выбран, то система будет суммировать данные всех сценариев для бюджетной статьи.

- тип лимита определяет логику, согласно которой будет проводиться контроль выплат. Возможны три типа лимитов:

• разрешающий – при несоблюдении этого типа лимита документ Заявка на расходование денежных средств не будет проводиться. Если в документе выбрана статья ДДС, которая не попадает ни в одно разрешающее правило или для соответствующей статьи бюджета не указан план, то система выведет сообщение о том, что заявка на расходование денежных средств не входит ни в одно разрешающее правило лимитирования, и проведение документа останавливается;

• дополнительно ограничивающий, отличается от предыдущего тем что должен быть пройден и разрешающий и дополнительный лимит;

• информационный, носит уведомительный характер. В случае превышения лимита данного типа система уведомляет пользователя о превышении, но заявка на расходование ДС успешно проводится. Данный тип лимита рекомендуется использовать при начале работы с системой контроля БДДС;

- аналитики, позволяют контролировать не только общую сумму заявки, но и ее аналитики: контрагенты, договоры, статьи ДДС и пр. Можно указать их приоритетность: на верхнем уровне самый высоки приоритет, на нижнем – самый низкий.

Создадим правило для статьи бюджета _Оплата поставщикам (основная деятельность) со следующими настройками:

• период – месяц;

• тип лимита – разрешающий;

• аналитики – организация, партнеры.

 

Далее необходимо вернуться к статьям бюджета и настроить правила получения фактических данных для предопределенного сценария – Исполнение бюджета, благодаря которому обеспечивается контроль за расходованием денежных средств.

Форма и функционал настройки правил для получения фактических данных и исполнения бюджета идентичен, но для исполнения бюджета в качестве источника суммы следует использовать один следующих вариантов:

• сумма к выплате в рамках лимита, учитываются суммы, указанные в заявке на расходование ДС в пределах лимита, суммы сверх лимита не учитываются;

• сумма к выплате сверх лимита, учитываются только сверхлимитные суммы, указанные в заявке на расходование ДС;

• сумма к выплате – учитываются все суммы, указанные в заявке на расходование ДС, как в пределах, так и сверх лимита.

Рассмотрим каждый из вариантов на примерах.

Первый вариант – Сумма к выплате в рамках лимита.

Для статьи бюджета _Оплата поставщикам (основная деятельность) добавляем правило:

• раздел источника данных – Оперативный учет;

• хозяйственная операция – Оплата поставщику;

• источник суммы – Сумма к выплате в рамках лимита;

• доп. отбор Статья движения денежных средств – Оплата поставщику (товары, работы, услуги).

Вспомним, что лимит по данной статье выглядит следующим образом:

Проведем последовательно две заявки на расходование ДС:

• первая - сверх лимита по контрагенту АВИКА на сумму 200 000р;

• вторая – в рамках лимита поэтому же контрагенту на сумму 400 000 р.

Обратите внимание, что вторая заявка проводится без каких-либо предупреждений системы, так как суммы сверх лимита не учитываются ранее настроенным правилам получения фактических данных. Таким образом, система позволит провести и другие заявки на расходование ДС на общую сумму 100 000 р., хотя фактически уже отражено к оплате 600 000 р. В отчете Лимиты расхода денежных средств можно увидеть, что остаток плана составляет 100 000р.

Второй вариант – Сумма к выплате сверх лимита.

Для статьи бюджета _Оплата поставщикам (основная деятельность) добавляем ещё одно правило:

• раздел источника данных – Оперативный учет;

• хозяйственная операция – Оплата поставщику;

• источник суммы – Сумма к выплате сверх лимита;

• доп. отбор Статья движения денежных средств – Оплата поставщику (товары, работы, услуги).

Перепроведем ранее созданные заявки на расходование ДС:

• первая - сверх лимита по контрагенту АВИКА на сумму 200 000р. проводится системой без предупреждений;

• вторая – в рамках лимита поэтому же контрагенту на сумму 400 000 р. – не проводится, система выводит следующее сообщение о превышении лимита:

Из-за нового добавленного правила система начинает учитывать при исполнении бюджета не только суммы в рамках лимита, но сверх лимита. В отчете Лимит расхода денежных средств отражена сумма по единственной проведенной заявке на расходование ДС сверх лимита на сумму 200 000 р.

При этом если во второй заявке на 400 000 р., поставить флаг «сверх лимита», то документ проведется, так как данный признак предназначен для допущения превышений любого рода лимитов.

В результате проведения двух заявок на расходование ДС сверх лимита в отчете Лимиты расхода денежных средств будет отражен перерасход ДС на сумму 100 000 р.

Если оставить в настройках только одно правило с Источником суммы – Сумма к выплате сверх лимита, то в этом случае будет возможно проведение только сверх лимитных заявок.

Третий вариант – Сумма к выплате.

Данный вариант представляет собой с сумму двух правил: Сумма к выплате сверх лимита и Сумма к выплате в рамках лимита, то есть два правила можно заменить одним с Источником суммы – Сумма к выплате. Алгоритм работы аналогичен второму варианту.

