Пользовательская инструкция по формированию и регистрации машиночитаемой доверенности

Семенова Александра Посмотреть все статьи >> Специалист по сервисному обслуживанию франчайзинговой сети "ИнфоСофт".

28.06.2023

5367

Время прочтения - 15 мин.

Заказать консультацию

Рассмотрим алгоритм регистрации МЧД при первичном подключении сервиса 1С-Отчетность на примере конфигурации Бухгалтерия Предприятия, редакция 3.0 и наличии ЭЦП от ФНС.

Скачать инструкцию в pdf-формате.

Термины и определения:

МЧД – машиночитаемая доверенность

ФНС – Федеральная налоговая служба

СФР (бывш. ФСС) – Фонд социального страхования

СФР (бывш. ПФР) – Пенсионный фонд России

ЭЦП (ЭП)– электронная цифровая подпись

ФЛ – физическое лицо

1. Сценарий работы с МЧД

Руководитель получает ЭЦП в ФНС. Может подойти действующая подпись УЦ Калуга Астрал, но в таком случае, сдавать отчеты можно будет только в ФНС и СФР (бывш. ПФР). ФСС не принимает МЧД, подписанные данной ЭЦП.
Отправляем заявление на прикрепление электронной подписи от УЦ ФНС к существующей учетной записи или на создание новой учетной записи в 1С-Отчетности из всех используемых конфигураций (ЗУП, БП и т.д.).
Дожидаемся обработки заявления (статус Одобрено).
Формируем и отправляем МЧД в ФНС и СФР (бывш. ФСС), уведомление о получателе документов в СФР (бывш. ПФР) из всех используемых конфигураций (ЗУП, БП и т.д.).
Дожидаемся регистрации каждой МЧД (статус Зарегистрировано)
Отправляем заявление на изменение учетной записи в 1С-Отчетности, выбираем получить ЭЦП на сотрудника/главного бухгалтера, прикрепляем зарегистрированные МЧД.
Физическое лицо проходит идентификацию.
Дожидаемся обработки заявления (статус Одобрено)
Завершаем настройки в сервисе 1С-Отчетность. (Отчеты–Регламентированные отчеты–Настройки–Список).
Настраиваем отправку отчетности в ФНС в карточке организации на представителя с МЧД и в настройках учетной записи в 1С-Отчетности в разделе СФР (бывш. ФСС) добавляем МЧД во всех используемых конфигурациях (ЗУП, БП и т.д.).
Отправляем тестовые письма в контролирующие органы для проверки из всех используемых конфигураций (ЗУП, БП и т.д.).

2. Отправка заявления на прикрепление ЭЦП руководителя от УЦ ФНС

Для отправки заявления необходимо перейти в раздел Отчеты→ Регламентированные отчеты→ Настройки и щёлкнуть по гиперссылке «Заявление на первичное подключение 1С-Отчетности» (в случае, если ранее не было подключения) или «Заявление на продление 1С-Отчетности или изменение реквизитов» (в случае, если 1С-Отчетность уже подключена) (рис.1-2).

Рисунок 1 – Формирование заявления 1С Отчетность

Рисунок 2 – Формирование заявления 1С Отчетность

Далее необходимо сформировать заявление внести данные об организации, владельце сертификата, контролирующих органах и т. д.

Рисунок 3 – Формирование заявления 1С Отчетность на прикрепление ЭЦП от ФНС

В списке выберите сертификат, где в поле «Издатель» указано «Федеральная налоговая служба», и нажмите Выбрать.

Рисунок 4 – Формирование заявления 1С Отчетность на прикрепление ЭЦП от ФНС

После выполнения описанных шагов должно появиться окно, в котором указано: «Ваше заявление успешно отправлено и принято в обработку».

Далее необходимо сообщить об отправке заявления вашему менеджеру для обработки заявления.

3. Формирование МЧД в контролирующие органы

3.1 Формирование и отправка заявления на регистрацию МЧД ФНС

После того, как заявление на прикрепление ЭЦП руководителя от УЦ ФНС одобрено необходимо обновить статусы заявлений (Отчеты→ Регламентированные отчеты→ Настройки→ Список).

