Проблема клиента
Ключевая проблема бизнеса — разрозненность клиентской базы. Данные о клиентах, договорах и истории взаимодействия хранились в нескольких несвязанных между собой Excel- и Google-таблицах. Это приводило к ряду серьёзных трудностей:
Хаос в хранении данных
Файлы лежали на разных компьютерах, в общих папках без единой структуры. Актуальная версия таблицы часто была «у кого-то в локальной папке».
Потеря данных и договоров
Информация о контактах, условиях сделок, истории договоров терялась. При смене сотрудника часть базы оказывалась утерянной.
Двойной ручной ввод
Данные из Excel приходилось вручную переносить в 1С, что занимало много времени и провоцировало ошибки.
Отсутствие единой истории взаимоотношений
У менеджеров не было полной картины по клиенту — данные были разбросаны по разным таблицам.
Низкая прозрачность для руководства
Руководители не могли оперативно получить срез по клиентской базе и активности менеджеров.
Риски при аудите и проверках
Документы приходилось разыскивать по сотрудникам и папкам, что создавало стресс во время проверок.
Задача
Консолидировать разрозненную клиентскую базу в едином информационном пространстве на платформе 1С для централизованного ведения истории взаимоотношений с клиентами.
Решение от франчайзинговой сети «ИнфоСофт»
Для решения задачи была выполнена целевая доработка конфигурации «1С:Управление торговлей» и разработаны специализированные внешние обработки.
Что было сделано:
-
Созданы новые реквизиты для хранения данных в договорах с контрагентами
- появилась возможность фиксировать даты начала этапов работ и ключевые условия сделок;
- решена проблема потери данных и договоров.
-
Адаптирована система статусов договоров
- вместо двух статусов («Действует» / «Закрыт») внедрено 8 статусов;
- это позволило прозрачно отслеживать состояние работ по каждому этапу;
- руководство получило оперативный срез по активности без ручного сведения таблиц.
-
Разработаны внешние обработки для переноса данных из Excel в «1С:Управление торговлей»
- колонки автоматически сопоставляются с реквизитами договоров;
- пользователь может вручную переопределить соответствие при необходимости;
- при загрузке данные либо создают новые элементы справочников, либо обновляют существующие (с автоматическим поиском дублей);
- это устранило двойной ручной ввод и разрозненность хранения данных.
-
Автоматизировано создание документов
- после загрузки договоров стала доступна возможность ввести финансовые данные по услугам сразу в трёх документах: «Заказ клиента», «Реализация товаров и услуг», «Поступление товаров и услуг»;
- фиксируется: от кого поступил заказ, сумма оплаты клиентом, какие средства будут выплачены поставщику/исполнителю;
- это обеспечило единую историю взаимоотношений и сняло риски при аудитах.
Результаты для ООО «ЭКСПЕРТ ПРАВА»
Внедрение решения от «ИнфоСофт» позволило достичь следующих результатов:
Централизованная база клиентов
Все данные по клиентам теперь в одной системе, нет разброса по Excel и локальным папкам.
Нулевой ручной ввод
Данные из Excel загружаются автоматически с проверкой дублей и корректным сопоставлением полей.
Полная история клиента
Менеджеры видят всё — от первого контакта до текущего договора — без переключения между файлами.
Прозрачность для руководства
8 статусов договоров дают реальный срез по активности, без ручных сводок.
Аудитная готовность
Все документы связаны, хранятся в «1С:Управление торговлей», легко извлекаются — проверки больше не стресс.
Снижение рисков потери данных
Даже при смене сотрудников вся информация остаётся в системе.
Вывод
Благодаря решению франчайзинговой сети «ИнфоСофт» ООО «ЭКСПЕРТ ПРАВА» удалось выстроить эффективную систему работы с клиентской базой. Централизация данных в «1С:Управление торговлей» позволила оптимизировать бизнес-процессы, повысить прозрачность работы и снизить риски, связанные с потерей информации.
Это пример того, как автоматизация может трансформировать бизнес, делая его более управляемым и конкурентоспособным.
