Автоматизация оперативного и управленческого учета на базе ПП «1С:Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM) 8» в ООО "Н1.РУ"

ООО "Н1.РУ"

Апрель 2018, Новосибирск

Тип проекта: Автоматизация

Внедренное типовое решение: 1С:Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM)

Область автоматизации: Управленческий учет

Отрасли: Профессиональные услуги

Общее число автоматизированных рабочих мест (АРМ): 100

Автоматизированы следующие функции:
N1.RU является современным ресурсом, который является частью группы Циан - крупнейшей технологичной компании, объединяющей сервисы по поиску недвижимости в России. На N1 ежедневно ищут и находят недвижимость сотни тысяч пользователей. Клиенты N1.RU получают доступ к крупнейшей базе проверенных объявлений, удобной системе фильтров, поиску по карте и подробной аналитике цен на жильё.

За несколько лет активного развития и продвижения, бизнес вышел в лидеры рынка в своем сегменте и вошел в пятерку лучших сайтов для поиска недвижимости по версии liveInternet.

N1.RU – это:
  • 2+ млн уникальных посетителей в месяц;
  • 50 млн просмотров страниц в месяц;
  • свыше 1,5 миллиона вариантов недвижимости;
  • 9 выделенных отделов продаж в 7 региона


СИТУАЦИЯ ДО СТАРТА ПРОЕКТА

В N1 использовались ряд разрозненных систем. Работа усложнялась тем, что обмен данными производился вручную. В связи с этим пользователям систем было достаточно сложно аккумулировать информацию о клиентах, заказах, выручке. Не удавалось оперативно отслеживать постановку задач и ее выполнение. Поэтому со временем возникла потребность улучшить и автоматизировать основной рабочий процесс с помощью единого инструмента.

До старта проекта, у заказчика уже был опыт работы с различными CRM системами. При выборе решения, заказчик определял для себя следующие ключевые критерии системы:
  • Возможность размещения на своих ресурсах;
  • Максимально близкое соответствие по функционалу существующим в компании бизнес-процессам
  • Возможность самостоятельного внесения изменений в функционал новой системы
  • Гибкая настройка прав пользователей
  • Наличие мощной подсистемы отчетов
  • Приемлемая стоимость владения системой
  • Наличие надёжного партнера в Новосибирске для внедрения и сопровождения



ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ПРОЕКТА
Главная цель проекта – это консолидация информации о сделках и задачах менеджеров в единой системе.

Задачи проекта:
  • Повысить эффективность взаимодействия между подразделениями
  • Создать единую базу клиентов и историю взаимоотношения с ними
  • Сократить количество действий сотрудников в системах
  • Снизить затраты на поддержку комплекса учетных систем

ОПИСАНИЕ ПРОЕКТА

Заказчик обратился в ИнфоСофт, уже приняв решение, какая система ему необходима... Но, в процессе обсуждений и обследования бизнес-процессов, выяснилось, выбранный продукт ему не подходит из-за отсутствия критически важного функционала, а доработка нужного функционала потребует дополнительных и значительных затрат. Поэтому был выбран более оптимальный вариант с точки зрения функциональности – решение «1С:Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM)» с рядом необходимых доработок.

Далее вместе с заказчиком было принято решение разрабатывать и внедрять не всю систему целиком, а разбить её на мини-проекты и внедрять итерационно. Выбирали одно из направлений деятельности компании, автоматизировали его типовыми инструментами, находили недостающие элементы и преступали к доработке системы. И так с каждым последующим блоком. Это позволило пользователям заказчика оперативно, не дожидаясь длительного завершения проекта.

В целом, всю сделанную работу можно поделить на 3 этапа.

1 этап – подготовительный

На данном этапе была проделана оценка недостающего функционала и поиск дополнительных возможностей, которые были остро необходимы заказчику. Были проведены следующие работы:

