Ведение планового технического обслуживания транспортных средств в программах линейки 1С:УАТ

Техническим обслуживанием (далее — ТО) принято называть плановые работы с автомобилем, которые проводятся с некоторой периодичностью. В ТО входят различные виды диагностики, регулировки и прочие регламентные работы.

В пункте 2.3 ПДД указано, что в обязанности водителя входит проверка исправности транспорта перед каждой поездкой. Если мы обратимся к приказу Минтранса России от 28.09.2022 N 390 (ред. от 05.05.2023), то в пункте 13 Порядка оформления или формирования путевого листа (раздел II приказа) указано, что при проведении предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства должны быть проставлены дата, время и результат такого контроля, а положительное заключение представлено в виде отметки «выпуск на линию разрешен» на путевом листе. Эти данные и отметки, а также подтверждающие подписи должны быть проставлены должностным лицом, ответственным за техническое состояние и безопасную эксплуатацию транспортных средств, назначаемым решением руководителя юридического лица. Обычно эту роль выполняют контроллеры транспортных средств или механики. Такой ежедневный контроль реализован в программных продуктах линейки 1С:Управление автотранспортом в документе «Путевой лист».

Но помимо этого существует плановое ТО, которое подразумевает все три компонента обслуживания — диагностика, регулировка, регламентные работы. Однако они проводятся с определенной периодичностью, вне зависимости от текущего состояния автомобиля. Для каждой модели машины существует регламент с перечнем работ и частотой их выполнения. Например, контролируются замены масла и фильтров, свечей зажигания, тормозной жидкости, проводится больше проверок, настроек и регулировок по каждому транспортному средству. Ведение планового ТО подразумевает историю его прохождения, которую надо где-то вести и использовать для планирования следующего ТО. Например, если это ТО проходится не по показателям пробега автомобиля, а с определенной периодичностью.

Решения линейки программных продуктов 1С:Управление автотранспортом позволяют закрыть потребность транспортных организаций по ведению планового ТО. 

Рассмотрим, как настроить это в программе и какие отчеты можно сформировать по ТО. Все примеры ниже будут продемонстрированы на программном продукте 1С:Управление автотранспортом Стандарт (версия 2.2.31.1), и, если в 1С:Управление автотранспортом ПРОФ (версия 2.2.31.1) есть отличия в алгоритме работы с теми же задачами, то они также будут представлены.

Настройки программы, связанные с ТО

В программных продуктах линейки 1С:Управление автотранспортом есть различные настройки программы на уровне пользователя, подразделения и организации. Нас будет интересовать, какие правила для программы, связанные с ТО по нашей организации, мы можем установить.

Для этого изучим настройки на закладке «Администрирование» — «Установка прав и настроек».

В открывшемся окне выберем объект настройки прав по типу «Организация», а затем нашу организацию в поле ниже (в одной базе вы можете вести учет нескольких организаций, так что выбираем нужную, а если она одна, то организация будет подставлена автоматически).

Просматривая все настройки в дереве прав, вы можете найти всего два упоминания ТО.

В разделе настроек «Ремонты» можем назначить, на сколько лет планируем технические обслуживания транспортных средств: это будет оказывать непосредственное влияние на составление графика ТО.

В разделе настроек «Документы» — «Путевые листы» есть настройка, как программа будет реагировать при попытке провести документ «Путевой лист», если мы в него выбрали автомобиль, по которому есть просрочка по прохождению ТО.

Можем выбрать разные варианты поведения программы.

При установленной по умолчанию настройке «Предупреждать» произойдет проведение документа, но программа сообщит, что ТО по данному транспортному средству имеет просрочку. При варианте «Разрешать» произойдет успешное проведение документа безо всяких сообщений, а при «Запрещать» документ «Путевой лист» попросту не удастся провести — программа выдаст ошибку.

Настройки в 1С:Управление автотранспортом ПРОФ не отличаются от версии 1С:Управление автотранспортом Стандарт.

Ввод данных о нормах ТО

Далее можем приступить к вводу информации о нормах ТО. Эти данные имеют отношения к транспортным средствам, но искать будем их не в справочнике «Транспортные средства», а в справочнике «Модели транспортных средств».

Нормы ТО хранятся на отдельной одноименной закладке.

