Учет инвентаризации ТМЦ

В процессе учета товаров на складе необходимо периодически проводить инвентаризацию для сопоставления фактического количества товаров с данными в учетной системе. Такие проверки позволяют выявить различия, вызванные как ошибками при физической потере товаров, так и при неправильном заполнении документов. В данной статье мы подробно рассмотрим, как осуществляется инвентаризация товаров на складах, а также какие инструменты помогут проверить ее корректность.

Расхождения можно отразить несколькими способами:

• пересчет товаров – когда создается документ на пересчет всех товаров на складе, затем расхождения отражаются в системе созданием актов;

• ордеры на отражение излишков, недостач, порч – с помощью данных документов отражаются выявленные фактические расхождения, на основании них создаются также акты.

В каком случае применяется пересчет, а в каком ордеры? Ордеры используются для отражения расхождений, выявленных в процессе оперативной работы. Пересчет формируется при проведении инвентаризации остатков на складе.

Инвентаризация на ордерном и обычном складе начинается с формирования задания на пересчет товаров.

Пересчет товаров

Пересчет товаров используется для подбора товаров к пересчету, ввода фактического количества товарных остатков и работы с печатными формами. По результатам пересчета оформляются соответствующие складские акты «Оприходование излишков товаров», «Списание недостач товаров», «Пересортица товаров», «Порча товаров»

Список документов хранится в Склад и доставка – Излишки, недостачи, порчи – Пересчеты товаров.

В открывшейся форме расположены фильтры по складу и статусу («Подготовлено», «В работе», «Внесение результатов», «Выполнено»). При выборе склада, система выведет сообщение о текущем состоянии расхождений у склада. Например, если будет выведено сообщение «Расхождения при пересчетах не выявлены или по всем выявленным расхождениям оформлены складские акты», то это говорит о том, что, либо в системе уже есть документы, которые полностью отражают результаты прошлых инвентаризаций, либо полное отсутствие таких документов. Если будет выведено сообщение «Есть выявленные пересчетами расхождения, по которым не оформлены складские акты», то это говорит о том, что по выбранному складу акты оформлены не до конца.

Для автоматического отслеживания этапов проведения инвентаризации при пересчете товаров также используются статусы. Всего их четыре:

• «Подготовлено» - планируется пересчет;
  

• «В работе» - ведется пересчет товаров, появляется возможность печати задания на пересчет;

• «Внесение результатов» - в табличной части на вкладке «Товары» появляется возможность внести фактическое количество товаров;

• «Выполнено» - блокируется табличная часть для редактирования, становятся доступны для оформления на основании пересчета складские акты (в том числе и с помощью помощника).

Данная настройка дополнительно проверяет номенклатурные пересечения с другими пересчетами. Если в системе будет зарегистрирован пересчет товаров в статусе «В работе» или «Внесение результатов» по необходимому складу, то система не позволит сформировать дополнительный пересчет.

Для создания пересчета необходимо нажать кнопку «Создать». Если был установлен отбор пот складу на предыдущей форме, то в документе автоматически заполнится поле «Склад».

На вкладке «Основное» указываем дату, ответственного и склад. Для печатной формы можно указать исполнителя и флаг «печатать количество по учету».

На вкладке «Товары» указываются товары, которые подлежат инвентаризации. Заполнить табличную часть можно несколькими способами: с помощью отбора, вручную, сканированием штрихкода. По умолчанию в системе установлен отбор по номенклатуре, которая на текущую дату на складе количественно не равна 0.

Отбор можно настроить, например, по сегменту номенклатуры, для этого необходимо нажать  для выбора другого отбора. Для заполнения по отбору необходимо нажать кнопку «Заполнить по отбору».

После заполнения табличной части, документ необходимо провести в статусе «В работе», для этого нажимаем кнопку . Система выдаст сообщение о том, что в табличной части будет перезаполнено учетное количество, нажимаем «Ок». Теперь можно выполнить печать бланков для пересчета.

Для этого необходимо нажать кнопку «Печать» и выбрать необходимый вариант бланка.

Если установить флаг «Печатать количество по учету», то в печатной форме появятся столбики «Кол-во (по учету)» (будет заполнен данными из системы), «Кол-во (отклонение)».

Данные бланки передаются сотрудникам, которые будут выполнять физический пересчет товаров на складе, отражать фактическое количество позиций в бланке (например, кладовщикам). После заполнения количества, бланк передается сотруднику, который вносит результат инвентаризации в систему (например, бухгалтер).

