Сокращение ручных операций и повышение точности: итоги внедрения «1С:ТЛЭ» в СХАО «Белореченское»

Общая информация о проекте

Характеристики проекта:

Заказчик	Сельскохозяйственное акционерное общество "Белореченское" (сокр. СХАО " Белореченское ").
Отрасль	Агропромышленный холдинг
Деятельность	Разведение сельскохозяйственной птицы, производство яйца и яичной продукции; Разведение крупного рогатого скота, переработка мяса, производство мясной продукции; Производство и переработка молока и изготовление молочной продукции; Производство хлеба и хлебобулочных изделий; Производство, переработка и хранение овощей, зерновых, зернобобовых культур; Розничная сеть фирменных магазинов «Белоречье».
Характер производства	Среднесерийное, поточное, массовое, многопередельное. Ресурсных спецификаций – свыше 750, номенклатура готовой продукции – свыше 850.
Исторические информационные системы	На момент начала проекта использовались программные продукты Галактика ERP 9.1 (далее – «Галактика») – основная система оперативного, кадрового и регламентированного учета на предприятии, Торговый дом 7 SE (далее – «Астор») – учет розничных продаж, «K2FRESH», редакция 1.4 (далее ««K2FRESH») – учет и планирование оптовых продаж и транспортной логистики «1С:ERP Управление предприятием 2», ред. 2.4.14 (далее – «1С:ERP», ред. 2.4.14) – отражение проводок в регламентированном учете хозяйственных операций из «K2FRESH» Навигатор – система контроля движения транспортных средств Между системами настроена сложная интеграция
Количество сотрудников в организации	До 3000
Внедренное типовое решение	1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП, редакция 1.1 (1.1.29.1) (далее – «1С:ТЛЭ»).
Версия «1С:Предприятия»	8.3.
Вариант работы	Клиент-серверный (сервер баз данных: MS SQL).
Автоматизированных рабочих мест (количество пользователей)	75
Количество одновременно работающих клиентов	15

Краткое описание проекта

В компании СХАО «Белореченское» автоматизировали учет автотранспорта на базе конфигурации 1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП, редакция 1.1 (1.1.29.1) в замен учета в системе «Галактика»

Приоритеты проекта

Приоритет	Реализация
Запуск новой информационной системы в промышленную эксплуатацию с 1 октября 2024 года (4 месяца)	В условиях ограниченных сроков реализации проекта, для запуска новой информационной системы в промышленную эксплуатацию с 1 октября 2024 года (работы начаты 01 июня 2024 года) Заказчиком и Исполнителем совместно были приняты решения: Минимизировать доработки внедряемого программного продукта «1С:ТЛЭ», оставив его конфигурацию максимально приближенной к типовой. При необходимости корректировать существующие бизнес-процессы предприятия, с целью их приведения к логике работы программного продукта. Требования, собранные специалистами Исполнителя в ходе моделирования должны быть ранжированы по степени критичности. В разработку будут приняты требования с высшим уровнем критичности. Отказаться от полномасштабного предпроектного обследования, предполагающего детальный анализ существующих бизнес-процессов предприятия и их описания, в пользу экспресс обследования, включающего в себя интервью с ключевыми сотрудниками предприятия Заказчика и сопутствующим сбором документов для последующего моделирования процессов учёта в информационной системе.
Подготовка пользователей к работе с новой информационной системой.	Для успешной подготовки пользователей Заказчиком и Исполнителем совместно были приняты решения: Вовлечь пользователей в процесс моделирования и как можно раньше познакомить их с информационной системой. Организовать оперативный канал связи между специалистами Исполнителя и ключевыми пользователями для возможности получения консультаций в месенджере Телеграм. Исключить сопротивление со стороны линейных пользователей по отношению к новой информационной системе, за счёт их вовлечения в процесс моделирования на условно-реальных данных. Записать видео инструкции для пользователей по всем внедряемым процессам.
Оптимизация бюджета проекта.	Бюджет проекта был существенно оптимизирован, за счет: Минимизации доработок внедряемого программного продукта, за счет использования типового функционала «1С:ТЛЭ» и коррекции бизнес-процессов предприятия. Отказа от полномасштабного предпроектного обследования с глубокой детализацией существующих бизнес-процессов. Снижения объема проектной документации.

