Как использовать документ "Акт о расхождениях после отгрузки" в 1С:УТ

Вопрос: Как работает документ Акт о расхождениях после реализации? Как правильно оформлять возврат от клиента - корректировкой реализации или возвратом?

Ответ: Давайте сначала определимся - когда использовать документ “Возврат товаров от клиента”, а когда “Корректировку реализации”?

Все зависит от решаемой задачи и получения необходимого результата.

Возврат товаров, как правило, оформляется в случаях физического товародвижения, в возврате можно выбрать склад, отличный от склада реализации.

Корректировка реализации, в случаях, когда нет физического товародвижения (к примеру: выявлены излишки или недостачи, товар как был, так и есть на складе, физически не возвращается от клиента, у клиента недостача). В корректировке нет возможности выбрать склад, отличный от склада реализации.

Оба документа позволяют зарегистрировать корректировочный счет-фактуру.

Если используется ордерная схема документооборота, то возврат потребует оформление приходного ордера на товар, а при корректировке реализации приходный ордер не оформляется, а формируются дополнительные складские документы (ордера по отражению излишков/недостач).

Теперь рассмотрим документ “Акт о расхождениях после реализации”.

Для появления его в функционале программы надо поставить галочку в настройках:

НСИ и администрирование – Продажи – Оптовые продажи – Акты о расхождениях после отгрузки.

Документ предназначен для отражения расхождений, выявленных при приемке товаров и услуг со стороны клиента (при реализации товаров), со стороны поставщика (при возврате товаров).

Рассмотрим пример. Оформим продажу клиенту “Ромашка” 3-х шт. платьев по цене 30 000 руб. от организации “Валенсия”. Включено использование договоров, в качестве объекта расчетов используется договор.Склад неордерный.

В ведомости по товарам организаций операция отражается следующим образом:

Ведомость можно найти здесь: Финансовый результат и контроллинг - Отчеты по финансовому результату - Ведомость по товарам организаций.

В ведомости расчетов с клиентами получим следующее:

Ведомость можно найти здесь: Продажи - Отчеты по продажам - Ведомость расчетов с клиентами.

Предположим, что при транспортировке одно платье было утеряно, и нам надо это отразить в программе.

Оформляем Акт о расхождениях:

В документе обязательно указываем тот документ Реализация товаров и услуг, в соответствии с которым оформлялась приемка товаров со стороны клиента. Можно оформить один акт по нескольким документам реализации.

В акте о расхождениях предусмотрены статусы:

Не согласовано, Обеспечивается, Отрабатывается, Отработано.

Сначала акт создаем в статусе Не согласовано, регистрируем фактически принятые товары, акт передаем на согласование менеджеру. Менеджер может уточнить варианты отработки расхождений и регистрирует акт в статусе Обеспечивается (если необходимо обеспечить товары, которых нет в наличии для отработки расхождений) или Отрабатывается. После отработки акта (оформления всех необходимых документов) устанавливается статус Отработано.

Информация о расхождениях, выявленных при приемке, фиксируется после заполнения информации на закладке “Товары”, которым были оформлены продажа товаров. Предусмотрен следующий порядок регистрации расхождений: 

В колонке “Факт” указывается количество фактически принятого товара или оказанной услуги.

В колонке “Расхождения” автоматически заполняется информация об излишках или недостачах принятого товара. 

В колонке “Как отработать расхождения” указывается способ отработки расхождений, можно выбрать один из вариантов в зависимости от характера расхождений. Требуется или нет допоставка товаров и покупается или возвращается перепоставленный товар.

Заполнение этой информации необязательно и в дальнейшем может быть уточнено менеджером при согласовании акта. 

В колонке “Комментарий (клиента)” можно написать комментарий со стороны клиента.

Если поставлен товар, которого нет в табличной части документа основания, то его можно добавить в табличную часть, используя команды Заполнить - Добавить товары или Заполнить - Подобрать товары. Для таких строк обязательно заполнение фактического количества поступивших товаров. 

Отработка акта:

Вариант корректировки реализации по данным акта выбирается на закладке “Основное” путем установки переключателя “Оформить расхождения”.

Можно выбрать один из вариантов отработки акта приемки товаров со стороны клиента: 

• Изменить реализацию. Ранее оформленный документ реализации приводится в соответствие фактически принятым по акту товарам. Для акта приемки по возврату поставщику доступен только данный вариант.

