Пошаговая инструкция по настройке синхронизации 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 и 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1

В данной статье подробно описан процесс настройки синхронизации 1С:БП и 1С:ЗУП, а также описаны возможные варианты настройки синхронизации.

Перечень синхронизируемых данных

Документы:

Регламентированные отчеты:

• Расчет по страховым взносам;

• 4-ФСС;

• Подтверждение вида деятельности;

• РВ-3 ПФР;

• РСВ-1 ПФР;

• Соответствие условий труда;

• 6-НДФЛ;

• Сведения о среднесписочной численности;

• Статистические формы.

Необходимые условия для синхронизации

Для успешной настройки синхронизации данных БП 3.0 и ЗУП 3.1 обязательно выполнение ряда условий:

1.     Релизы конфигурации ЗУП и БП должны быть выпущены примерно в одно время.

Перед настройкой синхронизации необходимо проверить релизы БП и ЗУП. Фирма 1С всегда поддерживает конфигурации в актуальном состоянии и выпускает несколько релизов обновлений за один месяц, в некоторых релизах присутствуют значительные изменения, например, появляются новые объекты. Они появляются как в ЗУП, так и в БП, поэтому для успешной настройки синхронизации релизы этих двух конфигураций должны быть примерно одинаковыми. При сравнении можно ориентироваться на месяц выпуска релиза.

2.     Настройку синхронизации должен настраивать пользователь с полными правами.

Если в вашей информационной базе заведены пользователи, то настраивать синхронизацию должен пользователь с полными правами.

3.     Данные справочников «Подразделения» и «Отражения зарплаты в бухучете» должны быть заполнены идентично.

Подразделения организаций, по которым будет настроена синхронизация должны быть одинаковыми. Если в БП у организации 3 подразделения, в которых трудоустроены сотрудники, то и в ЗУП у этой же организации должно быть 3 подразделения с трудоустроенными сотрудниками. Наименования подразделений может быть различным, например, «Администрация» и «Административный отдел».

Если количество подразделений разное, то на этапе сопоставления в конфигурации с меньшим числом подразделений будут созданы недостающие подразделения, но лучше предусмотреть этот момент заранее и создать нужные подразделения в справочнике вручную, тогда процесс настройки синхронизации будет проще.

Справочник «Отражения зарплаты в бухучете» также должен быть заполнен одинаковыми значениями. Данные этого справочника используются в одноименном документе с целью распределения начислений по счетам учета.

- справочник «Отражения зарплаты в бухучете» в БП.

Перейти к справочнику можно следующим образом:

При создании нового способа отражения необходимо заполнить поля «Наименование» и «Счет», а также аналитику, которая появиться после выбора нужного счета. Если в ИБ (информационной базе) есть организации, применяющие УСН, также необходимо заполнить реквизит «Отражение в УСН».

- справочник «Отражения зарплаты в бухучете» в ЗУП

Перейти к справочнику можно следующим образом:

В ЗУП справочник хранит только наименование способа отражения, так как проводок в конфигурации нет.

Если все условия соблюдены, то можно переходить к настройке синхронизации.

Настройка синхронизации

Для начала нужно установить флаг «Синхронизация данных» и ввести префикс ИБ.

Для этого необходимо перейти в раздел Администрирование – Синхронизация данных как в БП, так и в ЗУП.

Префикс можно задать любой, но необходимо учесть тот факт, что после задания префикса, он появится во всех номерах документов.

Далее можно начать настройку в любой из ИБ. В примере настройка синхронизации будет начинаться в ЗУП.

Перейдем по ссылке «Настройки синхронизации данных».

Далее открывается список всех существующих синхронизаций, если синхронизация настраивается впервые, список будет пуст.

Нажимаем кнопку «Новая синхронизация данных».

Открывается список программ, с которыми можно настроить синхронизацию данных, так как мы начали настройку в ЗУП, то выбираем «Бухгалтерия предприятия ред. 3».

Далее на форме отразится последовательный список действий. По ссылке «Настроить параметры подключения» переходим к первому этапу настройки.

Первый этап настройки в ЗУП. Настройка параметров подключения.

В окне представлены возможные варианты настройки подключения. Необходимо выбрать подходящий вам способ подключения к БП. Варианты настройки перечислены на картинке ниже.

Если вы используете конфигурации (обе или только одну) базовой версии, то первый вариант (прямое подключение) вам будет недоступен.

Чтобы выбрать вариант, подходящий вам, необходимо ответить на вопрос: «Как располагаются базы данных?». Есть 3 основных варианта расположения ИБ: на локальном компьютере, на сервере, в облаке.

Эту информацию можно узнать, нажав кнопку «О программе».

Вариант расположения базы можно узнать из значения в строке «Режим»

Также за строкой «Режим» следуют строки:

- «Каталог» - если база файловая;

- «Сервер» – если база серверная;

- «Адрес» - если база в облаке.