2. Предпосылки к автоматизации

Выбор программного продукта и целевая архитектура информационной системы

В качестве программного продукта для автоматизации предприятия, Заказчик выбрал «1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП» по следующим причинам:

• «1С:ТЛЭ» предназначена для крупных предприятий с большим объемом перевозок и сложной структурой. Она обладает расширенным функционалом, позволяющим автоматизировать все аспекты управления транспортом и логистикой.
• Система легко масштабируется и адаптируется к растущим потребностям бизнеса. Она может поддерживать большое количество пользователей и транспортных средств.
• Возможна интеграция с другими решениями 1С, такими как «1С:ERP», «K2FRESH», что обеспечивает комплексную автоматизацию процесса управления транспортом
• Система позволяет настраивать бизнес-процессы в соответствии с потребностями конкретной компании. Возможна разработка дополнительных модулей и отчетов.
• «1С:ТЛЭ» предоставляет широкий спектр отчетов, позволяющих анализировать различные аспекты работы автотранспортного цеха предприятия
• Система учитывает особенности транспортной отрасли, такие как учет топлива, учет пробега, учет ремонта и обслуживания транспорта.
• Система автоматизирует процессы экспедирования грузов, включая прием заявок, расчет стоимости, планирование перевозок, отслеживание грузов и оформление документов.
• Система позволяет вести учет международных перевозок, включая расчет таможенных платежей и оформление необходимых документов

Цели и задачи проекта

Цели проекта:

Внедрение новой информационной системы преследовало следующие цели:

1. Повышение достоверности данных, сокращение сроков обработки путевых листов
2. Ведение учета в системе, обеспечивающей соблюдение всех законодательных требований 
3. Повышение эффективности работы персонала за счет автоматизации ручных операций, исключения повторного ввода данных и настройки интеграции между системами 1С
4. Своевременное получение достоверных данных для расчета заработной платы сотрудников автотранспортного цеха

Задачи проекта:

В рамках проекта были сформулированы задачи:

1. Автоматизировать учет путевых листов, включая расчет итогов путевого листа
2. Автоматизировать контроль за движением топлива и ГСМ, в том числе учет заправок транспорта, перемещение между складами и фактическое использование топлива и ГСМ 
3. Автоматизировать учет выработки водителей 
4. Автоматизировать учет ремонтов транспортных средств и агрегатов
5. Настроить синхронизации между системами 1С: «1С:ERP», «K2FRESH» , «1С:ЗУП»

Ситуация до старта проекта

До старта работ учет и управление транспортом было автоматизировано частично в разных информационных системах:

В «Галактике» автоматизирована значительная часть операций таких, как обработка путевых листов, расчет топлива, расчет оплаты труда, выдача шин.

В «K2FRESH» автоматизировано планирование доставок.

В «Навигаторе» осуществляется контроль за движением транспорта, учет путевых листов

Операции заправки по картам РК, заправка газом, работа стороннего транспорта, зарплата механиков и сотрудников РММ учитывались вручную и итоги передавались в «Галактику» один раз в месяц. 

Архитектура решения и масштаб проекта

На начало проекта по внедрению «1С:ТЛЭ» между историческими системами настроен обмен данными (см. схему).