• Оформить корректировку реализации (исправление ошибок). Оформляется исправительный документ корректировки реализации и корректировочный счет-фактура с соответствующим типом операции. 

• Оформить корректировку реализации (по согласованию сторон). Оформляется исправительный документ корректировки реализации и корректировочный счет-фактура с соответствующим типом операции. 

• Оформить корректировку реализации (реализация перепоставленного/возврат недопоставленного товара). Оформляются новые документы корректировки реализации, которые представляют собой отдельные накладные на допоставку или возврат товара. (Этот пункт нет смысла использовать после 2019 года, корректировка реализации, созданная по нему, не позволяет оформить коректировочный счет-фактуру)

Список документов, которые должны быть дополнительно оформлены, можно посмотреть и оформить по гиперссылке Оформить документы. Список оформляемых документов зависит от выбранного способа оформления расхождений в строках документа. 

После отработки акта (оформления всех необходимых документов) устанавливается статус Отработано.

Если резюмировать все вышеизложенное, то получаем следующий краткий алгоритм:

1.На основании документа реализации заполняем Акт о расхождениях.

2.В Акте проставляем фактические параметры.

3.На вкладке “Основное” выбираем какими документами отражать расхождения:

Если выбираем пункт “Изменить реализацию” – то расхождения будут отрабатываться документами реализации (изменением уже созданного документа и созданием нового (если выбрана соответствующая настройка отработки расхождений)

Если выбираем пункт “Оформить корректировку реализации (исправление ошибок)” – то расхождения будут отрабатываться документом “Корректировка реализации” (с типом операции “Исправление ошибок”).

Если выбираем пункт “Оформить корректировку реализации (по согласованию сторон)” – то расхождения будут отрабатываться документом “Корректировка реализации” (с типом операции “по согласованию сторон”) и дополнительными документами (если выбрана соответствующая настройка отработки расхождений)

4. На вкладке “Товары” в графе “Как отработать расхождение” настраиваем нужный способ отражения:

Рассмотрим различные варианты сочетаний настроек в документе.

Если на вкладке “Основное” выбран пункт “Изменить реализацию”, то при выборе способа отработки расхождения:

• Оформить - будет изменен уже существующий документ реализации.

• Оформить и допоставить – будет изменен уже существующий документ реализации и предложено создание нового документа реализации на допоставку.

• Допоставить без оформления – никаких документов не создается, предполагается что мы просто довозим клиенту неполученный товар.

Если на вкладке Основное выбран пункт “Оформить корректировку реализации (исправление ошибок)”, то при выборе способа отработки расхождения:

• Оформить - будет оформлена Корректировка реализации с операцией Исправление ошибок.

• Оформить и допоставить – будет оформлена Корректировка реализации с операцией Исправление ошибок и предложено создание нового документа реализации на допоставку.

• Допоставить без оформления – никаких документов не создается, предполагается что мы просто довозим клиенту неполученный товар.

Если на вкладке Основное выбран пункт “Оформить корректировку реализации (по согласованию сторон)”, то при выборе способа отработки расхождения:

• Оформить - будет оформлена Корректировка реализации с операцией по согласованию сторон.

• Оформить и допоставить – будет оформлена Корректировка реализации с операцией по согласованию сторон и предложено создание нового документа реализации на допоставку.

• Допоставить без оформления – никаких документов не создается, предполагается что мы просто довозим клиенту неполученный товар.

• Указанные документы будут созданы после проведения Акта в статусе Отрабатывается или Отработано, при нажатии на гиперссылку “Оформить документы”:

При нажатии на гиперссылку Изменить будут изменены/созданы указанные документы.

В итоге в нашем примере будет изменен уже существующий документ реализации.

В ведомости по товарам организации увидим, что товара было отпущено 2 штуки вместо 3-х.

В ведомости расчетов с клиентами сумма долга клиента тоже уменьшилась.

Мы рассмотрели только один пример корректировки – исправление уже созданного документа реализации. Действия с отражением корректировочными документами аналогичны. При работе с поставщиками действия по корректировке будут так же аналогичны приведенным в статье.

Освойте программы 1С:УТ и торговый функционал в 1С:КА 2 за 40 часов!