При этом к каждому транспортному средству привязывается модель, так что быстрее найти нормы ТО для конкретного автомобиля можно через справочник «Транспортные средства». Находим нужный автомобиль, открываем его, и получим быстрый доступ к конкретной модели, установленной для транспортного средства, а в ней уже нормы ТО.

.

Рассмотрим, что позволяют указать в нормах ТО. Мы можем завести несколько норм ТО, рассмотрим один из них, нажав «Добавить».

Откроется окно планирования норм ТО.

Для начала мы должны выбрать «Вид обслуживания», которые хранятся в справочнике с соответствующим именем — «Виды обслуживания ТС». Он предназначен для классификации работ при проведении ТО, планово-профилактических работ, ремонтов и т.д.

В поле «Вид обслуживания ТС» доступна следующая классификация ТО:

Настройка «Цвет» используется при отображении вида обслуживания в отчете «График ТО».

Флажок «Планирование ТО» должен быть установлен для того, чтобы вид обслуживания был доступен для использования в плановом ТО.

Флажок «Циклический»: если установлен данный флажок, то для данного вида ТО цикличность проведения настраивается для моделей транспортных средств по дате или пробегу, ТО может проводиться неограниченное число раз до окончания эксплуатации ТС. Если флажок «Циклический» не установлен, ТО проводится по сервисной книжке (имеет план). В этом случае для определенной модели в сервисной книжке для каждого ТО заранее известны:

• перечень работ, которые должны быть выполнены при проведении ТО,

• перечень и количество запасных частей и материалов, которые должны быть заменены на ТС.

При проведении ТО по сервисной книжке для ТС указывается цепочка последовательных ТО, каждое из которых выполняется 1 раз.

Флажок «Не отражается в учете»: при установленном флаге документы «Ремонтный лист» с этим видом обслуживания не выполняют движения по партиям и взаиморасчетам и не выгружаются в типовые конфигурации при синхронизации данных.

После выбора вида обслуживания ТС нужно выбрать, как будем планировать ТО.

Если выбираем планирование «По периоду времени», тогда доступны следующие настройки периодичности.

Необходимо установить периодичность и количество периодов, а также допуск — количество дней до наступления планового срока ТО, начиная с которых в списке ТС и прочих формах будет выводиться значок, предупреждающий о приближении ТО.

Если выбираем планирование «По выработке ТС», тогда становятся доступны настройки выбора параметра выработки, по которому при достижении значения должно проводиться ТО.

Но также доступна опция «Что наступит раньше». Она совмещает обе предшествующие настройки, отмечая необходимость ТО в зависимости от события, которое наступит раньше.

Заполним ТО-1 по пробегу, установим значение на 10 тыс. км. Далее можем указать, какие работы планируем проводить в рамках этого ТО и какие запчасти заменять.

Заполнение этой таблицы происходит элементами справочника «Работы по ремонту ТС», которые обычно указываются в документах «Заявка на ремонт» и «Ремонтный лист».

Если работы включают в себя замену запчастей, то заполним вторую табличную часть. Запчасти выбираются из справочника «Номенклатура».

Есть альтернатива ручному заполнению норм ТО. По нажатию на кнопку «Сервисная книжка» открывается меню, которое позволяет создать набор норм ТО для транспортного средства, изменить его или скопировать из другой модели.

Это предоставляет доступ к тем же нормам, только в каждой таблице есть возможность загружать данные из Excel.

Ввод данных о прохождении ТС при вводе новых транспортных средств

Для корректной работы сроков ТО на ТС с ненулевым пробегом нужно обязательно ввести начальный пробег в соответствующее поле.

При вводе новых транспортных средств в одноименном справочнике помимо основных показателей нужно внести еще и информацию о последних ТО (закладка «Транспорт» — «Ввод начальных показаний»).

Документ состоит из двух вкладок. На одной указываем начальные показатели счетчика ТС, установленного в модели, а вторая позволяет ввести информацию о прохождении ТО.

У модели нового транспортного средства установлены следующие нормы ТО:

На закладке «История прохождения ТО» заполним данные для обоих вариантов ТО. В таблице заполняются последние даты ТО. Если ТО назначается по параметру выработки, то заводится дополнительно значение этого параметра на дату последнего прохождения ТО.

В справочнике «Транспортные средства» можно увидеть в нижней части окна дополнительную информацию о транспортном средстве, в том числе предупреждения по ТО и отметки в виде значков в самом списке, показывающие, что подошел срок ТО.

