Что нового в путевом листе в 2023 году?

Организации, работающие в транспортной сфере, хорошо знакомы с изменениями, которые в 2023 году претерпел один из их основных документов — путевой лист. В этой статье ознакомимся с сутью этих изменений и взглянем на обновленный путевой лист в конфигурации «Управление автотранспортом», и как именно стоит заполнять путевой лист в программе, чтобы после обновления на актуальную версию, где изменения уже реализованы, новые поля путевого листа не оказались пустыми.

У читателя этой статьи может возникнуть справедливый вопрос: «Мы работаем в сфере транспорта, но никогда не слышали об «Управлении автотранспортом», что это за конфигурация?». Ведь часто наши клиенты-транспортники пользуются простыми дополнительными подсистемами по учету горюче-смазочных материалов (далее — ГСМ) и своего парка транспортных средств, которые есть в более распространенных конфигурациях, не являющихся специализированными отраслевыми.

«Управление автотранспортом» — это отраслевая конфигурация, которая ставит своей основной целью автоматизацию управления на предприятиях транспортной отрасли различного масштаба. В перечень ее возможностей входит не только учет путевых листов, о котором сегодня пойдет речь, но и учет ГСМ и технический жидкостей, учет ремонтов и агрегатов, учет ДТП и штрафов, складской учет запчастей и расходных материалов, учет работы водителей, учет пассажирских перевозок, а также управление автопарком, взаиморасчеты с контрагентами, работа с привлеченными перевозчиками и управление заказами.

Если вас заинтересовала данная конфигурация, существующая специально для нужд сферы транспорта, то подробнее познакомиться с ней можно здесь, ИнфоСофт занимается внедрением данного программного продукта на любых предприятиях транспортной отрасли.

Из этого определения очевидно, что данная конфигурация является самой специализированной и охватывающей все сферы работы транспортного предприятия, поэтому и изменения в путевых листов рассмотрим именно на этом программном продукте.

Изменения в законодательстве по путевым листам в 2023 году

В 2023 году среди всех законодательных изменений в поле зрения методистов в сфере учета транспорта попали изменения в приказ Минтранса России №390 от 28.09.2022 г «Об утверждении состава сведений, указанных в части 3 статьи 6 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. №259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», и порядка оформления или формирования путевого листа», внесенные новым приказом Минтранса России №159 от 05.05.2023 г.

В данном приказе, а точнее, в новой его редакции, был уточнен перечень обязательных сведений, которые должны содержаться в путевом листе, а также обновлен порядок формирования путевого листа.

Обновленные путевые листы теперь должны содержать:

• Поля для заполнения даты и времени выпуска на линию, проведения предрейсового и послерейсового контроля технического состояния (пункт 13).

• Поля для заполнения даты и времени показаний одометра при выезде с парковки, при заезде на парковку, при передаче ТС другому водителю, а также место для подписи уполномоченного лица (пункт 14).

• Поля для заполнения данных медицинской организации, проводящей медосмотр водителей, или лицензии на осуществление медицинской деятельности, если это делают сотрудники нашей организации (пункт 12).

• Срок действия путевого листа должен быть в формате периода.

• Поля для заполнения даты выдачи водительского удостоверения (пункт 6.2) и СНИЛС водителя (пункт 6.3).

Программные продукты 1С получают обновления, реализующие изменения, необходимые в том числе и по причине изменений в законодательстве, поэтому в рамках этой статьи мы будем рассматривать релиз (версию) 26.1 конфигурации «Управление автотранспортом», являющуюся актуальной на момент написания этой статьи. В программе уже есть возможность указать, например, дату выдачи водительского удостоверения, срок действия путевого листа и прочее. При обновлении на актуальную версию программы пользователь просто увидит, что в печатной форме путевого листа появятся эти уже заполняемые в программе данные, или, например, уже существующее поле Срок действия путевого листа будет представлено в новом формате согласно новых требований законодательства.

Однако в изменения за 2023 год есть и такие поля, которые мы прежде не заполняли в программе ни в какой форме. О том, где эти новые данные заполнить, чтобы они корректно отображались в обновленном путевом листе, речь в статье и пойдет.

Таких ключевых нововведений два — необходимость отображать СНИЛС водителя и требования к заполнению данных о проводящих медосмотр.

СНИЛС водителя

Поле для заполнения в путевом листе СНИЛС находится рядом с данными о водителе и его удостоверении.

Вид путевого листа: «3 (легковой)»:

Вид путевого листа: «4П (грузовой)»:

Как и где найти и заполнить эти СНИЛС в самой программе для вывода на печать? Путь решения этой задачи не единственный, существуют два варианта заполнения.

Вариант 1

Необходимо открыть раздел Персонал - справочник Сотрудники.

