«ИнфоСофт» автоматизировал бюджеты «Обуви России»

Внедренческий Центр «ИнфоСофт» усовершенствовал единую информационную систему группы компаний «Обувь России», связав её с системой бюджетирования. В результате внедрения автоматизированной системы бюджетирования значительно улучшены коммуникационные связи между отделами в 30 городах России, а также между регионами и головным офисом, который находится в Новосибирске.

Группа компаний «Обувь России» — федеральная сеть обувных магазинов, основанная в 2003 году, головной офис находится в Новосибирске. На конец сентября 2008 года в 30 городах России работают 100 магазинов компании под брендами «Вестфалика», «Пешеход», Emilia Estra. Численность персонала в настоящее время превышает 1100 человек. Выручка компании в 2007 году составила 1,236 млрд рублей (без НДС), прирост по сравнению с 2006 годом равен 112,3%. План по выручке на 2008 год — 1,7 млрд рублей. (http://www.obuvrus.ru/).

В целях обеспечения наиболее эффективной работы системы бюджетирования руководство группы компаний «Обувь России» приняло решение о внедрении удобной в эксплуатации системы автоматизации. В качестве платформы для реализации проекта была выбрано прикладное решение «1С: Управление производственным предприятием 8» — по двум основным причинам: во-первых, бухгалтерский учет в компании ведется в этой программе, поэтому внедрение системы бюджетирования в 1С потребовало меньше затрат, включая время на обучение сотрудников. Во-вторых, гибкая технологическая платформа 1С позволила разработать индивидуальное программное решение с учетом потребностей регионально разветвленной компании, представленной в 30 городах России. Аргументом "за" также послужило соответствие информационной системы следующим требованиям заказчика:

1. Уменьшение сроков на подготовку отчётов, формирование планов, сбор факта, подготовку план-фактного анализа
2. Облегчение коммуникации в процессе согласования бюджетов
3. Процесс согласования планов и бюджетов прозрачен и зафиксирован

Совместная работа внедренческого центра «ИнфоСофт» и ГК «Обувь России» была начата осенью 2007 года, а полноценный запуск рабочей версии программного обеспечения состоялся в августе-сентябре 2008 года. Перед специалистами была поставлена задача: автоматизировать систему бюджетирования и оперативный контроль расходования денежных средств.

В результате проекта:

• Автоматизировано составление бюджетов отдельно по каждому подразделению, с последующей консолидацией в бюджет компании. Аналогично – с план-фактным анализом по итогам отчетного периода.
• Упростилась процедура проведения корректировки бюджетов, и сократились сроки на подготовку отчетов.
• Облегчилась коммуникация в процессе согласования и утверждения бюджетов
• Автоматизирован контроль исполнения заявок на расходование денежных средств ответственными лицами
• Автоматизирован процесс составления графика текущих платежей
• Полностью исключена возможность несанкционированного исправления данных бюджетирования
• В эксплуатацию запущено 95 автоматизированных рабочих мест

По словам Елены Губиной, начальника отдела финансового анализа и бюджетирования ГК «Обувь России», руководители Центров финансовой ответственности (отделов компании) теперь лучше понимают свои затраты и могут их точнее планировать: «Значительно упростилась процедура отслеживания долгов и предоплат прошлых периодов, появилась возможность составлять бюджет по единым формализованным стандартам, полностью соответствующим принятым в развитых европейских странах. С помощью внедренной системы заявок сотрудники теперь оперативно отслеживают планируемый срок оплаты счетов».

Среди основных преимуществ от внедрения автоматизированной системы бюджетирования Елена называет в первую очередь — сокращение сроков составления бюджетов: «Раньше руководитель каждого отдела компании составлял собственный бюджет с помощью Excel, распечатывал его и сдавал в финансовый отдел. Там все данные снова вносились в тот же Еxcel, но уже в другом формате. Автоматизация бюджетирования позволила исключить проведение двойной работы. Аналогично и по сбору факта — если раньше приходилось формировать разные отчеты в 1С, потом вручную переносить информацию в Excel, то теперь и это происходит автоматически. Нам потребовалось только один раз настроить программу». Начальник отдела финансового анализа и бюджетирования ГК «Обувь России» также отмечает, насколько просто прошло освоение программы сотрудниками: «Внедрение программы прошло на удивление быстро и легко. Даже те сотрудники, кто никогда раньше не работал в 1С, довольно быстро освоили ее. Во многом это объясняется тем, что финансовым отделом, IT-отделом и разработчиком — «ИнфоСофт» — заранее были прописаны все пошаговые инструкции для каждого ЦФО, было проведено обучение всех сотрудников на контрольном примере. К тому же сотрудники финансисты и IT-отдел оказывали своевременные консультации всем, кто просил о помощи».

В данный момент ГК «Обувь России» рассматривает возможность разработки системы материального стимулирования. А это значит, что успешное сотрудничество с «ИнфоСофт» продолжится в будущем.