Взаиморасчеты в 1С:ERP. Типичные ошибки учета и как их исправить

С контрагентами связана практически вся деятельность любой компании и взаимоотношение с ними происходит посредством ведения Взаиморасчетов.

Программный продукт “1С:ERP Управление предприятием 2” предусматривает множество различных видов операций ведения взаиморасчетов, которые являются универсальными и подходят для практически любых предприятий.

В процессе финансовых операций не должно возникать никаких ошибок и упущений, поэтому возникает необходимость обеспечения тщательного контроля за всеми процессами.

В данной статье приведен пример отчета, с помощью которого можно анализировать ведение операций. А также рассмотрены примеры некоторых часто встречаемых ошибок в ведении взаиморасчетов в 1С:ERP и их решение.

От теории переходим к практике. 

Рассмотрим отчет “Сводная ведомость расчетов”. Данный отчет расположен в разделах Продажи/Закупки - Отчеты по продажам/закупкам - Расчеты с клиентами/поставщиками - Сводная ведомость расчетов.

Если отчета нет, необходимо добавить его через настройку видимости (Настройка со значком шестеренки) в правом верхнем углу в окне списка отчетов.

1 пример. У одного партнера существует и Долг партнера, и Наш долг:

Если мы в отчете видим такую ситуацию, что это значит?

Приобретение услуг и прочих активов у нас не оплачено, и все связанные с этим бизнес-процессы не запущены: Сумма не принята в расходы, по НДС не сформировался вычет, авансовый платеж, если таковой был, не восстановится.

Как исправить?

1 вариант. Используем рабочее место “Зачет оплаты” и создаем документ “Взаимозачет задолженности”

1. В документе “Приобретение услуг и прочих активов” переходим в рабочее место Зачет оплаты через соответствующую команду

2. Далее для данного примера необходимо было: Зайти в Неиспользованные авансы и выбрать “По всем договорам контрагента” (это значит, что в договоры в Платежном и Расчетном документах разные, что можно также увидеть в отчете)

3. Программа предупреждает, что для данного платежа будет создан документ “Взаимозачет задолженности”. Стоит обратить внимание, что данный документ будет создан датой, соответствующей дате Расчетного документа (в нашем примере это “Приобретение услуг и прочих активов” - 01.10.2021).

4. Если данные условия Взаимозачета  устраивают, мы нажимаем команды “Зачесть/перенести аванс” и “Выполнить"

5. В отчете “Сводная ведомость” можем увидеть документ “Взаимозачет задолженности” и посмотреть, как он заполнился.

Если необходимо сделать взаимозачет текущей датой или отличной от даты расчетного документа, то можно создать документ “Взаимозачет задолженности” вручную, выбрав все необходимые реквизиты, или изменить ее в созданном через зачет оплаты документе.

2 вариант. Если документ «Взаимозачет задолженности» не подходит по тем или иным причинам, можно изменить сам Платежный документ или Приобретение, если это возможно.

Если Расчетный документ нет возможности изменить (формируются ошибки остатков, требуется распроведение зависимых документов и др.), остается вариант корректировать Платежный документ (для него нет дополнительных условий переотражения в учете).

Поэтому с технической точки зрения изменять Платежный документ проще всего.

В нашем примере необходимо:

1. Перейти в документ “Списание безналичных ДС” и изменить Объект расчетов в соответствии с документом “Приобретение услуг и прочих активов”

Мы можем открыть список всех Объектов через троеточие и выбрать нужный:

Часто бывает, что список огромен, и найти нужный Объект вызывает трудности. Для этого существует механизм подбора по остаткам.

Для этого переключаемся в вариант разбиения Списком и выбираем команды “Подобрать по остаткам” (предварительно потребуется распроведение документа - при данном варианте это неизбежно):

И программа предложит варианты из неоплаченных Накладных, где выбираем нужный вариант и переносим в документ командой “Перенести в документ”:

2. По необходимости проставляем Статью ДДС и проводим документ.

3. Проверяем отчет “Сводная ведомость расчетов”, все встало на свои места - остаток по Накладной закрылся:

Выбор метода зависит от того, можем ли мы затронуть тот или иной период и исправить документы.

2 пример. Изменение реквизита “Детализация расчетов” в договоре, по которому уже происходили операции

Рассмотрим данные по договору “ДС Покупка (инструменты)” с контрагентом “Инструменты 21 века”:

По отчету видно, что по одному договору существуют разные виды Объектов расчетов, при этом в самом договоре стоит детализация “По договорам”:

Такая ситуация может возникать, если после создания заказа и связанных с ним платежных документов была изменена Детализация расчетов в договоре с “По заказам” на “По договорам”, и сформирован документ расчетов с уже новой детализацией.