Рассмотрим создание МЧД ФНС.

Необходимо перейти в раздел Отчеты→ Регламентированные отчеты→ Уведомления→ Создать (1) → МЧД (2) → Машиночитаемая доверенность (ФНС) (3).

Рисунок 5 – Формирование уведомления 1С Отчетность на регистрацию МЧД

В открывшейся форме необходимо указать (рис.6):

номер доверенности (например, 1)
дату выдачи и дату окончание действия доверенности
в блоке «Доверитель» укажите данные об организации и руководителе организации в соответствии с выпиской ЕГРЮЛ/ЕГРИП;
в блоке «Представитель» укажите данные о физическом лице – владельце электронной подписи. Если данные о физическом лице ранее были заполнены, они отобразятся автоматически.

Рисунок 6 – Формирование уведомления на регистрацию МЧД ФНС

Можно ввести данные физического лица, который не является сотрудником организации (в том числе и для ИП). Но при заполнении МЧД для такого ФЛ в 1С необходимо отметить пункт Сотрудник организации доверителя:

Рисунок 7 – Формирование уведомления 1С Отчетность на регистрацию МЧД ФНС

После заполнения нажмите кнопку Отправить. Дождитесь статуса Зарегистрировано.

3.2 Формирование и отправка заявления на регистрацию МЧД СФР (бывш. ФСС)

Для создания МЧД (машиночитаемой доверенности) перейдите в Отчеты → Уведомления→ Создать (1) → МЧД (2)→ Машиночитаемая доверенность (ФСС)(3):

Рисунок 8 – Формирование уведомления 1С Отчетность на регистрацию МЧД ФСС

Внимание! При необходимости формирования МЧД ФСС Уведомление должны быть подписаны подписью руководителя организации. При подписании МЧД и уведомления подписью другого сотрудника поступит отказ.

Т.е. в существующей учетной записи в 1С-Отчетности должна быть привязана и иметься в наличии действующая подпись на руководителя организации от УЦ ФНС.

В другие контролирующие органы отчетность можно отправлять без предоставления МЧД.

Идентификатор доверенности – генерируется автоматически при создании МЧД.

В качестве представителя в МЧД ФСС можно указывать конкретный сертификат электронной подписи. Для этого необходимо отметить пункт Сертификат в строке Представитель (рис.9):

Рисунок 9 – Формирование уведомления 1С Отчетность на регистрацию МЧД ФСС

Появится строка Сертификат. Выберите в ней сертификат представителя:

Рисунок 10 – Формирование уведомления 1С Отчетность на регистрацию МЧД ФСС

В строке Полномочия есть возможность указать конкретные полномочия для представителя. По умолчанию выбраны все полномочия. Для настройки в строке Полномочия нажмите гиперссылку Все (1). Справочник полномочий представителя для ФСС детализирован по типам и имеет иерархическую структуру. Выберите желаемые полномочия из списка (2) и нажмите кнопку Сохранить (3):

Рисунок 11 – Формирование уведомления 1С Отчетность на регистрацию МЧД ФСС

После формирования уведомления нажмите кнопку Отправить. Дождитесь статуса Зарегистрировано.

3.3 Формирование и отправка уведомления о предоставлении полномочий представителю (СФР, бывш. ПФР)

Для создания уведомления перейдите в раздел Регламентированные отчеты → Уведомления. Нажмите кнопку Создать (1), откройте папку МЧД и выберите Уведомление о предоставлении полномочий представителю (СФР, бывш. ПФР) (2) (рис.12):

Рисунок 12 – Формирование уведомления 1С Отчетность на регистрацию МЧД ПРФ

Заполните открывшееся уведомление (рис.13).

Если в базе заполнены данные организации и представителя, они автоматически заполнятся в уведомлении.
Сведения о документе, подтверждающем полномочия, не обязательны к заполнению.

После заполнения нажмите кнопку Отправить.

Рисунок 13 – Формирование уведомления 1С Отчетность на регистрацию МЧД ПРФ

При отправке на регистрацию из программы 1С уведомление должно быть подписано подписью руководителя организации. При подписании МЧД и уведомления подписью другого сотрудника поступит отказ. Т.е. в существующей учетной записи в 1С-Отчетности должна быть привязана и иметься в наличии действующая подпись на руководителя организации.

