Заявки на обеспечение и закупку в 1С:ERP: согласование без поставщика

Вы теряете время на согласование каждой потребности, потому что закупочные инициативы «зависают» из-за отсутствия утвержденного поставщика?
В компаниях со сложными схемами снабжения это приводит к дефициту товаров, неконтролируемым расходам и ошибкам в документах.

В 1С:ERP заявки на обеспечение и заявки на закупку выстраивают управляемый процесс снабжения без лишней ручной работы и разрозненных согласований. Такой подход полезен, когда потребность возникает заранее, а конкретный поставщик еще не выбран. Это позволяет быстрее запускать процесс обеспечения, контролировать статус потребности и снижать риск ошибок при оформлении документов.

В статье рассмотрим:

• Чем отличаются заявка на обеспечение и заявка на закупку;
• Как создать и согласовать каждую из них без указания поставщика;
• Как на основании заявки сформировать заказ поставщику.

Заявка на обеспечение закрывает потребность в товаре, материале или услуге. Для этого используют закупку, внутреннее перемещение или выдачу со склада. Документ формируется вручную или на основании потребности, рассчитанной системой по заказам, планам или остаткам.

Для логистов и руководителей снабжения этот механизм ценен тем, что показывает не только сам факт дефицита, но и источник потребности, приоритет и способ последующего обеспечения.

Заявка на закупку применяется для формирования потребности в закупке, когда поставщик и его цены еще неизвестны. Документ удобен на этапе внутреннего согласования: подразделение инициирует закупку, а ответственные лица подтверждают ее необходимость, бюджет и приоритет.

Это дает финансовой службе и руководителю закупок четкое понимание: какой товар планируется купить, в каком объеме и по какой причине, даже при отсутствии коммерческого предложения поставщика.

Разделение этих документов помогает разграничить потребность, закупочную инициативу и итоговый заказ поставщику, а также упростить контроль по подразделениям, складам и направлениям деятельности.

Заявка на обеспечение

Включить формирование заявок на обеспечение можно через настройки раздела «Склад и доставка».

Для работы с заявками на обеспечение предназначена роль «Добавление и изменение заявок на обеспечение (Роль)».

Переход к созданию документа выполняется в разделе «Склад и доставка».

На первом этапе формирования заявки достаточно заполнить номенклатуру и указать количество.

При выборе номенклатуры из справочника, она отмечается соответствующим значком.

Если позиции нет в справочнике, она отмечается другим значком. Единицы измерения для таких строк также выбираются из справочника.

Для указания нескольких позиций используется режим «Несколько позиций». Работа с таблицей в этом режиме аналогична режиму «Одна позиция».

После формирования потребности заявка передается на согласование.

Статус документа меняется. Отображается информация о перенаправлении: кому, от кого, когда и количество записей в «Протоколе».

Информация о протоколе доступна по гиперссылке. Документ допускает перенаправление и возможность добавления нового комментария.

Также доступно редактирование последней строки, пользователь является ее автором (поле «Направил»).

Предусмотрено перенаправление заявки между исполнителями.

Если заявка обеспечивается через закупку, то устанавливается соответствующий флаг. На форме появляются реквизиты: валюта, цена и сумма.

Для позиций, выбранных из справочника «Номенклатура», цены заполняются по видам цен организации или поставщиков.

Заявка на закупку

Включить формирование заявок на закупку можно через настройки раздела «Закупки». Заявки на закупку доступны, если используются заказы поставщикам.

Для работы с заявками на закупку предназначена роль «Добавление и изменение заявок на закупку (Роль)».

Переход к созданию документа выполняется в разделе «Закупки».

Заявка на закупку создается одним из способов: вручную, по потребностям или по плану.

Таблица на вкладке «Товары» заполняется позициями, которые требуется закупить. Способы заполнения: вручную, сканером, подбором, загрузкой из файла или копированием строк из других документов.

На первом этапе условия закупки не заполняются, так как заявитель еще не знает, у кого и по какой цене будет сделан заказ. Эту информацию позже вносит менеджером по закупкам. На первом этапе условия можно скрыть по гиперссылке.

При известном менеджере по закупкам, заполняется соответствующее поле. Когда товары в документе заполнены, он отправляется на уточнение цен.

При передаче на согласование заявка по умолчанию перенаправляется ответственному. Затем менеджер по закупкам заполняет предварительные цены.

После заполнения условий заявка на обеспечение и заявка на закупку отправляются на согласование пользователю с ролью «Согласование заявок на обеспечение (Роль)» или «Согласование заявок на закупку (Роль)» соответственно. Пользователь согласовывает документ и передает на выполнение.

У пользователя с правом на согласование заявок активна ссылка «Передать на выполнение».

В заявке на обеспечение со статусом «На выполнении» поля в шапке документа требуется заполнить в обязательном порядке.

При передаче на выполнение документа «Заявка на закупку» в качестве исполнителя автоматически подставляется пользователь из поля «Менеджер».

Обе заявки согласованы без указания поставщика. После установления статуса «На выполнении» на основании документа формируется «Заказ поставщику».

Важно: в заказ поставщику, созданном на основании заявки на обеспечение, строки с неподдерживаемым типом номенклатуры не добавляются на вкладку «Товары». Поэтому на этапе выполнения такие потребности требуется либо заменить на номенклатуру, либо оформить закупку документом «Приобретение услуг и прочих активов».

На этапе формирования заказа заполняются: выбранный контрагент, согласованные условия поставки, цены, сроки и графики оплаты. Такой переход от заявки к заказу сохраняет историю принятия решения и уменьшает количество ошибок. Цепочка от потребности до обязательства становится прозрачной и контролируемой - это удобно для бухгалтерии и финансового директора.

Один из наших клиентов, производственная компания с несколькими складами и сложной схемой закупок сырья, внедрил описанный механизм. Раньше для создания любой заявки на закупку требовалось сразу указывать поставщика -- это приводило к задержкам: заявитель тратил время на предварительный выбор контрагента, согласование цен и условий, прежде чем потребность вообще попадала в систему. В итоге запуск закупки откладывался на 2-3 дня.

После настройки заявок на обеспечение и закупку без привязки к поставщику процесс изменился:

• Потребность фиксируется сразу, как только она возникла.
• Согласование бюджета и необходимости идет параллельно с поиском поставщика, а не последовательно.
• Поставщик и его цены добавляются на этапе формирования заказа поставщику.

Полученные результаты:

Таким образом, заявки на обеспечение и закупку в 1С:ERP дают компании гибкий механизм управления потребностями без жесткой привязки к поставщику на раннем этапе. Это ускоряет согласование, повышает прозрачность закупочного процесса и помогает сократить ошибки. А также дает финансистам полный контроль над еще не «привязанными» к поставщикам расходами.
Для закупок, логистики, финансов и ИТ это практичный инструмент, который позволяет адаптировать систему под реальные бизнес-сценарии и выстроить более управляемую модель снабжения.

Описанные настройки требуют понимания бизнес-процессов и прав доступа в 1С:ERP. Вы можете выполнить эти настройки самостоятельно либо доверить их нашим специалистам.

Эксперты ИнфоСофт настраивают 1С:ERP с учетом реальных бизнес-схем клиентов.
Мы предлагаем:

• Аудит вашей текущей схемы закупок и согласования.
• Демонстрация работы заявок на обеспечение и закупку на ваших данных.
• Полную настройку ролей, документов и маршрутов согласования под ваши регламенты.
• Обучение сотрудников работе с новым механизмом.