Первые шаги в бюджетировании в 1С:ERP

Бюджетирование – это один из ключевых инструментов управления бизнесом, который позволяет планировать свою деятельность, разрабатывать стратегии по достижению поставленных целей, сравнивать достигнутые и желаемые результаты, и на основании этого принимать корректирующие управленческие решения.

Основной задачей бюджетирования является обеспечение организации необходимыми ресурсами, в том числе и финансовыми: распределить имеющиеся и спланировать новые своевременные поступления.

В системе 1С: ERP Управление предприятием 2 (1С: ERP) предусмотрен отдельный блок, посвященный планированию и бюджетированию.

В этой статье мы рассмотрим основные справочники и документы подсистемы бюджетирования на примере создания трех основных бюджетов:

• Бюджет движения денежных средств (БДДС),

• Бюджет доходов и расходов (БДР),

• Прогнозный баланс (ещё называют бюджет по балансовому листу или бюджетный баланс).

Для примера выбраны именно эти бюджеты, потому они помогают получить общее представление о финансовом и экономическом положении дел в организации.

БДДС – показывает движение денежных средств: все поступления и расходы по банковским счетам и кассах в организации.

БДР – отражает прибыльность и рентабельность предприятия, показывает, как соотносятся выручка от реализации продукции/услуг и затраты, связанные с получением дохода.

Прогнозный баланс отражает взаимосвязь этих двух бюджетов – позволяет увидеть, какими ресурсами располагает компания, и как можно максимально эффективно их использовать, а также помогает ответить на вопрос: «почему прибыль есть, а денег нет?»

Для включения возможности использования блока Бюджетирование нужно перейти в раздел НСИ и Администрирование – Настройка НСИ и разделов – Бюджетирование и планирование и установить флаг напротив опции Бюджетирование.

На первом этапе необходимо создать Модель бюджетирования (раздел Бюджетирование и планирование – Модели бюджетирования), которая объединяет в себе бюджетные формы и отчеты, определяет разрезы бюджетов (по подразделениям, по организациям), регламент бюджетного процесса, а также позволяет настроить лимиты контроля за расходом денежных средств. В нашем примере выберем:

• основные аналитики бюджетов: Организации и подразделения,

• возможность явного утверждения бюджетов,

• установим статус для модели: Действует.

Следующим шагом будет создание сценария бюджетирования (раздел Бюджетирование и планирование – Сценарии бюджетирования). Сценарий – это разделитель плановых данных. Можно создавать множество различных сценариев, необходимых для учета, например, стратегический, пессимистичный, квартальный и т.д. Также в системе создано несколько предопределенных сценариев:

• фактические данные – используется для получения исторических фактических данных учетной системы;

• исполнение бюджета – используется для контроля за расходованием денежных средств в казначействе компании.

Создадим Основной сценарий, в качестве валюты хранения плановых данных выберем валюту управленческого учета USD и установим значение прогнозного курса.

Следующий справочник, который необходим для создания бюджетов – Показатели бюджетов. Они определяют количественные и суммовые итоги, рассчитываемые на основании оборотов по соответствующим статьям бюджета. Чуть позже, после создания бюджетных статей, необходимо будет настроить связь и определить, как статья бюджета влияет на показатель: увеличивает его значение или уменьшает, а также задать коэффициент влияния.

Рассмотрим подробнее элемент справочника.

Показатели и статьи бюджета имеют некоторые одинаковые настройки:

• можно выбрать до 6 различных аналитик. В качестве аналитик могут быть выбраны: Направление деятельности, Контрагенты, Договоры и др. справочники;

• можно вести количественный учет и в валюте, значения этих параметров могут быть заданы непосредственно в элементе или определяться в зависимости от конкретной аналитики;

• можно настроить правила получения фактических данных (рассмотрим далее на примере статей бюджета);

• необходимо установить связи между показателями и статьями бюджета.

Для нашего примера создадим следующие показатели (без аналитик):

• Денежные средства,

• Дебиторская задолженность,

• Кредиторская задолженность,

• Прибыли и убытки.

Статьи бюджетов – один из ключевых справочников подсистемы бюджетирования. Статьи бюджетов используются для формирования плановых и получения фактических данных, а также для создания структуры бюджета.