Для отправки заявление на прикрепление ЭЦП руководителя от УЦ ФНС перейдите в раздел 2.

В другие контролирующие органы отчетность можно отправлять без предоставления МЧД.

4. Запрос на выпуск сертификата ФЛ с прикреплением МЧД из 1С

После регистрации МЧД в необходимых контролирующих органах необходимо создать заявление на изменение реквизитов (Отчеты–Регламентированные отчеты–Настройки–Заявление на изменение реквизитов)

В мастере подключения в строке Владелец сертификата выберите Главный бухгалтер или Сотрудник.

Рисунок 14 – Формирование заявления на выпуск сертификата ФЛ

Нажмите гиперссылку Выбрать доверенность и в открывшемся окне выберете доверенность. В этом окне отображаются только доверенности, которые можно прикрепить к заявлению, т.е. МЧД, которые зарегистрированы в ФНС и ФСС (рис.15).

Рисунок 15 – Выбор зарегистрированных МЧД ФНС и ФСС

В мастере подключения отобразится прикрепленная доверенность или количество доверенностей, если выбрали несколько. Когда доверенность будет прикреплена и обязательные данные заполнены, можно отправить заявление на выпуск ЭП на физическое лицо.

Несколько МЧД необходимо, если есть несколько направлений ФНС или есть направление СФР (бывш. ФСС). На каждое направление отдельная МЧД.

Рисунок 16 – Формирование заявления на выпуск сертификата ФЛ

Для ИП также есть возможность выпустить ЭП на физическое лицо. МЧД необходимо прикрепить из базы. Для выпуска сертификата на физическое лицо на сотрудника ИП в заявлении на подключение или продление в строке Владелец сертификата выберите Сотрудник (рис.17).

В данном случае доверенность можно прикрепить только машиночитаемую. Скан-копию прикрепить нельзя.

Рисунок 17 – Формирование заявления на выпуск сертификата ФЛ для ИП

Отправьте заявление. ЭП будет создана на физическое лицо на сотрудника ИП.

5. Использование стороннего сертификата, выданного АУЦ

Если у сотрудника, на которого выпускают МЧД, уже есть ЭЦП, выданная АУЦ (Тензор, Контур. Диадок, Калуга Астрал), при отправке заявления на изменение в поле Сертификат выберите Использовать существующий сертификат и выберите необходимый (рис.18-19).

Рисунок 18 – Формирование заявления на прикрепление стороннего сертификата ФЛ, выданного АУЦ

Подпишитесь на дайджест!

Подпишитесь на дайджест, и получайте ежемесячно подборку полезных статей.

ВАЖНО: существующая ЭЦП должна быть на ФЛ. Если вы используете сторонний сертификат на юридическое лицо, где владельцем является сотрудник организации, необходимо приложить скан-копию доверенности («бумажную» доверенность). МЧД в этом случае не подойдет.

Рисунок 19 – Выбор стороннего сертификата, выданного АУЦ

После того как заявление сформировано, нажмите на Отправить. После отправки заявления необходимо передать информацию менеджеру, чтобы тот смог обработать его.

Проверить статус отправленного заявления можно вручную в форме "1С-Отчетность" → "Настройки".

По гиперссылке Список заявлений открывается форма, в которой отображаются все заявления на подключение и на изменение настроек подключения. В колонке Состояние указывается состояние обработки заявления. Для обновления статусов заявлений нажмите кнопку Обновить статусы заявлений.

Если заявление одобрено, появляется форма помощника Заявление одобрено, для завершения процесса изменения настроек нажмите Настроить автоматически.

Рисунок 20 – Завершение настроек 1С-Отчетность

На следующем шаге появляется информация о том, что новые настройки подключения успешно применены.

Рисунок 21 – Завершение настроек 1С-Отчетность

На этом изменение настроек подключения к 1С-Отчетности завершается.