Принятые архитектурные решения для внедрения проекта:

• Контроль за движением транспорта оставить в «Навигаторе», интеграцию с «1С:ТЛЭ» не настраивать. 
• Планирование транспорта оставить в «K2FRESH» и настроить интеграцию с «1С:ТЛЭ»

Итоговая схема обмена «1С:ТЛЭ» с другими информационными системами

Особенности и уникальность проекта

Основными особенностями проекта по внедрению «1С:ТЛЭ» на предприятии СХАО «Белореченское» являлись:

1. Ограниченные сроки реализации: 4 месяца от начала моделирования до ввода в эксплуатацию
2. Проект был выполнен по технологии, предусматривающей анализ бизнес-процессов предприятия в ходе моделирования, что позволило сократить затраты на проведение предпроектного обследования.
3. Отказ от доработок типового программного продукта в ходе внедрения и готовность Заказчика корректировать бизнес-процессы, с целью их приведения к логике работы программного продукта.
4. Вовлеченность линейного персонала в процесс моделирования и подготовке к опытно-промышленной эксплуатации
5. Вовлеченность руководства предприятия в процесс управления проектом, готовность к коммуникации и принятию ответственности.

3. Автоматизированы функции

Транспорт

• Учет путевых листов
• Учет транспортных средств и оборудования
• Учет моделей транспортных средств и оборудования
• Учет колонн транспортных средств
• Учет состава, типов, марок транспортных средств

Услуги

• Поступление товаров и услуг

ГСМ

• Учет заправок ГСМ
• Отчеты поставщиков ПЦ
• Учет топливных карт

Ремонты и агрегаты

• Учет ремонтных листов
• Учет агрегатов
• Учет шин
• Учет аккумуляторов

Безопасность дорожного движения

• Регистрация ДТП

Склад

• Учет движения ТМЦ

Персонал

• Учет сотрудников автотранспортного цеха
• Начисление зарплаты и удержаний
• Учет командировок водителей
• Установка тарифов зарплаты

Доходы и расходы

• Загрузка отчетов из системы Платон

4. Выполненные работы

В ходе внедрения проекта были выполнены следующие работы:

1. Формирование рабочей группы проекта и согласование подхода к реализации проекта по внедрению информационной системы. Создание и согласование проектной документации, стратегии запуска информационной системы, план-графика работ и бюджета проекта.
2. Специалистами Исполнителя произведен анализ существующих информационных систем с целью оценки состояния базы нормативно-справочной информации (НСИ) и последующего переноса НСИ в новую информационную систему. Определены ключевые справочники к заполнению.
3. Проведены интервью с ключевыми пользователями с целью сбора и анализа требований заказчика к информационной системе.
4. Анализ бизнес-процессов и документов автотранспортного цеха
5. Моделирование бизнес-процессов предприятия Заказчика в типовой версии программного продукта «1С:ТЛЭ».
6. Создание контрольных примеров, с учетом специфики предприятия на условно-реальных данных Заказчика.
7. Демонстрация смоделированного в информационной системе процесса (контрольного примера) рабочей группе проекта.
8. Фиксация отклонений бизнес-процессов Заказчика от возможностей типового программного продукта «1С:ТЛЭ».
9. Выполнен перенос НСИ специалистами Исполнителя с использованием разработанных загрузчиков, также оказана помощь в переносе НСИ и вводе начальных остатков по объектам системы, которые не требовали создания загрузчиков.
10. Настроены группы доступа и профили групп доступа для ограничения прав доступа пользователям
11. Настроен и протестирован обмен данными между программными продуктами «1С:ТЛЭ» и «1С:ERP», 1С»ТЛЭ» и ««K2FRESH» », «1С:ТЛЭ» и «1С:ЗУП»
12. Осуществлялась оперативная поддержка пользователей Заказчика в процессе опытно-промышленной эксплуатации
13. Созданы видеоинструкции по всем внедренным блокам «1С:ТЛЭ»

5. Работы по адаптации типового решения

Одним из приоритетов проекта являлась минимизация доработки типового программного продукта «1С:ТЛЭ». По этой причине к доработке принимались только наиболее критичные требования к модификации типового функционала. Целью доработок в «1С:ТЛЭ» было автоматизировать отражения расходов услуг автотранспортного цеха структурным подразделениям предприятия и внешним контрагентам в системе оперативного и регламентированного учета «1С:ERP». 

