Это страшное слово - ЮЗЭДО. Часть первая

В данной части я хочу рассмотреть вопрос: Что такое Юридически Значимый Электронный Документооборот и его основные понятия?

Юридически Значимый Электронный Документооборот (ЮЗЭДО) - это электронный документооборот, который используется в сфере бизнеса и взаимодействия между юридическими лицами.

Юридическая значимость — термин, под которым понимают способность документа быть полноценным правовым аргументом при доказательстве своих прав, в том числе и в судебных инстанциях

ЮЗЭДО - это система, которая позволяет организовать обмен электронными документами между юридическими лицами через специализированных провайдеров услуг или операторов электронного документооборота. Операторы электронного документооборота, прошедшие процедуру заверения в ФНС РФ, придают Юридическую Значимость (правовую силу) такому ЭДО. Они предоставляют компаниям услуги по организации обмена счетами-фактурами и другой налогово-бухгалтерской документацией.

Основные цели ЮЗЭДО - это автоматизация процессов обмена документами между юридическими лицами и ускорение работы с бухгалтерской отчетностью, налоговыми декларациями, договорами и прочими документами. ЮЗЭДО позволяет организовывать электронный обмен документами в безопасном и защищенном режиме, что снижает риски, связанные с хранением, передачей и обработкой бумажных документов.

Преимущества юридически значимого ЭДО:

• Ускорение процесса документооборота и снижение временных затрат на обработку и передачу документов, что повышает эффективность бизнес-процессов.

• Сокращение затрат на бумажные носители и хранение документов.

• Улучшение контроля за обработкой и передачей документов, что повышает качество обслуживания клиентов и снижает риски для бизнеса.

• Снижение возможных ошибок и искажений в процессе обработки документов.

Типы документов, участвующие в ЮЗЭДО

Формализованные документы - это документы, которые имеют строго установленный формат и содержание, такие как договоры, счета-фактуры, товарные накладные, акты и прочие документы, типовые для определенных видов деятельности. Формализованные документы, как правило, имеют жестко определенную структуру, которая варьируется в зависимости от типа документа.

Условно формализованные документы (Полуформализованные) - это документы, которые имеют структуру и формат, но тем не менее могут содержать различные варианты заполнения полей, что делает их менее строго формализованным, чем типовые документы. Такие документы должны содержать определенные данные, которые необходимы для дальнейшей обработки их системами участников электронного документооборота. В отличие от строго формализованных документов, полуформализованные документы не требуют однозначного соответствия стандартам и форматам. В то же время они имеют фиксированные поля и разметку, которые позволяют обеспечить единообразие и структурированность для эффективного обмена данными. Пример таких документов: внутренняя накладная (ТОРГ 13), акт приемки-сдачи работ (услуг) и другие.

Важным аспектом использования условно формализованных документов в юридически значимом ЭДО является возможность автоматической обработки части документооборота. Однако при использовании таких документов необходимо учитывать потенциальные различия в заполнении полей, что может привести к ошибкам в обработке и пересылке документов. Таким образом, использование условно формализованных документов требует тщательной проверки перед началом их использования в бизнес-процессах.

Неформализованные документы - это документы, которые не имеют четко определенной структуры и могут иметь произвольный вид и содержание. Это могут быть акты приема передачи, корреспонденция, протоколы, письма и другие подобные документы. Неформализованные документы часто содержат уникальную информацию, которая не может быть формализована в поля формальных документов.

Титул является неотъемлемой частью юридически значимых электронных документов и является важным элементом в процессе электронного документооборота.

Титул, как правило, содержит следующую информацию:

• тип документа (например, договор, счет и т.д.);

• номер документа;

• дату составления документа;

• информацию об участниках документооборота (реквизиты, подписи и т.д.);

• информацию о маршруте прохождения документа (кто и когда принимал участие в его обработке);

• другие сведения, необходимые для подтверждения юридической значимости документа.

Процесс обмена ЮЗЭДО с использованием титулов позволяет участникам документооборота обеспечить безопасность и целостность электронных документов в процессе их передачи. Титулы позволяют участникам документооборота отслеживать передачу документов и убедиться в том, что документы были отправлены и получены правильными участниками.

Процесс обмена в ЮЗЭДО может быть описан следующим образом

1. Создание документа. Документ может быть создан вручную или автоматически с помощью программных средств, которые позволяют сгенерировать документ на основе заданных шаблонов и заполненных данных.

2. Подписание документа со стороны отправителя. Документ должен быть подписан электронной подписью, которая гарантирует его подлинность и целостность.