Выбрав и открыв сотрудника-водителя нужно открыть соответствующий ему элемент справочника Физические лица:

Остается только проставить номер СНИЛС в соответствующее поле::

Вариант 2

Точно так же необходимо открыть водителя в справочнике Сотрудники. Но с этого момента наши действия будут отличаться: мы должны работать с закладкой Регистрационные документы, расположенной внизу, там, где хранится информация о водительском удостоверении водителя.

Далее нужно будет создать новый документ водителя с видом документа - СНИЛС. Ему не нужно задавать дату выдачи, срок действия и прочее, только номер.

Обратите внимание! Есть два поля - Серия и Номер - в форме создания документа, но весь СНИЛС в формате ХХХ-ХХХ-ХХХ ХХ следует вводить именно в поле Номер.

Важно! Второй метод в целом выглядит менее удобным и привычным, если вы работаете с другими конфигурациями 1С, где поле СНИЛС или, как он раньше назывался, Страховой номер ПФР, мы привыкли видеть именно в справочнике Физические лица.

Однако если ваша конфигурация «Управление Автотранспортом» обновлена только для релиза 25.1, тогда будет доступно заполнение СНИЛС только вторым методом через Регистрационные документы. На актуальном релизе 26.1 доступны оба варианта заполнения СНИЛС.

Если на релизе 26.1 у вас будет заполнен СНИЛС и как документ водителя, и как поле у физического лица, и они по какой-то причине окажутся разными, то приоритет ставится на СНИЛС из документов водителя.

Данные о проведении медосмотра

Ещё до изменений обязательным пунктом перечня сведений путевого листа была информация о враче, который выполняет медицинский осмотр. Теперь к этим данным добавилась необходимость заполнения данных о медицинской организации, в которой это лицо, проводящее медосмотр водителей, работает. Если же медосмотр выполняет штатный врач или медицинская сестра, то тогда должна быть приписка о дате, сроках и номере лицензии на осуществление нашей организацией медицинской деятельности.

Сначала ознакомимся, где эта информация выводится в путевом листе — местоположение полей о медосмотре практически не изменилось, но теперь там больше информации.

Вид путевого листа: «3 (легковой)»:

Вид путевого листа: «4П (грузовой)»:

Для обоих случаев если лицо, проводящее медосмотр, является или не является сотрудником, начинается заполнение соответствующих полей одинаково.

Вся информация о подписывающих путевой лист лицах теперь хранится на закладке Ответственные документа Путевой лист.

В блоке Медосмотр нужно заполнить информацию о том, делает ли медосмотр штатный сотрудник или работник сторонней организации, обязателен ли послерейсовый медосмотр, и заполнить медработника на осмотре при выезде и при возврате, если он обязателен тоже.

Если у организации заключен, например, договор на осуществление медицинских осмотров с другой организацией, то следует выбрать вариант Сторонняя организация и просто указать ее тут, и выбирать мы уже будем медработника не из справочника Сотрудники, а из справочника Физические лица, где могут быть заведены данные о людях не из нашей организации.

Если медработник из нашей организации, то оставим отметку Штатный сотрудник.

Однако в этом случае нужны данные о лицензии на осуществление медицинской деятельности, которые выводятся в этом же блоке. Эти данные не устанавливаются к организации, а привязываются в виде тех же регистрационных документов к сотруднику.

На закладке Персонал в справочнике Сотрудники найдем медработника и откроем для редактирования. В той же закладке Регистрационные документы у такого сотрудника должен быть документ, имеющий вид Лицензия на осуществление медицинской деятельности.

Если его нет, и, как следствие, данные о лицензии не попадают в путевой лист, то заведите такой документ, нажав кнопку Создать, и заполните вашими данными.

Если ваша лицензия не имеет срока действия, то поле Действует до следует оставить пустым, при печати путевого листа будет указано, что лицензия является бессрочной.

Необходимо завести такой документ всем врачам, которых мы собираемся выбирать на вкладке Ответственные документа Путевой лист в качестве медработника. Можно завести информацию о лицензии всего один раз, а потом скопировать этот документ, меняя владельца, чтобы в результате получить по одинаковой лицензии, привязанной к каждому медработнику.

Наиболее удобно это будет сделать через раздел Персонал — пункт Регистрационные документы.

Здесь содержится полный перечень регистрационных документов — документы транспортных средств, контрагентов, сотрудников и заведенные Лицензии на осуществление медицинской деятельности тоже будут здесь, остается лишь копирование.

Мы рассмотрели ключевые изменения в путевых листах в 2023 году, узнали, какие новые данные нам нужно вносить в теории и где их вносить в программе на практических примерах. Чтобы соблюдать требования законодательства и быть в курсе о них, мы рекомендуем предприятиям отрасли транспорта пользоваться конфигурацией «Управление автотранспорта», релиз 26.1, которая уже содержит все актуальные нововведения, касающиеся учета путевых листов и не только. Подробнее об этой конфигурации можно узнать по этой ссылке.