Когда данные о пробеге достигнут ключевых отметок, то в справочнике появятся следующие обозначения.

Для конфигурации 1С:Управление автотранспортом ПРОФ есть одно отличие в алгоритме ввода данных. В этой конфигурации существует «Помощник ввода в эксплуатацию», которым очень удобно пользоваться для ввода транспортных средств.

Если воспользуемся помощником, то тогда будет предложено быстро создать все необходимые документы для начала работы транспортного средства в нашей организации.

Документ, в котором вводятся данные об истории прохождения ТО, является «Вводом начальных показаний». Только в быстром заполнении через помощник история ТО не вводится. Так что необходимо найти созданный документ и дополнить его данными о прохождении ТО.

Внесение отметок о прохождении ТО

Само прохождение ТО производится в документе «Ремонтный лист», а также можно спланировать такие работы через документ «Заявка на ремонтный лист».

Все работы, прописанные в ТО, все замены запчастей автоматически попадут в эти документы.

Отчеты, отражающие данные о ТО

При работе с тем или иным разделом учета в линейке программных продуктов 1С:Управление автотранспортом помогут многочисленные отчеты, которые по стандарту есть в программе. Есть несколько отчетов, конкретно касающихся ТО, их всего три: «График ТО», «Планирование ТО» и «Невыполненные ТО». Рассмотрим их по порядку, все три отчета можно найти на закладке «Ремонты и агрегаты» в блоке «Отчеты по ремонтам и агрегатам».

Отчет «График ТО»

Отчет позволяет отобразить на диаграмме Ганта список транспортных средств, для которых необходимо запланировать техническое обслуживание. В отчете отображаются все ТО с плановой датой, попадающей в период отчета.

В нашем примере есть ТО, которое проводится раз в год, и в последний раз проводилось 14.03.2024 года. Значит «График ТО», сформированный за март 2025 года, должен указать необходимость планирования этого вида ТО.

Наше ТО выделено синим цветом согласно настройкам, которые были выбраны при создании этого вида ТО.

Отчет также можно сформировать с другим масштабом, например, чтобы увидеть все ТО, запланированные на календарный год.

Отчет «Планирование ТО»

Отчет позволяет получить список транспортных средств, для которых необходимо запланировать техническое обслуживание. В отчете отображаются все ТО с плановой датой, попадающей в период отчета. При расчете плановой даты ТО к дате последнего ТО прибавляется число дней до следующего ТО. Для периодических ТО число дней определяется из норм ТО. Если для планирования ТО используется параметр выработки, то количество дней рассчитывается по среднесуточному значению выработки данного транспортного средства. Расчет плановой даты ТО всегда происходит без учета допуска.

Отчет «Невыполненные ТО»

Отчет позволяет получить список транспортных средств, у которых на дату отчета не выполнено плановое техническое обслуживание. В отчете отображаются все ТО с плановой датой меньше или равной дате отчета. При расчете плановой даты ТО к дате последнего ТО прибавляется число дней до следующего ТО. Для периодических ТО число дней определяется из норм ТО. Если для планирования ТО используется параметр выработки, то количество дней рассчитывается по среднесуточному значению выработки данного транспортного средства. Расчет плановой даты ТО всегда происходит без учета допуска.

В нашем примере у автомобиля есть необходимость пройти ТО-1, так как значение ключевого показателя выработки (пробег общий) достигло значения, при котором нужно проходить ТО.

В этой статье мы рассмотрели все аспекты ведения технического обслуживания в линейке программных продуктов 1С:Управление автотранспортом: от введения норм и ввода данных о ТО для новых авто и до отметок о прохождении ТО. Отчеты по ТО дадут вам четкое понимание о подходящих сроках ТО, а детали интерфейса, такие как отметки символами автомобилей, которым необходимо провести ТО, или предупреждения при проведении документов «Путевой лист» не дадут допустить ошибок в учете.

Если у вас есть потребность настроить ТО в программе 1С:Управление автотранспортом или иные вопросы по любому программному продукту из линейки, обращайтесь к нам во франчайзинговую сеть «ИнфоСофт». Мы поможем вам как с внедрением 1С:Управление автотранспортом, так и с настройкой программы для комфортной работы с процессами сферы транспорта.