Предварительное и окончательное закрытие месяца в ERP, КА, УТ. Что выбрать пользователю?

Вопрос клиента: Что означают пункты «Предварительное» и «Окончательное» в закрытии месяца в ERP, УТ и КА? И какой пункт нужно выбирать?

Ответ:

Это зависит только от ваших целей и объемов базы. Если объем документов небольшой, то лучше использовать вариант окончательного закрытия месяца. Если же оно у вас проводится очень долго, и вас устроят предварительные результаты по себестоимости ТМЦ, то можно использовать предварительное закрытие месяца пока не появится возможность провести окончательное.

Форма выбора

Давайте рассмотрим некоторые особенности, важные для выбора режима особенности предварительного закрытия.

1) Возможность закрывать месяц не полностью, а по указанную дату.

2) Ограниченный состав операций.

Это восстановление последовательности взаиморасчетов и, следовательно, НДС, отражение бухгалтерских проводок и расчет себестоимости. Т.е. только самые необходимые.

3) Расчет себестоимости в предварительном закрытии очень отличается от привычного по ряду пунктов:

А) НЕ ПРОИЗОДИТСЯ расчет себестоимости ПРОДУКЦИИ и затрат на нее. В отчетах будут либо пустые суммы себестоимости продукции, либо ее плановая себестоимость (зависит от настроек базы).

Вывод: если цель - увидеть приблизительную себестоимость продаж или валовую прибыль, то это получится только для перепродаж. Себестоимость продукции мы увидим только если ранее ее рассчитали в окончательном закрытии месяца.

Б) Расчет себестоимости производится только для новых или измененных с прошлого закрытия месяца документов. Если вы вносите документы задним числом, например, то себестоимость ранее рассчитанных документов не изменится до окончательного закрытия.

В) Не производится множество операций, которые могут повлиять на себестоимость. Например, расчет и начисление амортизации.

Вывод: рассчитанная так себестоимость годится только для предварительных выводов.

Из плюсов: скорость, возможность поддерживать актуальность взаиморасчетов, проводок бухгалтерского учета и НДС.

Надеюсь, теперь вам проще будет определиться с выбором.