Использование отдельной даты проведения документа

Начиная с 2024 в конфигурации «1С:Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2.0» появились новые возможности для отражения проводок датой, отличной от даты документа.

Эти возможности добавлены в связи требованиями Приказа Минфина России 61н от 15.04.2021 и Письма Минфина России и Федерального казначейства от 11 января 2024 г. NN 02-06-06/950, 07-04-05/02-253

Согласно Приказу Минфина России 61н от 15.04.2021:

«Электронный первичный учетный документ принимается к бухгалтерскому учету при условии отражения в нем всех реквизитов, предусмотренных унифицированной формой электронного документа, и при наличии на электронном первичном учетном документе ЭЦП руководителя субъекта учета или иного уполномоченного им лица.»

Необходимость принятия к бухгалтерскому учету датой, отличной от даты первичного документа, возникает в случае временного разрыва между датой первичного учетного документа и датой полного его подписания.

Согласно Письму Минфина России и Федерального казначейства от 11 января 2024 г. NN 02-06-06/950, 07-04-05/02-253 «О дополнительных критериях по раскрытию информации при составлении и представлении годовой консолидированной бюджетной отчетности, годовой консолидированной бухгалтерской отчетности государственных бюджетных и автономных учреждений главными администраторами средств федерального бюджета за 2023 год»:

«Раскрытие данных об активах (в том числе объектах незавершенного строительства, вложениях в объекты недвижимого имущества), обязательствах, финансовых результатах, иных объектах бухгалтерского учета, в том числе учитываемых на забалансовых счетах Рабочего плана счетов, в годовой бюджетной отчетности осуществляется с учетом существенных событий после отчетной даты (п. 2 федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора "События после отчетной даты", утвержденного приказом Минфина России от 30.12.2017 N 275н).»

К таким событиям относятся:

1. завершение после отчетной даты процесса оформления государственной регистрации права собственности (права оперативного управления), который был инициирован в отчетном периоде;
2. актуализация (изменение) кадастровых оценок стоимости земельных участков по состоянию на 01.01.2024, информация об изменении которых с 01.01.2024 получена в том числе после отчетной даты
3. отражение результатов инвентаризации, проведенной на дату инвентаризации не позднее 01.01.2024.

Функционал использования отдельной даты проведения документа в 1С:БГУ создан для удовлетворения требований нормативно-правовых актов и обеспечения непрерывности организационных процессов в случаях:

• отражения события после отчетной даты (необходимость отразить документы в бухгалтерском учете «датой в прошлом» относительно даты документа);
• перехода процесса подписания и отражения в бухгалтерском учете электронного документа за дату закрытия периода (необходимость отразить документы в бухгалтерском учете «датой в будущем» относительно даты документа).

Следует отметить, что для некоторых типов документов возможность задавать дату проводки в 1С:БГУ существовала и до 01.01.2024 года.

Для расчетно-платежных документов дата проводки устанавливается в соответствии с Датой исполнения, а не датой документа:

Для документов выбытия ОС и до 01.01.2024 года существовала возможность указания Даты списания с бухгалтерского учета для ситуаций долгого согласования процесса с учредителем и органом управления имуществом:

Для возможности указания отдельной даты проведения документов, отличной от даты документа, необходимо сделать настройку параметров учета (меню Администрирование – Настройка параметров учета – закладка «Общие настройки») – установить галочку «Использовать отдельную дату проведения документа»:

После этого в документах, для которых возможно проведение отдельной датой, появится поле для указания даты проведения:

По умолчанию Дата проведения совпадает с датой документа, но при необходимости ее можно изменить.

Для возможности указания отдельной даты проведения Пользователь 1С:БГУ должен обладать ролью «Добавление и изменение отдельных дат проведения документов» - по умолчанию эта роль добавлена в профиль групп доступа «Установка даты проведения документа»:

При включенном функционале установки отдельной даты проведения документа непроведенный документ ранее даты запрета редактирования доступен для редактирования.

При этом для ввода документов внутреннего ЭДО для документов ранее даты запрета редактирования необходимо настроить Даты запрета изменения данных по разделам учета (меню Администрирование – Настройки пользователей и прав – Даты запрета изменения – Настроить):

И установить отдельную дату запрета изменения данных для раздела «Внутренний ЭДО»:

Рассмотрим использование отдельной даты проведения документа на примерах.

Пример 1. Отражение событий после отчетной даты на примере инвентаризации ОС

В организации проводилась инвентаризация ОС на 01.01.2024 со сроком проведения инвентаризации с 25.12.2023 по 10.01.2024:

В результате инвентаризации, выяснилось, что ОС «Автомобиль, ИН КУ101350000004» не соответствует критериям актива. 10.01.2024 в соответствии с результатами инвентаризации сформирована инвентаризационная опись ОС:

В соответствии с результатами инвентаризации 10.01.2024 создан документ «Решение и прекращении признания активом» для ОС «Автомобиль, ИН КУ101350000004»:

Списание ОС, непризнанного активом по результатам инвентаризации на 01.01.2024, является существенным событием после отчетной даты. И согласно Письму Минфина России и ФК от 11 января 2024 г. NN 02-06-06/950, 07-04-05/02-253 подобные результаты инвентаризации должны быть отражены в составе отчетности за 2023 год, независимо от того, что фактически эти результаты могли быть получены после 01.01.2024.

Таким образом, после подписания «Решения о прекращении признания активами объектов НФА (ф. 0510440)» документ «Решение и прекращении признания активом», фактически сформированный и подписанный 10.01.2024, должен сформировать проводки последним днем отчетного года, по итогам которого проводилась инвентаризация - 31.12.2023.

Чтобы это сделать, необходимо в документе «Решение о прекращении признания активом» изменить дату проведения документа:

В результате сформируются проводки в соответствии с указанной датой проведения документа:

В регистрах учета, например, в Журнале операций №7 документ «Решение о прекращении признания активом» от 10.01.2024 с проводками от 31.12.2023 будет отражен за период 31.12.2023 с датой документа 10.01.2024:

Пример 2. Длительное подписание документа по внутреннему ЭДО

Акт списания материалов сформирован 29.01.2024:

Подписание «Акта о списании МЗ (ф. 0510460) (61н, ред. 157н)» ЭЦП руководителя произошло 03.02.2024.

Т.к. согласно Приказу Минфина России 61н от 15.04.2021 нельзя принять электронный первичный учетный документ к бухгалтерскому учету ранее даты подписания ЭЦП руководителя субъекта учета или иного уполномоченного им лица, в документе «Акт списания материалов» необходимо поставить Дату проведения – 03.02.2024.

В регистрах учета, например, в Журнале операций №7, документ «Акт списания материалов» от 29.01.2024 с проводками от 03.02.2024 будет отражен за период 03.02.2024 с датой документа 29.01.2024:

Мы рассмотрели новый механизм 1С:БГУ – использование отдельной даты проведения документа – и примеры его возможного использования.

Во избежание противоречивых ситуаций в бухгалтерском бюджетном учете, рекомендуется своевременно оформлять и подписывать первичные бухгалтерские документы. Для случаев, когда это не предоставляется возможным, допустимо использование рассмотренного механизма. Решение о необходимости проведения документа отдельной датой принимается бухгалтером.