Для нашего примера создадим статью бюджета Выручка от продаж. В качестве аналитики для данной статьи используем справочник Виды номенклатуры.

Далее необходимо ввести Правила получения фактических данных, то есть мы должны в системе определить одно или несколько правил, согласно которым система будет вычислять фактические данные для этой статьи бюджета.

В системе предусмотрено 4 раздела источника данных:

• Оперативный учет – получение данных осуществляется из регистров накопления в зависимости от выбранной Хозяйственной операции, например, Оплата поставщику, Реализация клиенту и др. При этом есть возможность выбрать источник суммы, например, Сумма без НДС, Сумма регл. и др. Список доступных источников суммы отличный для каждой Хозяйственной операции.

Для показателей бюджета источником данных выступают активы/пассивы;

!!! Обратите внимание, что для пассивов необходимо выбирать Коэффициент влияния «-1»

• Регламентированный/международный учет – получение данных осуществляется из регистров бухгалтерии соответствующего учета, проще говоря из оборотов бухгалтерских/международных счетов учета;

• Произвольные данные – получение данных осуществляется посредством настройки произвольной схемы компоновки данных. В этом случае можно получить любую доступную в учете информацию. Схема компоновки данных – это конструктор источника получения данных по регистрам системы.

Для нашей статьи сделаем следующие настройки:

• Раздел источника данных – Оперативный учет;

• Хозяйственная операция – Реализация клиенту;

• Источник суммы – Сумма без НДС.

После настройки правил получения фактических данных необходимо настроить связь статьи бюджета с показателями бюджета.

Для этого переходим по гиперссылке Зависимые показатели и в качестве Зависимого показателя бюджетов выбираем ранее созданный показатель Дебиторская задолженность, Влияние на показатель – Приход.

Аналогичным образом добавляем второй показатель – Прибыли и убытки, только влияние выбираем Расход.

 Создадим еще несколько статей с следующими настройками:

- Оплата покупателей

• Аналитика – Виды номенклатуры,

• Раздел источника данных – Оперативный учет,

• Хозяйственная операция – Поступление оплаты от клиента,

• Источник суммы – Сумма оплаты,

• Показатель – Денежные средства, влияние – Приход,

• Показатель – Кредиторская задолженность, влияние – Расход.

- Оплата поставщикам

• Аналитика – Виды номенклатуры,

• Раздел источника данных – Оперативный учет,

• Хозяйственная операция – Оплата поставщику,

• Источник суммы – Сумма оплаты,

• Показатель – Денежные средства, влияние – Расход,

• Показатель – Кредиторская задолженность, влияние – Приход.

- Себестоимость продаж

• Аналитика – Виды номенклатуры

• Показатель –Дебиторская задолженность, влияние – Расход,

• Показатель –Прибыли и убытки, влияние – Приход.

После того как все статьи бюджетов созданы и настроены связи с показателями, необходимо проверить сбалансированность статей и показателей. Это можно проверить в отчете, расположенном в меню Бюджетирование и планирование – Отчеты по бюджетированию и планированию – Связи статей и показателей.

!!! Обратите внимание, что если статьи не будут сбалансированы, то в бюджете Прогнозный баланс не будет равенства между активами и пассивами.

Когда все статьи и показатели бюджетов созданы и настроены, можно переходить непосредственно к созданию бюджетов Бюджетирование и планирование – Настройки и справочники – Виды бюджетов.

Виды бюджетов бывают двух видов: для ввода плановых данных и отчет, в котором можно проанализировать ранее введенные планы, сравнить с фактическими данными и др.

При создании вида бюджета БДДС будем использовать вид – для ввода плановых данных, для этого установим флаг – Использовать для ввода плана.

Далее перейдем на вкладку Структура бюджета. В левой части перечислены элементы, которые используются для создания структуры бюджета, в правой части создается сама структура.

Для начала создания, необходимо выбрать элемент Таблица и перенести его в правую часть.

Для выбора будет доступно 3 варианта, для примера выберем самый простой – Показатели в строках.

Далее в Колонки перетянем из блока Измерение – элемент Месяц.

