Что делать, если необходимо выделить кадровый блок из ERP систем?

В данной статье затронуты типовые механизмы переноса данных и что делать, если необходимо выделить кадровый блок из ERP систем.

Разработчики предусмотрели много вариантов для перехода, но как показывает практика, клиенту для решения своих задач этого недостаточно.

Типовой перенос - что это?

В конфигурации 1С:ЗУП 8, редакции 3.1, существует типовой Перенос данных из прежних программ:

• из 1С:ЗУП 8, редакции 2.5;

• из 1С:ЗУП КОРП 8, редакции 2.5;

• из 1С:ЗиК 7.7, редакции 2.3;

• из 1С:БП 8, редакции 3.0.

Перейти в помощник по переходу можно из Администрирование – Перенос данных их прежних программ. Так выглядит окно помощника:

Все будет просто, если нужно из конфигурации 1С: Бухгалтерия выделить кадровый блок в отдельную программу 1С:ЗУП. Выбираем необходимую настройку и следуем инструкциям помощника. Информации на данную тему предостаточно и подробно на ней останавливаться не будем.

А что делать, когда нужно выделить кадровый блок отдельно из таких конфигураций, как 1С:Комплексная автоматизация или 1С:ERP? Инструкций нет, типовых механизмов перехода тоже нет. Попытаемся найти решение.

На что следует обратить внимание в первую очередь?

1. Все ли в порядке у вас в кадровом учете и расчете НДФЛ в текущей базе?

Если нужно, проведите аудит. Приведите в порядок документы, взаиморасчеты с сотрудниками и с бюджетом по НДФЛ, обратите внимание на дубли. Дубли могут быть в справочниках Сотрудники или Физические лица. Их тоже нужно предварительно почистить и удалить. Если пропустить этот шаг, то старые ошибки переедут в новую базу и исправить их будет намного сложнее.

2. Какие настройки, какие данные и за какой период нужно перенести в новую систему?

Все ли настройки нужны в новой системе идентично старой? Нужно ли переносить документы за определенный период или в старой системе завершить работу на 31 декабря текущего года и начать работать в новой сразу с 01 января.

3. Какими средствами будет осуществлён перенос?

Если организация небольшая, и в ней только одно юридическое лицо, то можно все данные перенести в ручном режиме: создать документы и справочники самостоятельно. Но, как правило, перенос делается в автоматическом режиме (пишутся отдельные правила выгрузки-загрузки).

Что есть в конфигурации для перехода с другой программы?

В конфигурации 1С:ЗУП 8, редакции 3.1 (релиз 3.1.28.11) в разделе Главное - Данные на начало эксплуатации есть документы:

1. Начальная штатная расстановка;

2. Начальная задолженность по зарплате;

3. Начальные расчеты с бюджетом по НДФЛ (в более поздних релизах этого документа нет);

4. Периоды, оплаченные до начала эксплуатации.

В разделе Администрирование - Переносы данных, документ:

5. Перенос данных.

Для чего эти документы и что с ними делать?

Самые важные из них:

Начальная штатная расстановка – это сотрудники, которые работают в компании на период начала эксплуатации, указывается должность, подразделение, оклад и другие выплаты, также вносятся остатки отпусков.

Начальная задолженность по зарплате – вводится, если на дату начала эксплуатации имеется невыплаченная или наоборот излишне выплаченная заработная плата.

Перенос данных – здесь вносятся данные по регистрам, которые переносим из прошлой программы для расчета среднего заработка, для расчета среднего по дням (данные для расчета среднего, как правило, переносятся за последние 2 года).

Какие данные переносить и в каком порядке?

1. В первую очередь нужно перенести справочники: физические лица, сотрудники, должности, подразделения и так далее. Не переносите группы доступа, профили доступа, справочник пользователи. В новой базе будут другие права и пользователи. Также не надо переносить справочники с идентификаторами, так как в новой базе идентификаторы будут свои.

2. Переносим данные по сотрудникам: создаем документ (или документы) по начальной штатной расстановке и начальной задолженности по зарплате (если она есть).

3. Переносим регистры для расчета среднего: создаем документы перенос данных (по регистрам данные о начислениях для расчета среднего заработка фсс, данные страхователя для расчета среднего фсс, данные о времени для расчета среднего фсс, данные о времени для расчета среднего общий, данные о начислениях для расчета среднего общий).

4. Загружаем документы (при необходимости). Следует отметить, что документы нужно грузить без движений и уже после загрузки проводить. Также может быть проблема битых ссылок (смотрите с каким документом связан перенесенный документ и загрузите его). 

Как автоматически перенести справочники и документы из ERP систем? Написать свои обработки или обмен данными.

Что делать после переноса?

Не оставляйте без внимания последний этап перехода – это сверка данных и дополнительная настройка новой системы. Что-то нужно будет перезагрузить, что-то удалить, что-то сравнить со старой системой и так далее. Это неотъемлемая часть перехода на другую систему.

Как правило, до 3 месяцев работы или более в новой программе будут появляться недочеты, так как новая программа не будет полностью идентично работать, как старая. Не нужно этого пугаться, нужно будет изучить нюансы конкретно этого релиза данной программы.

И главное, не забывайте делать бэкапы во время промежуточных этапов перехода.