Примечание: при изменении детализации расчетов (или каких-либо других аналитических данных) в договоре необходимо перевыбрать данный договор во всех документах, где он использовался ранее, и перепровести их. Или же перенести сумму с одного договора на другой и закрыть ненужный.

Для анализа примера смотрим, какой Объект расчетов стоит в платежках:

Видно, что детализация была по Заказам, поэтому в Объекте расчетов стоит Заказ.

Для исправления данной ситуации можно:

1 вариант. Создать документ “Взаимозачет задолженности” и перенести всю задолженность на Объект расчетов Договор “ДС Покупка (инструменты)”, как это было сделано в 1 примере:

Нужно перейти в рабочее место Зачет оплат по договору и найти заказ в неиспользованных авансах

Далее по команде “Зачесть/перенести аванс” зафиксировать документ в зачете, и по команде “Выполнить” создается документ “Взаимозачет задолженности”

В документе проставить необходимую дату (например, дату платежки, которая некорректно сформирована):

И после проведения документа “Взаимозачет задолженности” в отчете увидим, что долг закрылся:

2 вариант. Изменить Объект расчетов в Платежных документах:

В отчете увидим все связанные с Заказом платежки, и в каждой сможем поменять Объект расчета с Заказа поставщику на Объект расчетов договор “ДС Покупка (инструменты)”:

Изменим аналогичным образом оставшиеся платежные документы и проверим результат в отчете “Сводная ведомость расчетов”:

Задолженность закрыта.

Всегда внимательно относитесь к изменениям любых реквизитов в любых объектах!

3 пример. Закрыть задолженности по договору с контрагентом, по которому уже никаких операций не будет

Рассмотрим пример взаиморасчетов с контрагентом “Ассоль”.

Из отчета видно, что с контрагентом существует задолженность с пустой аналитикой по Объекту расчетов, ее и будем закрывать.

Для таких операций используется документ “Взаимозачет задолженности” (Казначейство - Взаимозачеты и списание задолженности - Взаимозачеты задолженности)

Документ предлагает несколько вариантов видов операций:

Более подробно про каждый из них можно узнать на сайте ИТС. 

Для примера используем Произвольный взаимозачет. Далее заполняем реквизиты шапки:

Заполняем дату (у меня 31.12.2023). Выбираем дебитора и кредитора (со стороны дебитора контрагент выступает как клиент, а со стороны кредитора - как поставщик), если неверно заполнить данные реквизиты документ не увидит задолженность и не сделает зачет. Как только шапка документа заполнена – нажимаем «Рассчитать взаимозачет».

Если все заполнено верно, программа автоматически подставит суммы и аналитику:

В нашем примере программа списала сумму 50 000 руб. с пустого объекта расчетов и зачла эту сумму по объекту расчетов “Приобретение товаров и услуг”. Проведем документ и проверим результат в отчете:

Сумма по пустой аналитике закрылась, а по Приобретению от 03.01.2022 зачлась.

В данном случае стоит упомянуть, что если необходимо закрыть сумму по конкретному Приобретению, а не по тому, что поставила программа автоматически, то для этого в документе “Взаимозачет задолженности” существует механизм подбора по остаткам.

Для этого в документе “Взаимозачет задолженности” я оставляю сумму 50 000 руб. По дебиторской задолженности, то есть вкладку Дебиторская задолженность не затрагиваю, а во вкладке Кредиторская задолженность необходимо выбрать вариант разбиения “Списком” и нажать на команду “Подобрать по остаткам”, предварительно очистив табличную часть:

Программа предложит все доступные варианты до даты, указанной в документе:

Выбираем нужный Объект расчетов и переносим в документ. Можно также распределить сумму на несколько Объектов расчетов:

Если сумма во вкладках Дебиторская задолженность и Кредиторская задолженность разные, то программа предложит пересчитать суммы:

Чтобы провести документ, суммы должны быть равны, но автоматически они не проставляются. Поэтому по второй строке пересчитываем сумму зачета вручную:

Проводим документ и анализируем полученный результат в отчете:

Сумма ушла с пустой аналитики и зачлась по нужным нам документам Приобретения.

 

4 пример. Перенос задолженности по контрагенту между организациями

Рассмотрим пример по контрагенту “Кактус”, с которым ведут взаиморасчеты несколько организаций:

В данном случае необходимо по каким-либо причинам перенести задолженность организации “Металл-Сервис” перед контрагентом” Кактус” на организацию “Андромеда Плюс”.

Стоит отметить, что задолженность у организации “Металл-Сервис” перед контрагентом “Кактус” закроется, но возникнет перед организацией “Андромеда Плюс”.