После инвентаризации в документе «Пересчет товаров» необходимо изменить статус на «Внесение результатов» и отразить расхождения для конкретных позиций. Для ускорения заполнения воспользуемся кнопкой . Данная кнопка заполнит у всех позиций количество по факту равным количеству по учету. У номенклатуры, которой количество по факту отличается от количества по учету меняем цифры, отклонение заполнится автоматически.

Если необходимо изменить качество какой-то позиции и это не все количество товара, то сначала необходимо разделить строки. Для этого воспользуемся кнопкой .

В окошке необходимо ввести количество, которое будет изменено по качеству.

Затем выбираем строку, у которой необходимо изменить качество, и нажимаем кнопку «Изменить качество». В появившемся окне можно выбрать товар с другим качеством либо создать новый (ограниченно годный и негодный).

После выбора необходимого товара нажимаем «Выбрать». Данная позиция будет перенесена в пересчет товаров.

При необходимости, можно установить флаг «Только с отклонениями», тогда на вкладке «Товары» будут отображаться только позиции с отклонениями.

После отражения фактического количества товаров, необходимо документ перевести в статус «Выполнено». Для фиксации изменений проводим документ. При установке этого статуса, редактирование табличной части документа становится недоступным.

Перейдем к отражению отклонений в системе. Это можно сделать двумя способами: с помощью помощника, отдельным отражением складских актов.

Документы можно создавать на основании пересчета:

Либо из рабочего места Склад и доставка – Излишки, недостачи, порчи – Складские акты.

Рассмотрим вариант создания документов с использованием помощника. Помощник может использоваться только на ордерном складе. Если помощник оформления складских актов запускается из пересчета товаров, то поля заполнятся автоматически. Также под полем склада система сообщит, есть ли какие-то пересчеты товаров, которые еще не завершены (у них не установлен статус «Выполнено»). В нашем примере все пересчеты товаров выполнены.

При необходимости поля можно изменить.

Если нажать на ссылку «Товары», то выведется отчет «Неоформленные недостачи и излишки товаров» в разрезе склада, который указан в помощнике.

Если необходимо оформить акты только по части позиций, то можно установить отбор номенклатуры. Для этого нажимаем на ссылку «Установить отбор» и указываем условия отбора и нажимаем «Ок».

После заполнения полей нажимаем «Далее».

На данном шаге система предлагает выполнить зачет пересортицы и порчи. Если списываемые и приходуемые товары — это одинаковая номенклатура, то с помощью отбора «Отбор строк для зачета по пересортице» можно убрать лишние позиции.

С помощью кнопки «Зачесть все пересортицы» система автоматически объединит в пересорт товары, которые, например, имеют одинаковое наименование, но разные характеристики. «Зачесть выделенные строки» позволит списать выбранный товар из левой табличной части, а оприходовать из правой, то есть данная кнопка позволяет зачесть по пересортице разные товары. Кнопка «Зачесть все порчи» перенесет в табличную часть списываемый товар и приходуемый товар, который является товаром другого качества для списываемого товара.

Когда все порчи и пересортицы перенесены в нижнюю табличную часть, нажимаем «Далее».

Здесь можно также поставить отбор по конкретной операции и посмотреть отчет по остаткам товаров организаций. На этом шаге необходимо распределить все списания, оприходования, порчи и пересортицы либо по организациям («Распределить согласно остаткам организации»), либо отнести акты на конкретную организацию («Отнести на выбранную организацию»). После завершения распределения нажимаем «Далее».

Переходим к шагу «Проведение актов». Помощник сформирует документы и те, в которых заполнены все данные, он проведет. Необходимо указать недостающие данные (статьи, цены), провести документы и нажать «Готово» в помощнике оформления складских актов.

 

Создание актов без помощника

Для создания складских актов без помощника (для обычного склада) необходимо использовать отдельные операции (оприходование излишков, пересортица, порча, списание недостач). Создать складские акты можно на основании пересчета товаров, а также из рабочего места Склад и доставка – Излишки, недостачи, порчи – Складские акты.

Оприходование излишков товаров

Документ является финансовым и фиксирует финансовые условия оприходования товаров.

При создании на основании пересчета товаров, автоматически заполнится склад, вид цены, товары и их цена (если она указана для выбранного вида цены в документе). Необходимо указать организацию, подразделение, статью доходов, валюту и цены, которые автоматически не установились.