Рассмотрим еще несколько примеров по лимитированию.

Использование статьи ДДС, не участвующей в правилах лимитирования

Создадим заявку на расходование ДС, в которой укажем статью ДДС – Оплата поставщику (основные средства), данная статья ДДС не использовалась в созданных ранее статьях бюджета, то есть она не участвует в правилах лимитирования. При попытке проведения документа системой будет выдано сообщение, что заявка не попадает ни в одно «Разрешающее» правило лимитирования и может быть только сверхлимитной.

Обратите внимание! Прежде чем включать в настройках возможность использования лимитирования по данным бюджетирования, необходимо предварительно выполнить следующие шаги:

• создать статьи бюджета в привязке к статьям ДДС, например, статьи ДДС могут использоваться в дополнительных отборах, то есть уточнять хозяйственные операции, указанные для статьи бюджета, а также могут использоваться в качестве аналитики для статьи бюджета;

• создать вид бюджета для ввода плановых данных в разрезе статей бюджета;

• ввести плановые данные в разрезе статей бюджета, которые планируется лимитировать;

• ввести правила лимитирования для модели бюджетирования.

Проведение заявки по неклассифицированным лимитам

Выше в примерах мы проводили заявки по аналитике, значение которой была конкретно запланировано в бюджете (партнер – АВИКА). Давайте рассмотрим ситуацию, когда будет использовано значение для аналитики, не заданное в бюджете.

Для статьи бюджета Прочие выплаты по текущим операциям введем правило лимитирования со следующими настройками:

• период – месяц;

• тип лимита – разрешающий;

• аналитики – организация, партнеры, подразделение.

Вспомним, что для статьи бюджета Прочие выплаты по текущим операциям в дополнительном отборе указана статья движения денежных средств – Оплата подрядных работ и услуг. В плане бюджета по данной статье запланированы следующие данные:

Создадим заявку на расходование ДС со следующими параметрами:

• получатель – Бакалея;

• подразделение – Администрация;

• статья ДДС – Оплата подрядных работ и услуг;

• сумма – 50 000 р.

При попытке проведения документа система выведет сообщение о превышение лимита, и документ не проводится.

Система работает по следующему алгоритму:

• если значение аналитики из заявки конкретно указано в плане бюджета, то проверяется лимит в рамках этой аналитики; если лимита недостаточно, то система выводит сообщение о превышении лимита, поиск лимита по другим неклассифицированным аналитикам (аналитики, которые относятся к прочим, например, прочие партнеры, прочие подразделения) не производится;

• если значение аналитики из заявки не указано в плане бюджета, то система осуществляет поиск по неклассифицированным аналитикам этого типа; в случае удовлетворения лимитам заявка будет проведена.

Таким образом, согласно алгоритма проверки лимитов в плане бюджета был найден лимит для партнера – Бакалея, при этом следующей по приоритету аналитикой контроля является подразделение – Отдел продаж, но в нашей заявке указано другое подразделение, соответственно проводится поиск по неклассифицированным подразделениям, но для них лимит не задан. Поэтому правило лимитирования не пройдено и получен отказ в проведении документа.

Заменим в заявке получателя с Бакалея на АВИКА. При таких параметрах контроль на разрешающий лимит для данной заявки на расходование денежных средств успешно выполнен и заявка проведена, так как для неклассифицированных партнеров и подразделений задан лимит и сумма заявки находится в рамках лимита.

Изменение приоритетов аналитик

Для демонстрации примера заменим в заявке подразделение Администрация на подразделение – Отдел продаж. Проведем заявку и увидим в отчете по лимитам, что контроль лимитов пройден по неклассифицированным аналитикам.

Произведем изменение последовательности аналитик: подразделения сделаем более приоритетными относительно аналитики – партнеры.

При попытке проведения документа система выдает сообщение, что лимит для Отдела продаж по неклассифицированным партнерам не задан.

В отчете по лимитам мы видим, что для Отдела продаж лимит установлен только для одного партнера – Бакалея.

До изменений правил лимитирования проверка контроля лимита осуществлялась сначала по неклассифицированным партнерам, а потом – по неклассифицированным подразделениям. После изменения приоритетов аналитик поиск сначала производится по подразделениям, находится лимит по подразделению Отдел продаж. Для этого подразделения определен только один партнер, который не совпадает с указанным в заявке на расходование денежных средств, при этом лимита для неклассифицированных партнеров для данного подразделения не предусмотрено. Поэтому система выводит сообщение о том, что лимит не установлен и не проводит документ.

В данной статье были рассмотрены способы лимитирования в конфигурации 1С:ERP, настройки правил статей бюджета для сценария исполнения бюджета, а также настройки правил лимитирования в различных сценариях. Данные примеры демонстрируют гибкость типовой системы, которая позволяет с легкостью реализовывать различные пользовательские задачи.

Заказать консультацию специалиста 1С

Оставьте заявку и наши эксперты проконсультируют вас по данной статье.

ФИО*

Номер телефона*

ИНН*

Город*

Отправить заявку

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных и соглашаетесь с политикой конфиденциальности.