  • Спроектирован и реализован обмен с платёжными системами: Яндекс.Деньги и Райффайзенбанк.
  • Разработана интеграция с online-кассами с возможностью выдачи чека.
  • Разработали механизм для формирования печатной формы счета, созданного в ЛК – в 1С.
  • Доработан блок «Телемаркетинг» для проведения наборов участников офлайн/онлайн мероприятия.
  • Автоматизирован бизнес-процесс размещения рекламы на сайте с автоматической постановкой задач участникам процесса, контролем сроков и качества выполнения задач.
  • Разработан блок «Ипотечные заявки». Клиенты оставляют заявку на помощь в оформлении ипотеки на сайте компании, запрос поступает в 1С и проходит обработку. В 1С ведётся учёт данных заявок.
  • Разработан блок отчётов для различных целей заказчика, таких как:
  • контроль продаж, сверка данных между информационными системами, контроль взаиморасчётов с партнерами и так далее.
  • Разработана автоматизированная система многоканальной коммуникации с клиентами. Появилась возможность в режиме одного окна осуществлять взаимодействие с клиентами через e-mail-рассылки, sms-рассылки.
  • Выполнена интеграция с платежными системами, используемыми на сайте для оплаты доступа.
  • Автоматизирован бизнес-процесс работы с дебиторской задолженностью с автоматической постановкой задач участникам процесса и контролем сроков, а также разработано специальное рабочее место для удобства пользователей.
  • Реализован обмен данными с учётной системой на базе «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 Корп».
  • Доработан учёт договоров с контрагентами: функционал по созданию договоров и приложений, автоматическое заполнение шаблонов, печать комплектов документов, автоматическая рассылка документов по e-mail, автоматизированный контроль получения оригиналов документов.
  • Разработан блок по учёту и бронированию медийной рекламы.
  • Разработана методология ведения ценообразования в 1С, автоматизирован ряд специализированных рабочих мест по работе с тарифами и расценками.

Отдельно стоит отметить, что у нас действует специфическая, но при этом гибкая система ценообразования на предоставление доступа к каталогу N1 и рекламы, которая зависит от следующих факторов: место размещения на сайте, период размещения, регион, и многое другое. В связи с этим Мы долго не могли найти решение – как создать в системе механизм расчета цен для номенклатуры, у которой было более 3000 вариантов. ИнфоСофт разработал нам абсолютно новую методологию расчета и установки цен в системе, которая позволяла использовать типовой функционал.
Евгения Дудченко, Бизнес-аналитик N1.RU

2 этап – полномасштабный запуск

Так как у заказчика было 9 отделов продаж в разных регионах, внедрение осуществляли постепенно. Сначала выбрали несколько отделов для пилотного запуска, которые до этого пользовались разными старыми учётными системами. На них постепенно запускался и тестировался разработанный функционал. Все замечания отрабатывались в режиме реального времени.

После успешного внедрения на первых подразделениях, перешли к тиражированию новой системы на другие отделы продаж. В каждом новом подразделении мы получали дополнения к предыдущим замечаниям, вносили изменения и тем самым итоговая система становилась лучше с каждым разом. Условно говоря, продукт совершенствовался в процессе запуска и уже в последний регион он пришёл полностью проработанной функциональной системой.

3 этап – эксплуатация

Пользователи начали работать в новой системе «1С: Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM)». Пользователи вводили заказы в старые системы только, если они начинались до конца текущего отчетного периода. Новые заказы с новым периодом заводились в новой системе. Был исключен двойной ввод в системы. Переход от старой системы к новой прошёл полностью успешно. Весь процесс разработки и внедрения от заключения договора до ввода в эксплуатации проходил с марта 2018 года по август 2019.



РЕЗУЛЬТАТЫ РАБОТЫ НАД ПРОЕКТОМ
Результатом внедрения стало единое информационное пространство для всех подразделений компании, включенных в процесс продаж:

  • Получили единую информационную систему для управления продажами
  • Автоматизированы бизнес-процессы предоставления доступа к сайту и продаж услуг клиентам.
  • Сократилось время создания и заполнения клиентских документов
  • Сократилось время на создание номенклатуры и назначению цен почти в 10 раз

Заказчик окончательно ушёл от работы в разрозненных системах и перешёл на единую систему «1С:Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM)». Весь процесс перехода не вызвал большого сопротивления сотрудников и не потребовал приостановки работы бизнеса. Сейчас система работает уже во всех регионах и подразделениях департамента продаж N1.RU.

РЕШЕНИЕ, КОТОРОЕ ВНЕДРИЛИ ЗАКАЗЧИКУ
1С:Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM)

ОТЗЫВ ЗАКАЗЧИКА

Несколько лет назад у нас возникла потребность оптимизировать рабочий процесс и прийти к единой системе учёта. Благодаря работе с ИнфоСофт мы не только смогли решить свой вопрос, но и сэкономили свои ресурсы. Мы могли одновременно работать по разным направлениям и блокам проекта. На протяжении всех этапов проекта сотрудники ИнфоСофт отрабатывали все наши запросы, учитывали пожелания оперативно помогали находить решение для новых задач в системе. Как итог мы получили удобную и отвечающую нашим запросам систему учёта
Евгения Дудченко, Бизнес-аналитик N1.RU
Выполнены следующие работы:

Работы по настройке и внедрению типового/отраслевого программного обеспечения

Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета

Перенос данных из предыдущих систем автоматизации

Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе

Обучение персонала работе с программой/системой

Внедрение на сайте 1С