Путевой лист

Добавленные объекты в «1С:ТЛЭ»

6. Синхронизация «1С:ТЛЭ» с системами 1С

В процессе реализации проекта настроена синхронизация между системами 1С, разработаны и реализованы мэппинги:

1. Разработана выгрузка из «K2FRESH» в «1С:ТЛЭ» справочников Склады и Точки доставки в справочник «Пункты назначения» и документа Задание на доставку в Путевой лист
2. Настроена синхронизация из «1С:ERP» в «1С:ТЛЭ» типовых справочников
3. Разработана выгрузка из «1С:ERP» в «1С:ТЛЭ» справочника «Основные средства», «Объекты строительства», по которыму не реализована типовая синхронизация
4. Разработана выгрузка из «1С:ERP» в «1С:ТЛЭ» плана видов характеристик «Статьи расходов», по которому не реализована типовая синхронизация
5. Разработана выгрузка из «1С:ERP» в «1С:ТЛЭ» документа Поступление товаров и услуг для отражения поступления ГСМ с отбором по списку складов автотранспортного цеха
6. Разработана выгрузка из «1С:ТЛЭ» в «1С:ERP» документа Заправка ГСМ в Перемещение товаров и услуг для отражения фактического перемещения ГСМ со склада в бак автомобиля
7. Разработана выгрузка из «1С:ТЛЭ» в «1С:ERP» фактического расхода топлива из документа Путевой лист в документ Внутреннее потребление 
8. Разработана выгрузка из «1С:ТЛЭ» в «1С:ERP» израсходованных запчастей и материалов при ремонте из документа Ремонтный лист в документ Внутреннее потребление
9. Разработана выгрузка из «1С:ТЛЭ» в «1С:ERP» Авансовых отчетов 
10. Разработана выгрузка из «1С:ТЛЭ» в «1С:ЗУП» документа Начисление зарплаты в документ Начисление зарплаты и взносов для расчета зарплаты сотрудников автотранспортного цеха

Объект отправленный	Отправитель	Объект полученный	Получатель
Склады, Точки доставки	«K2FRESH»	Пункт назначения	«1С:ТЛЭ»
Задание на доставку	«K2FRESH»	Путевой лист	«1С:ТЛЭ»
Организация Подразделения Номенклатура Склады Статьи затрат Контрагенты Договоры контрагентов Пользователи Физические лица Банки Банковские счета Основные средства Объекты строительства	«1С:ERP»	Организация Подразделения Номенклатура Склады Статьи затрат Контрагенты Договоры контрагентов Пользователи Физические лица Банки Банковские счета Основные средства Объекты строительства	«1С:ТЛЭ»
Поступление товаров и услуг	«1С:ERP»	Поступление товаров и услуг	«1С:ТЛЭ»
Заправка ГСМ	«1С:ТЛЭ»	Перемещение товаров и услуг	«1С:ERP»
Путевой лист	«1С:ТЛЭ»	Внутреннее потребление	«1С:ERP»
Ремонтный лист	«1С:ТЛЭ»	Внутреннее потребление	«1С:ERP»
Авансовый отчет	«1С:ТЛЭ»	Авансовый отчет	«1С:ERP»
Начисление зарплаты	«1С:ТЛЭ»	Начисление зарплаты и взносов	«1С:ЗУП»

7. Результаты проекта и планы развития информационной системы

Заказчиком и Исполнителем подписан Протокол о завершении опытно-промышленной эксплуатации автоматизированной системы на основе «1С:ТЛЭ» и её переводе в промышленную эксплуатацию

В результате выполненных работ были достигнуты следующие результаты:

1. Обеспечено оперативное оформление и расчет Путевых листов
2. Автоматизирован расчет заработной платы персонала автотранспортного цеха
3. Автоматизирован учет запасных частей и агрегатов 
4. Автоматизирован учет ремонтов
5. Уменьшено количество ручных операций и бумажных документов, исключен двойной ввод данных
6. Выполнены работы по модификации и адаптация информационной системы под требования Заказчика в части отражения затрат 

Планы развития информационной системы предприятия:

• Распространить функционал на другие подразделения, в частности на Тракторные парки в отдаленных хозяйствах
• Реализовать интеграцию с Навигатор