Автоматизация товародвижения номенклатуры, контролируемой ВетИС (Меркурий) с использованием механизма учёта по срокам годности в сериях в 1С:ERP

При работе с молочной продукцией довольно часто появляются вопросы «Как внедрить учёт по сериям для номенклатуры со сроком годности?», «Как система учёта по сериям будет взаимодействовать с документами интеграции ВетИС?». В данной статье будет рассмотрен один из сценариев настройки и использования механизма учёта серий номенклатуры по срокам годности и описание схемы взаимодействия срока годности, указанных в зарегистрированных сериях и документов системы ВетИС.

В данной статье при настройках и политики учёта номенклатуры по сериям учитываются следующие требования:

• Необходимо вести учёт товародвижения с учётом сроков годности.

• Выбранные настройки должны вносить минимальные изменения в существующий документооборот.

• Номенклатура должна прослеживаться в ВетИС.

• Контроль остатков в разрезе серий.

Настройка параметров учёта по сериям

Настройка учёта по сериям номенклатуры осуществляется индивидуально для каждого вида номенклатуры. В первую очередь необходимо выбрать тип номенклатуры, он напрямую будет влиять на доступные функции учёта по сериям.

Рисунок 1 - Кнопка для настройки типа номенклатуры

Среди доступных вариантов необходимо выбрать тип «Подконтрольная продукция ВетИС» или «Молоко и молочная продукция», оба типа номенклатуры позволят использовать учёт по срокам годности с использованием дополнительных реквизитов системы ВетИС.

Рисунок 2 - Типы номенклатуры для подконтрольной продукции

Далее необходимо включить возможность использования серий для данного вида номенклатуры, для этого надо активировать флаг «Серии», после чего появится возможность для выбора идентификаторов.

Рисунок 3 - Форма настройки серий у вида номенклатуры

В настройках идентификаторов необходимо выбрать, что именно серия идентифицирует. Вариант «Экземпляр товара, имеющий уникальный серийный номер» - Используется, когда мы хотим знать номер серии каждой конкретной номенклатуры, это часто используется при работе с техникой, когда на неё есть гарантия, или возможность возврата и нам точно необходимо знать, про какой именно товар идёт речь.

Вариант «Партия товаров» используется для указания серий для нескольких одновременно-поступающих товаров. Так как вид номенклатуры - это подконтрольные товары, то учёт серий ведётся только по партиям. Далее, необходимо выбрать состав идентификаторов среди доступных вариантов выбраны следующие реквизиты:

1) «Номер серии» - Используется, когда нам необходимо знать только номер партии для прослеживания их движения.

2) «Срок годности» - Используется, когда нам необходимо знать срок годности позиции и учитывать его при учёте.

Ниже перечислены реквизиты, которые становятся доступны при выборе типа номенклатуры «Подконтрольная продукция ВетИС» или «Молоко и молочная продукция», при выборе других вариантов типов номенклатур данные реквизиты будут отсутствовать.

1) «Производитель ВетИС» - Используется, когда нам важно понимать, кто именно произвёл конкретную партию товаров. Является элементом справочника «Производители» системы ВетИС.

2) «Запись складского журнала» - Используется, если необходимо связать номенклатуру с конкретной записью журнала, которая даёт доступ к данным ВСД к контролируемой номенклатуре. Является элементом журнала складских записей системы ВетИС.

3) «Идентификатор партии ВетИС» Является произвольной строкой, указываемой в момент регистрации серии.

Важно понимать, что каждый из реквизитов является лишь дополнительным объектом аналитики, обеспечивающей дополнительный разрез учёта товародвижения.

Рисунок 4 - Выбор реквизитов для идентификатора серии

Следующий этап – это настройка политики учёта серий. В случае, если в системе заведены склады с использованием ордерной схему документооборота, а также склады, которые не используют ордерность, то в реквизите «Политика учёта серий» выбирается вариант «Серии не используются», далее ставится флаг «Есть индивидуальные настройки политики учёта серий». Это необходимо для того чтобы указывать политику учёта для каждого склада отдельно.