3. Создание титула. Титул создается автоматически с помощью специальных программных средств на основе данных, содержащихся в электронном документе. Титул содержит информацию о передаче электронного документа от одного участника документооборота к другому.

4. Отправка документа и титула. Титул отправляется вместе с электронным документом.

5. Получение документа и титула. Получатель должен получить документ и титул, затем проверить их подлинность и целостность с помощью электронной подписи.

6. Сверка документа с титулом. Получатель должен проверить соответствие и неизменность документа в соответствии с титулом.

7. Обработка документа. Полученный документ может быть обработан автоматически с помощью специальных программных средств, которые позволяют извлекать информацию из документа и обрабатывать ее в соответствии с требованиями бухгалтерского учета и налогового законодательства.

8. Хранение документа. Документ должен быть сохранен в соответствии с требованиями законодательства и бухгалтерского учета. Это может быть сделано с помощью специальных программных средств или вручную.

Оператор ЭДО

В рамках электронного документооборота компании могут обмениваться юридически значимых электронными документами только посредством оператора ЭДО. Это регулируется действующим законодательством РФ.

Основные причины, по которым требуется использование оператора ЭДО:

• Отправка и получение документов происходит немедленно и автоматически, что экономит время и ресурсы.

• Уменьшение рисков ошибок. Оператор ЭДО обеспечивает автоматическую проверку передаваемых документов на наличие ошибок и неполадок, что снижает вероятность ошибок и повышает качество документооборота.

• Усиление безопасности. Оператор ЭДО предоставляет защиту от несанкционированного доступа к электронным документам, что снижает риски хищения конфиденциальной информации.

• Соблюдение законодательства. Оператор ЭДО гарантирует соблюдение требований, установленных для электронного документооборота законодательством РФ.

• Хранение документов. Важным этапом работы с оператором ЭДО является хранение полученных и отправленных документов. Обычно, оператор предоставляет специальное хранилище для хранения электронных документов, которое соответствует требованиям законодательства.

Работы с оператором электронного документооборота включают в себя несколько этапов:

• Регистрация. Первым шагом является регистрация организации в качестве участника электронного документооборота.

• Настройка системы. После регистрации необходимо настроить систему электронного документооборота, которую предоставляет оператор ЭДО. Это может включать в себя установку специального программного обеспечения, выбор формата передачи документов и настройку прав доступа для сотрудников.

• Отправка документов. После настройки системы, организация может начинать отправлять электронные документы через оператора ЭДО.

• Получение документов. В процессе работы с оператором ЭДО, организация получает электронные документы от других участников документооборота. Документы могут поступать непосредственно в систему ЭДО, настроенную на прием электронных документов.

Приглашение к обмену электронными документами через оператора юридического электронного документооборота проходит в несколько этапов:

• Запрос согласия от контрагента. Первым шагом необходимо получить согласие контрагента на обмен электронными документами.

• Отправка приглашений. Следующим шагом является отправка приглашения контрагенту на обмен документами через оператора ЮЗЭДО. Для этого нужно внести контрагента в список участников обмена документами и отправить ему приглашение через систему ЮЗЭДО.

• Обмен документами. После получения ответного согласия от контрагента и подготовки всех необходимых документов можно начинать обмен документами через оператора ЮЗЭДО.

Фактические участники ЮЗЭДО

Электронный документооборот включает в себя несколько сторон, вовлеченных в процесс обмена электронными документами. Они могут варьироваться в зависимости от конкретной ситуации, но в состав регулярных участников ЭДО входят следующие стороны:

• Отправитель. Это организация, которая инициирует процесс обмена документами в электронном виде. Она отправляет электронный документ своему партнеру по бизнесу.

• Получатель. Это организация, которая получает электронный документ от отправителя, обрабатывает его и отвечает на него, если необходимо. Получатель может быть как государственным органом, так и частной организацией.

• Провайдер услуг (оператор ЭДО). Провайдер услуг по ЭДО предоставляет организациям техническую платформу для обмена электронными документами. Он управляет системой безопасности, верификацией и аутентификацией документов.

• Третьи стороны. Удостоверяющий центр — компания, которая имеет право выдавать электронные подписи.

• Регулирующие органы. Регулирующие органы (например, налоговые инспекции) могут иметь доступ к электронным документам и могут использовать электронные документы для проведения проверок и аудитов.

На этом этапе предлагаю закончить с теоретической частью ЮЗЭДО. Во второй части статьи мы рассмотрим примеры подключения к операторам ЮЗЭДО и примеры организации бизнес-процессов по отправке ЮЗЭДО контрагентам.