Предпроектное обследование – коротко о самом главном

Зачастую при начале проектов мы сталкиваемся с тем, что некоторые организации не понимают, зачем же нужно проводить Предпроектное обследование (далее - ППО), зачем тратить свои деньги и время на данное обследование, почему Исполнитель не может сразу начать действовать?

Как правило, большая часть руководителей не обладает полной картиной происходящего в собственных производственных подразделениях. Безусловно, они знают организационную структуру, направления деятельности и другие важные детали о предприятии. Если по результату деятельности получилась прибыль, значит, глобальных проблем нет, и сотрудники хорошо справляются, но какой ценой?

Бывает и иная ситуация, когда руководитель самостоятельно принимает решение о необходимости внедрить новый программный продукт, который автоматизирует существующие бизнес-процессы предприятия. Но при этом наблюдается тенденция того, что нет понимания, как все работает, какие бизнес-процессы предприятия необходимо совершенствовать и какие средства для этого требуется. Этап ППО – это отличный способ расставить все по полочкам, понять слабые места и то, каким образом их можно и нужно улучшить.

Помимо прочего, ППО – это отличный способ знакомства Заказчика с Исполнителем, с бизнес-процессами и устройством работы предприятия в целом.

Что представляет из себя данный этап, какие цели, задачи преследует и как их добиться, а также стоит ли вообще уделять такое пристальное внимание ППО рассмотрим в данной статье.

Что такое ППО, главные цели этапа?

При ведении масштабного проекта по внедрению информационной системы или автоматизации сложных бизнес-процессов, обязательным этапом является ППО.

ППО – это комплекс работ, направленный на изучение бизнес-процессов предприятия Заказчика с последующей подготовкой отчета, который состоит в сборе сведений, необходимых для разработки предложений по архитектуре информационной системы Заказчика, составления рекомендаций по выбору программного продукта для автоматизации и по подготовке к проекту, а также описания ориентировочных план-графика и бюджета проекта.

ППО является полноценным этапом проекта, который подразумевает в себе проведение таких работ как интервьюирование сотрудников предприятия, составление плана работ, графиков, бюджета, а также вариантов оптимизации работы предприятия и другие.

Главными целями ППО являются:

• определить текущее состояние учетных систем;

• зафиксировать цели проекта и определить критерии их достижения;

• определить рамки и границы проекта, его этапы;

• сформировать подходы к выполнению проекта и проектную команду как со стороны Исполнителя, так и со стороны Заказчика;

• разработать концепцию целевой информационной системы;

• определить ориентировочные график и бюджет проекта.

Таким образом, по итогам проведения ППО мы получаем полное и детальное представление о проекте и можем дать максимально точную и обоснованную оценку состава, сроков и стоимости дальнейших работ.

Главные вопросы ППО и как на них ответить?

В ходе обследования необходимо ответить на главные вопросы: ЧТО, КАК, ПОЧЕМУ?

1. ЧТО по итогам проекта получит Заказчик, то есть, какую он извлечет выгоду из проекта;

2. КАК работают бизнес-процессы предприятия;

3. ПОЧЕМУ или для чего необходимо автоматизировать те или иные бизнес-процессы.

Для понимания бизнес-процессов предприятия Заказчика необходимо выявить потребности у пользователей текущих информационных систем Заказчика. Самым эффективным методом является интервьюирование. Стоит отметить, что специалистам Исполнителя необходимо опросить сотрудников разных квалификаций – от исполнителей до высшего руководства, так как мнения и представления о том, как работает функционал могут различаться. Для удобства и эффективности работы необходимо составить график проведения интервью.

Всю полученную информацию необходимо зафиксировать в виде документа – Отчета о предпроектном обследовании, с которым должен ознакомиться Заказчик и согласовать, а при необходимости дополнить или исправить некоторые данные.

Отчет о предпроектном обследовании покажет текущее состояние учета по обследуемым блокам и может указать на бизнес-процессы предприятия, где стоит изменить порядок учета для автоматизации работы. Документ будет содержать предложения от Исполнителя по программной и технической архитектуре внедряемой автоматизированной системы.

Составленный Отчет о предпроектном обследовании состоит из частей:

• Информация о предприятии;

• Информация о бизнес-процессах предприятия;

• Описание автоматизации бизнес-процессов применительно к целевому ПП;

• Укрупненный план последующих этапов работ.

По итогам проведения ППО у Заказчика и Исполнителя должно сложиться понимание, какие «больные места» есть у Заказчика и как их «вылечить». ППО – это совместная работа как Заказчика, так и Исполнителя. Ведь все преследуют одну цель – успешно завершить проект в запланированные сроки и бюджет.

Стоит отметить, что ППО бывает двух видов: полное и экспресс. В экспресс обследовании Исполнитель также изучает все бизнес-процессы предприятия, но в готовом Отчете о предпроектном исследовании не будет их подробного описания.

Стоит ли уделять такое внимание ППО?

Истинное понимание процессов и их согласование «на берегу» как со стороны Заказчика, так и со стороны Исполнителя, помогут установить доверительные отношения, так как Заказчик осознает, что его поняли верно.

В ходе внедрения часто возникают организационные и технические проблемы, но при проведении ППО снижается вероятность их возникновения и повышается скорость их решения, так как будет понимание, с чем идет работа.

ППО - это важный этап работ, который закладывает основу для будущего проекта. Именно на этапе обследования выясняется готовность и руководства, и сотрудников предприятия Заказчика.

Обследование также проявляет компетенции специалистов со стороны Исполнителя, что дает Заказчику понимание, стоит ли начинать работы с конкретным подрядчиком, и как будущее сотрудничество отразится на совместной работе в проекте. Всегда лучше на начальном этапе прекратить сотрудничество, которое может привести к негативному опыту как для Заказчика, так и для Исполнителя.