Исходя из варианта расположения и версии информационной базы можно выбрать подключение. Рассмотрим наиболее предпочтительные, но не единственные варианты подключения в различных ситуациях:

В зависимости от выбранного варианта подключения по-разному будет выглядеть дальнейшая настройка первого шага синхронизации. Рассмотрим возможные варианты.

Прямое подключение

После выбора первого варианта подключения нажимаем кнопку «Далее»

Если ИБ файловые, то в поле «Каталог» необходимо ввести каталог расположения ИБ, к которой нужно подключиться, т.е. если мы настраиваем синхронизацию в ЗУП, то в поле необходимо указать каталог расположения БП.

Самый простой способ узнать каталог ИБ, это открыть окно «О программе» и скопировать значение поля «Каталог».

Если вы настраиваете синхронизацию в ЗУП и требуется каталог расположения БП, то необходимо запустить БП в пользовательском режиме или режиме конфигуратора и нажать «О программе». Затем скопировать значение строки «Каталог» и вставить его в поле «Каталог» в настройке синхронизации ЗУП. Если в вашей ИБ есть пользователи, нужно заполнить поле «Пользователь» и «Пароль» в настройках синхронизации

Если ИБ серверные, то необходимо установить флаг «На сервере 1С: Предприятия» и аналогично заполнить поля «Сервер» и «Имя базы».

Подключение через интернет

После выбора второго варианта нажимаем кнопку «Далее».

 В открывшемся окне заполняем поля «Адрес программы». Если в ИБ есть пользователи, то заполняем поля «Пользователь» и «Пароль».

Синхронизация данных через файл, без подключения к другой программе

Если необходимо настроить синхронизацию через файл или при помощи FTP-ресурса, то выбираем третий вариант и нажимаем «Далее».

При настройке синхронизации через файл, необходимо установить флаг «Использовать локальный или сетевой каталог для синхронизации данных» и выбрать каталог для сохранения файла обмена, предпочтительнее выбирать тот же каталог, где лежат базы ЗУП и БП, чтобы по ошибке не удалить файл обмена.

При настройке синхронизации через каталог на FTP – сервере, необходимо установить флаг «Использовать каталог на FTP – сервере для синхронизации данных» и заполнить поля «Адрес каталога», «Пользователь» и «Пароль». Эти данные необходимо запросить у вашего системного администратора или обслуживающей компании (если база в облаке).

После выбора варианта подключения и ввода данных для настройки подключения необходимо указать префикс ИБ, с которой вы настраиваете синхронизацию (префиксы мы устанавливали в самом начале настройки)

Если вы настраиваете синхронизацию через файл, то поле «Имя файла настроек подключения» будет заполнено автоматически. Если вы настраиваете синхронизацию через каталог на FTP – сервере, то необходимо выбрать в данном поле любую папку для сохранения настроек подключения, например, создать папку «Настройки подключения» на рабочем столе, далее этот файл понадобиться лишь при настройке в БП, после заверения настройки синхронизации его можно будет удалить с компьютера.

На этом первый этап «Настройка параметров подключения» завершен.

Второй этап настройки в ЗУП «Настройка правил отправки и получения данных»

Для перехода ко второму этапу наживаем на ссылку «Настройка правил отправки и получения данных».

При нажатии на ссылку открывается форма выбора месяца начала синхронизации. Необходимо выбрать тот месяц, с которого вам нужно перенести документы из ЗУП в БП и наоборот. Важно понимать, что документы, созданные ранее этого месяца в процессе синхронизации участвовать не будут.

Также стоит обратить внимание на регламентированную отчетность, если вы выбираете месяц апрель 2021, то регламентированные отчеты за 1 квартал 2021 года не будут передаваться при синхронизации, даже если они созданы в апреле, так как синхронизация будет настроена только с апреля, а данные в отчетности будут за январь, февраль и март. Если вам необходимо передать регламентированные отчеты за 1 квартал, то следует выбрать месяц Январь 2021.

Далее выбираем список организаций, участвующих в обмене. Если необходимо обмениваться документами по всем организациям, то ставим флаг «По всем организациям», если только по одной или нескольким из общего списка, то ставим флаг «Только по выбранным организациям» и отмечаем нужные.

Переходим к детализации выгрузки. Если в БП Вам нужна аналитика на счете 70, то необходимо выбрать вариант «с детализацией по сотрудникам», если информация о выплаченных суммах каждому сотруднику не нужна, то ставим «сводно по сотрудникам». При таком способе выгрузки ведомости на выплату зарплаты также не будут выгружаться из ЗУП.

На этом настройка второго этапа завершена.

Третий этап настройки в ЗУП «Начальная выгрузка данных»

При переходе по ссылке открывается единственное окно настройки третьего этапа с предупреждением о возможной длительности процесса выгрузки данных. Необходимо нажать «Далее» и дождаться окончания выгрузки.

На этом настройка синхронизации в первой программе (в нашем случае в ЗУП) завершена, далее нужно перейти во вторую программу (БП) и продолжить настройку синхронизации.

