Контроль объектов в 1С: Документооборот 3.0

В программе 1С: Документооборот 3.0 существует функционал, позволяющий отслеживать сроки и ход выполнения работ по различным объектам. Данный функционал упрощает работу сотрудников, которые контролируют исполнение документов или задач, а также помогает оперативно реагировать на несвоевременное выполнение задач и процессов.

Для включения возможности контроля необходимо в общих настройках программы (раздел Настройка – Настройка программы – Общие настройки) установить флаг Контроль объектов, после чего станет доступен контроль следующих объектов:

• документов;

• файлов;

• писем;

• процессов;

• задач;

• мероприятий;

• контрагентов;

• проектов и проектных задач.

После включения настройки в списках всех вышеперечисленных объектов появится дополнительная колонка, в которой отображаются поставленные на контроль объекты.

В зависимости от состояния и сроков контроля, отображение различается следующим образом:

– объект находится на контроле и его контрольный срок не истек.

– объект снят с контроля.

 – объект на контроле, но его контрольный срок истек.

– объект на контроле у нескольких пользователей.

– объект снят с контроля у нескольких пользователей.

– объект на контроле у нескольких пользователей, контрольный срок у всех истек.

– объект находится на контроле у одного пользователя, а у другого уже снят с контроля.

– объект на контроле у нескольких пользователей: у одного из них контрольный срок истек, второй снял объект с контроля.

– объект на контроле у нескольких пользователей, у одного из них контрольный срок истек.

Постановка объекта на контроль

Поставить объект на контроль можно из списка в настройках обработки или же из самого объекта. Для этого необходимо с помощью кнопки Еще выполнить команду Контроль.

Поставить на контроль задачу из списка всех задач или задач мне можно с помощью кнопки К.

После чего откроется контрольная карточка, где необходимо указать следующую информацию:

• что контролировать;

• контрольный срок;

• кого контролировать;

• кто выступает контролером (автоматически заполняется текущим пользователем).

В карточке указывается ссылка на объект и автоматически от указанной даты рассчитывается количество оставшихся дней. В завершении необходимо нажать кнопку Поставить на контроль.

После постановки на контроль для процессов, задач и писем в списке Кого контролировать становится доступна дополнительная колонка Состояние.

Гиперссылка напротив исполнителя показывает, в каком состоянии находится контролируемая задача.

Если в списке Кого контролировать указано несколько исполнителей, становится активна еще одна дополнительная колонка Проконтролировано. Она предназначена для контроля отдельных исполнителей. Пользователю необходимо установить флаги напротив тех, кто завершил свою часть работы. Первый исполнитель считается ответственным и выделяется жирным шрифтом.

Для документов и мероприятий есть еще один способ постановки на контроль – указать контролера в настройке обработки. В этом случае при запуске обработки появится задача на контроль у пользователя, который указан в настройке.

Рабочее место контролера

Поставить на контроль можно не только объект. В программе есть возможность контролировать сотрудников без привязки к объекту. Создать такую контрольную карточку можно из окна На контроль. В данном окне отображаются все контролируемые пользователем объекты. Открыть окно На контроле можно из меню раздела Совместная работа. А если на рабочем столе добавлен виджет Контроль, открыть окно можно по гиперссылке в его заголовке.

Из данного окна удобно отслеживать и переносить контрольные сроки, снимать объекты с контроля, выводить отчеты. В списке Кого/Что контролировать отображаются сотрудники и объекты, которые находятся на контроле у данного пользователя, контрольный срок и количество оставшихся до окончания контрольного срока дней. Объекты, у которых срок контроля истек, выделены красным цветом в колонке Дней.

Снятие объекта с контроля

После завершения работ над объектом контролер проверяет, принимает работу и снимает объект с контроля. Для того, чтобы снять объект с контроля, можно воспользоваться одним из трех способов:

• Нажать кнопку Снять с контроля в области просмотра окна На контроле.

• Нажать на обозначение в списке или карточке объекта. В открывшейся карточке контроля нажать Снять с контроля.

• В контрольной карточке установить флаги Проконтролировано, для всех исполнителей. При этом объект будет автоматически снят с контроля.

Отчеты по контролю

Для отслеживания задач на контроле и их анализа в программе существуют отчеты по контролю. Открыть их можно из окна На контроле или из отчетов раздела Совместная работа.

Отчет Контроль с истекающими сроками – показывает контрольные карточки с отбором по контролеру, срок которых истекает в ближайшее время (Сегодня/Завтра/На этой неделе/На следующей неделе).

Отчет На контроле – показывает, какие карточки находятся на контроле у выбранного пользователя или роли. Просроченные карточки выделены красным цветом.

Отчет Сводка о контроле – показывает контрольные карточки, которые проконтролированы выбранным исполнителем (из них В срок/Не в срок), и сколько еще остается на контроле (из них Просрочено).

Рассмотренный статье функционал позволяет своевременно реагировать на несоблюдение сроков исполнения, а также принимать соответствующие организационные управленческие решения.