 

Пересортица товаров

Документ предназначен для фиксирования факта пересортицы товаров. В документе фиксируется информация о списанном товаре (Списываемый товар) и об оприходованном товаре (Приходуемый товар).

При создании на основании пересчета товаров, также автоматически заполнятся поля (склад, вид цены, товары и их цена). Необходимо указать организацию, подразделение, статью расходов и статью доходов, валюту, а также цены, которые автоматически не установились.

Порча товаров

Документ используется для отражения факта обнаружения товара другого качества.   

В данном документе автоматически заполнится склад, вид цены при создании на основании пересчета товаров. Необходимо указать статью расходов, организацию, подразделение, валюту и цену испорченного товара, если она не указана.

Списание недостач товаров

Документ является финансовым и фиксирует финансовые условия списания товаров.

При создании на основании пересчета товара, автоматически заполнится организация, склад и товары. В данном документе необходимо указать организацию, статью списания.

По завершению оформления складских актов необходимо сформировать документ «Инвентаризационная опись». Для этого перейдем по ссылке.

В появившемся окне выбираем склад, организацию и период, за который формируется опись. Нажимаем «Сформировать описи». Опись предназначена для получения регламентированных печатных форм Инвентаризационная опись (ИНВ-3) и Сличительная ведомость (ИНВ-19).

Распечатать ИНВ-3 и ИНВ-19 можно из пересчета товаров либо из инвентаризационной описи.

Инвентаризация на обычном (не ордерном складе)

Инвентаризация на обычном складе выполняется также, как и на ордерном складе. Единственное различие - для оформления складских актов нельзя использовать помощник (каждый документ создается отдельно).

Инвентаризация на адресном складе

Для инвентаризации на адресном складе в системе предусмотрена возможность автоматического создания заданий на пересчет товаров (в настройках адресных складов). Если данная возможность используется, то система автоматически будет создавать задание на пересчет, если же автоматическое задание на пересчет не используется, необходимо из рабочего места «Пересчет товаров» сформировать это задание.

Все остальные действия аналогичны ордерному складу.

Проверка данных

Для проверки корректности ввода актов по документам инвентаризации можно воспользоваться контекстным отчетом «Оформление». Если какие-то расхождения не оформлены, то строка с этой номенклатурой будет в отчете. Если расхождения все отражены, то отчет должен быть пустой.

Для просмотра количественного движения товаров в разрезе склада можно воспользоваться отчетом «Ведомость по товарам на складах». Отчет находится в Склад и доставка – Отчеты по складу – Анализ запасов – Ведомость по товарам на складах. При установке флажка «Детализация до регистратора» можно посмотреть движения товаров в разрезе документов.

Также можно воспользоваться отчетом «Контроль оформления документов товародвижения» (Склад и доставка – Отчеты по складу – Управление складом – Контроль оформления документов товародвижения). Данный отчет покажет расхождения в складском и бухгалтерском контуре, а также выведет рекомендации по их устранению.

Ордеры на отражение излишков, недостач, пересортиц и порч

При нахождении фактических излишков, недостач, порч и пересортиц на складе, используются ордера. В них фиксируется фактические расхождения товаров. Например, при работе на складе, сотрудник обнаружил молоток. При изучении документов выяснилось, что молотка на складе (по учету) нет. Для отражения данного молотка необходимо сформировать документ «Ордер на отражение излишков».

На основании ордеров также формируется складские акты.

Акт расхождения после перемещения

Инвентаризационные документы можно также создавать на основании перемещения. Для этого в настройках должен быть включен флаг «Акты о расхождениях после перемещения» (настройка находится НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Перемещение товаров).

При создании акта необходимо указать фактическое количество товаров, а также как их отработать, и, в зависимости от того, как будут отражаться расхождения, система поможет скорректировать документ.

Например, при выборе вариантов, где необходимо оформить расхождения, система предложит скорректировать документы. Подсказки можно посмотреть на вкладке «Основное», по гиперссылке «Оформить документы».

В статье мы рассмотрели различные варианты инвентаризации товаров на складах (включая ордерные и адресные), отражение расхождений после инвентаризации и способы контроля расхождений между складским и финансовыми контурами. Надеемся, что эта информация поможет вам оптимизировать учет и контроль за товарными запасами на вашем складе.

Заказать консультацию специалиста 1С

Оставьте заявку и наши эксперты проконсультируют вас по данной статье.

ФИО*

Номер телефона*

ИНН*

Город*

Отправить заявку

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных и соглашаетесь с политикой конфиденциальности.