Рисунок 5 - Индивидуальные настройки учёта серий на складах

Для того чтобы использовать учёт по сериям склад должен иметь хотя бы одну из схем документооборота – «При поступлении», «При отгрузке» или «При отражении излишков, недостач, пересортицы и порчи». Вариант, имеющий наименьшее влияние на документооборот при товародвижении и предпочтительный для выбора не только для полностью ордерных складов, но и для обычных, так как позволяет пользоваться помощником по оформлению складских актов при инвентаризации.

Рисунок 6 - Настройка ордерной схемы склада

После того, как склад, на котором будет осуществляться учёт по сериям был выбран, для него необходимо настроить используемую политику учёта.

Всего политики учёта делятся на три типа:

• Справочный учёт – серии можно указывать при отгрузке, при закупке и других операциях и при этом система не будет контролировать остатки. Информация о движениях товаров в разрезе серий будет фиксироваться в соответствующих отчётах. Этому типу соответствует вариант «Справочное указание серий».

• По складам (остатки), система будет точно знать на каком складе, какая номенклатура и в каких сериях хранится. Но только в количественном выражении, а не в стоимостном. Так как в рассматриваемом примере осуществляется учёт продукции с ограниченным сроком годности, то следует выбрать способ списания FEFO. В соответствии с ним организация должна в первую очередь продавать продукцию из партии, у которой раньше истекает срок годности. При отгрузке товаров со склада у организации есть возможность явно выбрать, из какой партии отгрузить товар клиенту. Если у клиента нет особых требований, то можно подобрать партию, у которой раньше истекает срок годности.

В качестве типа политики учета серий могут быть использованы только те политики, которые управляют сроками годности. При этом возможно применение двух сценариев:

Авторасчет по FEFO остатков серий – не требуется вести учет остатков в разрезе серий и сроков годности, но при приемке товара и внутреннем товарообороте необходимо фиксировать информацию по срокам годности. При отгрузке серии не указываются. Такой тип политики может использоваться в розничном магазине, где нет возможности при оформлении продаж каждого товара указывать срок годности товаров.

Управление по FEFO остатками серий – партию по срокам годности к отгрузке можно указать явно как при поступлении, так и при отгрузке. Это достаточно легко реализовать при операциях с большими партиями товаров на оптовых складах.  В рассматриваемых примерах будет использоваться именно этот вид политики, при её использовании учёт себестоимость в разрезе серий не ведется.

• По финансовому учёту (себестоимость), в отчётах ведомости по партиям товаров, себестоимости товаров будет видно данные по точной себестоимости в разрезе конкретных серий. Этому типу соответствует вариант «Учет себестоимости по сериям».

Рисунок 7 - Форма настройки типа политики учёта

Ниже представлена форма с полностью настроенными политиками учёта для двух складов – «Производство» и «Склад управления остатками по FEFO».

Рисунок 8 - Форма с настройками учёта по сериям

Приобретение товаров и услуг

Для операции приобретения подконтрольной ВетИС продукции был сформирован соответствующий документ и зарегистрирована серия. При проведении документа в нижнем левом углу можно увидеть следующее сообщение «Входящая транспортная операция ВетИС не создана», то есть созданный документ приобретения не связан с документами системы ВетИС.

Рисунок 9 - Форма проведённого документа

В настройках серии стоит обратить внимание на заполнение реквизита «Годен до (дата)», который содержит дату окончания срока годности, при работе с подконтрольной продукцией это наиболее важный для нас реквизит.

Рисунок 10 - Форма регистрации серии

Для того чтобы связать созданное приобретение с входящей транспортной операцией ВетИС необходимо создать данный документ, указать номенклатуру системы ВетИС и сопоставить её с номенклатурой системы 1С:ERP. В процессе создания транспортной накладной необходимо выбрать ВСД, который содержит дату окончания срока годности и производства у номенклатуры. Данная дата не связана с датой, указанной в серии, на протяжении всего процесса оформления документов необходимо вручную сопоставлять даты сроков годности в серии номенклатуры и ВСД ВетИС.