Настройка синхронизации в БП

В БП также нужно открыть настройку синхронизации

Процесс настройки в БП зависит от выбранного способа подключения в ЗУП. Если на первом этапе в ЗУП был выбран вариант «Прямое подключение», то в БП уже будет создана новая настройка синхронизации с состоянием «Настройка не завершена», которую нужно будет до настроить.

При переходе к данной настройке можно заметить, что первый этап уже пройден.

Если на первом этапе в ЗУП был выбран другой вариант, то в БП, также, как и в ЗУП нужно создать новую синхронизацию по кнопке «Новая синхронизация данных», а в качестве программы выбрать «Зарплата и управление персоналом, редакция 3»

Далее выбрать третий вариант подключения, поставить флаг «Загрузить параметры подключения из файла» и выбрать файл подключения.

Напомню, что при настройке через файл было рекомендовано выбрать каталог, в котором расположены информационные базы. При создании настроек синхронизации в ЗУП в папке были созданы 2 файла, в данное поле необходимо выбрать файл с наименованием «Настройки обмена ЗУП 3 – БП 3».

При настройке синхронизации при помощи FTP-ресурса было рекомендовано выбрать любое место на ПК (создать папку на рабочем столе), так как в дальнейшем этот файл не пригодится.

После выбора файла с настройками подключения нажимаем «Далее» и остальные окна первого этапа будут заполнены автоматически.

Второй этап настройки в БП заполняется теми же данными, что и в ЗУП.

В отличии от настройки синхронизации в первой программе (в нашем случае, в ЗУП), в списке этапов настройки второй программы появляется еще один этап: «Сопоставление и загрузка данных».

Данный этап появляется в связи с тем, что в процессе настройки в первой программе была выполнена начальная выгрузка данных, а при настройке во второй программе эти данные необходимо сопоставить с теми, что имеются во второй программе (в нашем случае, в БП).

После нажатия на ссылку третьего этапа открывается форма сопоставления данных.

Форма имеет 5 столбцов, необходимо уделить особое внимание столбцу № 2. Если напротив какого-либо объекта данных появился синий значок, это означает, что данные двух баз не удалось сопоставить автоматически и требуется это сделать вручную.

Для перехода к ручному сопоставлению нужно дважды нажать на строку и синим значком.

По умолчанию, при открытии формы выводятся только несопоставленные данные. Для вывода всех данных можно поменять значение в строке «Выводить»

Нижняя часть формы разделена на 2 колонки. Слева – данные БП, справа – данные ЗУП. Если программа не нашла соответствия элементу справочника или документу в другой базе, то напротив такого элемента указывается «Нет соответствия, объект будет скопирован». Это значит, что если этот объект будет задействован в обмене, то он будет скопирован из одной базы в другую.

Но при ручном сопоставлении данных нужно внимательно просмотреть, действительно ли нет соответствующего элемента справочника или документа в другой базе. В примере в справочнике «Физические лица» программа не смогла сопоставить Бажову С. Н., хотя это физ. лицо есть в обеих базах, но дата рождения в ИБ разные, поэтому автоматическое сопоставление не выполнено. Необходимо сопоставить физ. лицо вручную. Для этого нужно установить курсор на физ. лицо в любой из колонок и нажать кнопку «Установить соответствие»

Из предложенного списка выбираем нужное физическое лицо.

Таким образом необходимо сопоставить все возможные элементы, в противном случае в программах будут созданы дубли.

После сопоставления всех возможных элементов необходимо установить флаг «Закончить сопоставление данных» и нажать кнопку «Далее».

Если были сопоставлены не все данные, то программа выдаст предупреждение

После выполнения третьего этапа станет доступным завершающий этап «Выполнить начальную выгрузку данных», но его можно пропустить.

Далее необходимо проверить работоспособность настроенной синхронизации.

Выбранный вариант подключения при настройке синхронизации будет влиять на процесс запуска синхронизации.

Если синхронизация настроена прямым подключением, то для запуска нужно нажать кнопку «Синхронизировать» в любой из ИБ один раз и данные будут выгружены.

Если синхронизация настроена не прямым подключением, а через файл, каталог FTP и т.д., то синхронизацию следует запускать в каждой программе по очереди. Это связано с тем, что в обмене используется некая папка, в которую одна программа должна положить данные, а другая программа забрать.

Для выполнения синхронизации необходимо перейти в раздел Администрирование - Синхронизация данных - Настройки синхронизации данных. Для запуска синхронизации необходимо нажать на кнопку «Синхронизировать».

При успешном завершении синхронизации в колонках «Данные отправлены» и «Данные получены» будет указано значение «Сейчас».

На этом процесс настройки синхронизации данных завершен.

Если при синхронизации возникли ошибки, рекомендуем ознакомиться со статьей «Не работает синхронизация ЗУП 3.1 – БП 3.0. Что может проверить бухгалтер»