В Строки добавим дважды показатель Денежные средства. Данный показатель нужно настроить, для этого нужно дважды нажать на наименование и откроется форма для редактирования. Для первого показателя изменим представление на Начальный остаток, и выберем значение – Начальный остаток. Это будет означать, что в данной строке бюджета будет выводиться начальный остаток по заданным правилам получения фактических данных для этого показателя.

В нашем случае это остаток по статье активов – Денежные средства (безналичные).

!!! Обратите внимание, что правил может быть несколько

Для второго показателя изменим представление на Конечный остаток, и выберем значение – Конечный остаток.

На следующем этапе добавим в структуру несколько Групп, Суммы и статьи бюджетов. У группировок и сумм изменим представление в соответствии с рисунком:

Для корректного расчета Денежного потока, нужно чтобы сумма по группировке Расход денежных средств была отрицательной, поэтому нужно в статье бюджета Оплата поставщикам установить флаг Обратный знак.

Так как у выбранных статей бюджетов ранее мы добавили Аналитики, то их тоже нужно добавить в бюджет, чтобы план был более детальный. Для этого из блока Измерение – Аналитики, перенесем в каждую статью аналитику Виды номенклатуры. При добавлении аналитики откроется форма, которая позволяет добавить конкретные виды номенклатуры, выбрать все позиции или добавлять виды номенклатуры непосредственно в план по мере необходимости. Для примера мы выберем вариант – Фиксированные значения.

В результате настроек мы получили следующую структуру бюджета:

Сохраним данный вид бюджета, нажав на кнопку – Записать и перейдем к его заполнению. Для этого нужно создать документ – Экземпляр бюджета, который находится в меню Бюджетирование и планирование – Экземпляры бюджетов. Создадим новый документ.

На вкладке Основное заполним следующие поля, ранее созданными значениями:

• Модель бюджетирования – Основная модель,

• Вид бюджета – БДДС,

• Сценарий – Основной,

• Организация – Демонстрационный пример (выбираете свою организацию),

• Подразделение – Бухгалтерия (выбираете то подразделение, которые отвечает за планирование данного бюджета),

• Период бюджета – в нашем случае выбран один месяц, но можно выбрать и год.

На вкладке Бюджет нужно заполнить строки, выделенные белым цветом.

Для того чтобы итоги по группам рассчитались, нужно нажать кнопку Пересчитать.

После того как данные в экземпляр бюджета внесены, необходимо вернуться на вкладку Основное и изменить значение поля Статус на Утвержден, только в этом статусе данные бюджета будут учитываться в системе.

Таким образом мы создали первый бюджет – Бюджет движения денежных средств. Перейдем к следующему бюджету – Бюджет доходов и расходов.

Создадим новый вид бюджета – БДР, установим флаг – Использовать для ввода плана.

Создадим следующую структуру бюджета, для начального и конечного остатков будем использовать показатель бюджета – Прибыли и убытки, причем для обоих показателей установим флаг – Обратный знак.

Создадим экземпляр бюджета и заполним его.

Установим на вкладке Основное значение статуса Утвержден и проведем экземпляр бюджета.

Создадим новый вид бюджета – Прогнозный баланс, это будет бюджет-отчет, поэтому не будем устанавливать флаг – Использовать для ввода плана. Структура прогнозного баланса, а состоит только из показателей бюджета, при этом в качестве значения показателя используем – Конечный остаток. Получим следующую структуру:

Запишем созданный бюджет и сформируем отчет из меню Бюджетирование и планирование – Бюджетные отчеты или можно непосредственно из вида бюджета, нажав кнопку – Посмотреть вид отчета.

В правой части отчета нужно нажать на кнопку Настройки и откроется форма для различных отборов, в которой нужно выбрать период, сценарий бюджета и организацию.

Сформированный отчет выглядит следующим образом:

Здесь мы видим, что контроль по активам и пассивам соблюдается, то есть статьи и показатели сбалансированы.

На примере мы познакомились с основными справочниками и документами подсистемы Бюджетирования в 1С: ERP. Смогли создать три ключевых мастер-бюджета, которые в совокупности дают полную информацию о текущем и планируемом финансовом состоянии компании, позволяют эффективнее управлять и развивать бизнес.