Рисунок 11 - Данные табличной части с продукцией документа «Входящая транспортная операция ВетИС»

При работе с документом поступления имеется два варианта последовательности оформления документов. Сначала оформляется входящая операция ВетИС, на основании которой формируется документ приобретения по гиперссылке «Оформить». В этом случае номенклатура из табличной части «Товары» будет перенесена в документ «Приобретение товаров и услуг», который будет создан.

Второй вариант – это оформление «Входящей транспортной операции ВетИС» после того, как был введён документ «Приобретение товаров и услуг», в этом случае требуется привязать документ приобретения через гиперссылку «Выбрать», в этом случае номенклатура не будет перенесена в входящую транспортную накладную и всю вкладку «Товары» необходимо заполнять вручную.

Рисунок 12 - Оформление ПТиУ на основании входящей транспортной операции ВетИС

Рисунок 13 - Выбор ПТиУ в качестве основания для входящей транспортной операции ВетИС

Несмотря на то, что 1С:ERP имеет возможности для двух вариантов создания данной цепочки документов, более удобным является последовательность, при которой на основании входящей транспортной операции ВетИС формируется документ приобретения. Для такого порядка формирования документов схема будет выглядеть следующим образом:

Рисунок 14 - Схема оформления документов и ввода серий для ПТиУ

Реализация товаров и услуг

Для операции реализации подконтрольной ВетИС продукции был сформирован соответствующий документ и зарегистрированы серии для двух номенклатур. После проведения документа в нижнем левом углу появится гиперссылка «Создать исходящую транспортную операцию» при нажатии на эту ссылку будет создан документ входящей операции для ВетИС.

Рисунок 15 - Форма регистрации серии и проведённой реализации

При регистрации серии используется запись складского журнала, которая содержит данные о дате производства и сроках годности продукции. В саму серию эту дату необходимо вписать вручную.

Рисунок 16 - Форма элемента записи складского журнала

При создании исходящей транспортной операции запись складского журнала необходимо вводить индивидуально для каждой строки табличной части «Товары».

Рисунок 17 – Форма исходящей транспортной накладной, созданной на основании документа реализации

Рисунок 18 - Ввод записи складского журнала

После ввода записи складского журнала осуществляется автоподстановка даты производства и срока годности. Это обеспечивает частичную автоматизацию процесса определения серии. Так как необходимо проследить корректную подстановку срока годности только для серии, чтобы она соответствовала данным записи складского журнала.

Рисунок 19 - Схема оформления документов и ввода серий при реализации

Производство

Для операции производства подконтрольной ВетИС продукции был сформирован документ и зарегистрированы серии для производимой номенклатуры. После проведения документа в нижнем левом углу появится гиперссылка «Создать производственную операцию ВетИС» при нажатии на эту ссылку будет создан документ производственной операции.

Рисунок 20 - Форма проведённого документа производство

Рисунок 21 - Форма регистрации серий

При вводе документа производственной операции ВетИС на основании документа производства табличная часть с производимыми товарами заполнится автоматически, причём дата производства и срока годности будут соответствовать тем, что указаны в документе и серии.

Рисунок 22 - Форма документа «Производственная операция ВетИС»

Данный вариант работы с сериями является наиболее удобным в использовании, так как автоматически указывает корректный срок годности из серии при формировании документа ВетИС на основании документа производства.

Рисунок 23 - Схема оформления документов и ввода серий при производстве

Несмотря на то, что механизм учёта серий по срокам годности является полезным инструментом при его использовании в стандартных документах 1С, его использование в совокупности с документами с ВетИС (Меркурий) имеет ряд особенностей, которые требуют внимательности и ручного контроля при работе.