Для таких процессов также используется документ “Взаимозачет задолженности” (Казначейство - Взаимозачеты и списание задолженности - Взаимозачеты задолженности)

Вид операции в документе “Взаимозачет задолженности” выбираем “Перенос долга поставщику”, где стороны зачета - “Между двумя организациями в рамках одного контрагента”.

Выбрав операцию, необходимо заполнить реквизиты шапки:

Заполняем дату (у меня 31.12.2022). Выбираем организации - оформившую поступление и для передачи долга (первая - та, что снимает с себя задолженность, вторая - та, что принимает на себя эту задолженность) и контрагента. Если неверно заполнить данные реквизиты, документ не увидит задолженность и не сделает зачет.

В нашем примере Объектом раcчетов будет являться договор между двумя организациями.

Подробнее, как создать такой договор по ссылке на ИТС. 

Как только шапка документа заполнена - нам необходимо заполнить суммы.

Во вкладке “Долги” заполняем сумму по приобретению через команду “Подобрать по остаткам”.

На вкладке “Получатель” заполняем сумму, равную сумме, получившейся по документам табличной части во вкладке “Долги”, воспользовавшись командой “Заполнить по долгам”.

В качестве Объекта расчетов в данном случае был создан договор “Договор претензии” между организацией “Андромеда Плюс” и контрагентом “Кактус”.

По итогам проведения документа анализируем Отчет:

По результатам проведения операции видим, что задолженность по организации “Металл-Сервис” закрыта, а по организации “Андромеда Плюс” увеличена на сумму Приобретения у поставщика “Кактус”.

5 пример. Отключение функциональной опции “Направления деятельности” и “зависшая аналитика” по ней.

Рассмотрим пример, при котором не получится решить ошибку с помощью документа “Взаимозачет задолженности”:

На картинке видно, что у организации “Торговый дом “Комплексный”” не произошел зачет оплаты с контрагентом “Ассоль” по договору “ТД Договор продажи АСС-90 от 01.01.2015”.

Для более детального анализа данной ошибки необходимо составить Универсальный отчет (НСИ и администрирование - Администрирование - Печатные формы, отчеты и обработки - Универсальный отчет) с настройками и структурой:

Для упрощения демонстрационного примера был сделан отбор и убраны пустые поля. Рекомендуется не устанавливать отборы и не убирать столбцы в таблице для более полноценной картины вашего учета.

На картинке отображаются документы, которые присутствовали в отчете “Сводная ведомость расчетов” и видно, что не произошел зачет из-за разницы в наименовании аналитики учета по партнерам:

Все реквизиты одинаковы, кроме одного - Розничные продажи (офис).

А данном случае это реквизит является Направлением деятельности, функциональность которого в какой-то момент, по каким-либо причинам была отключена без очищения всех ссылающихся объектов на справочник “Направления деятельности” (НСИ и администрирование - Настройка НСИ и разделов - Финансовый результат и контроллинг - Финансовый результат по направлениям деятельности).

В других случаях разница в аналитике может быть и из-за дублей Организации или Партнёров. Или же отключения какой-либо другой функциональности, например, Договоров с партнерами. В любом случае это провоцирует за собой то, что исправить данную ситуацию документом “Взаимозачет задолженности” мы не сможем, так как этот документ не увидит выключенный реквизит “Направление деятельности”.

В идеале необходимо включение функционала “Финансовый результат по направлениям деятельности” (НСИ и администрирование - Настройка НСИ и разделов - Финансовый результат и контроллинг - Финансовый результат по направлениям деятельности).

В нашем примере после включения настройки необходимо зайти в договор и проверить наличие заполнения реквизита “Направление деятельности”, так как по аналитике, привязанной к Реализациям, наименование Направления деятельности отсутствует.

Если реквизит заполнен, то его необходимо очистить и перевыбрать договор в документе “Приходный кассовый ордер”, а если не заполнен, то только перевыбрать договор в документе “Приходный кассовый ордер” и провести документ.

После этого можно проверить отчеты. Универсальный отчет:

И отчет “Сводная ведомость расчетов”:

Задолженность закрылась.

Этот способ является наиболее эффективным, так как позволит перепроверить все взаиморасчеты и закрыть все подобные “хвосты”.

Таким образом, мы рассмотрели основные ошибки во взаиморасчетах с контрагентами. Для их устранения в большинстве случаев достаточно проверить, правильно ли указаны в документах основные реквизиты, что можно сделать с помощью типовых отчетов с минимальными настройками.

Заказать консультацию специалиста 1С

Оставьте заявку и наши эксперты проконсультируют вас по данной статье.

ФИО*

Номер телефона*

ИНН*

Город*

Отправить заявку

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных и соглашаетесь с политикой конфиденциальности.