6. Настройка отправки отчетности в ФНС с МЧД

Перед отправкой отчетности в ФНС, необходимо указать МЧД в карточке организации в разделе Регистрация в налоговом органе. Это нужно сделать в каждой базе, из которой предполагается отправка с использование МЧД.

Перейдите в карточку организации: Главное–Организации. В разделе Налоговая инспекция отметьте пункт Представитель и нажмите гиперссылку Заполнить:

Рисунок 22 – Настройка отправки отчетности в ФНС с МЧД

В окне Представитель в строке Доверенность для электронного документооборота с налоговым органом выберете Показать все (рис.23):

Рисунок 23 – Настройка отправки отчетности в ФНС с МЧД

В открывшемся окне выберите пункт Машиночитаемые доверенности (ФНС).

Рисунок 24 – Настройка отправки отчетности в ФНС с МЧД

Выберите необходимую и сохраните данные (рис.25):

Рисунок 25 – Настройка отправки отчетности в ФНС с МЧД

Для проверки обмена МЧД с ФНС можно отправить тестовые письмо в ФНС (Отчеты–Регламентированные отчеты–Письма–Создать–Письмо).

Рисунок 26 – Настройка отправки отчетности в ФНС с МЧД

В открывшейся форме необходимо выбрать организацию, выбрать контролирующий орган, в теме и содержании письма написать «Тест».

Рисунок 27 – Проверка обмена с контролирующими органами и МЧД

Если письмо после отправки станет в состоянии доставлено и будет выделено зеленым цветом - обмен с контролирующими органами и МЧД настроен корректно.

7. Настройка отправки отчетности в СФР (бывш. ФСС) с МЧД

Перед отправкой отчетности в ФСС необходимо указать МЧД в настройках обмена с ФСС.

Перейдите в Отчеты → Регламентированные отчеты → Настройки → Настройки обмена с контролирующими органами:

Рисунок 28 – Настройка отправки отчетности в СФР (бывш. ФСС) с МЧД

В открывшемся окне перейдите в Настройки обмена с ФСС по гиперссылке Подключено:

Рисунок 29 – Настройка отправки отчетности в СФР (бывш. ФСС) с МЧД

В открывшемся окне нажмите кнопку Настроить:

Рисунок 30 – Настройка отправки отчетности в СФР (бывш. ФСС) с МЧД

В форме Настройки обмена с ФСС в поле Доверенность выберите зарегистрированную доверенность МЧД ФСС.

Чтобы настроить МЧД по пользователям, отметьте пункт Несколько сертификатов.

Рисунок 31 – Настройка отправки отчетности в СФР (бывш. ФСС) с МЧД

Чтобы настроить доверенность для каждого пользователя, в строке Сертификат страхователя нажмите на многоточие и в открывшемся окне укажите доверенность для каждого пользователя:

Рисунок 32 – Настройка отправки отчетности в СФР (бывш. ФСС) с МЧД

Указанные доверенности будут прикладываться при отправке отчетности в ФСС и обмене по ЭЛН и СЭДО.

8. Настройка отправки отчетности в ФСРАР с МЧД

При сдаче отчетности в Федеральную службу по регулированию алкогольного рынка (ФСРАР) необходимо произвести следующую настройку:

При отправке заявления на прикрепление ЭЦП руководителя от УЦ ФНС (см. раздел 2) выберете в разделе Гос. органы выберете направление Росалкогольрегулирование (РАР) и Федеральная таможенная служба (ФТС) и нажмите Сохранить (рис. 33-34).

Рисунок 33 – Настройка отправки отчетности в ФСРАР с МЧД

Рисунок 34 – Настройка отправки отчетности в ФСРАР с МЧД

Введите все необходимые данные и нажмите Отправить.

После завершения настроек отправленного заявления по добавлению направлений Росалкогольрегулирование (РАР) и Федеральная таможенная служба (ФТС), организация (ИП) должны быть зарегистрированы на гос. услугах и на портале ФТС. Для того чтобы сдавать отчетность от имени физического лица, сертификат должен быть прикреплен в личном кабинете ФТС. Инструкция по регистрации: https://help.astral.ru/v/129667055.

Логин и пароль, указанные при регистрации, должны быть указаны в настройках обмена с ФТС (Отчеты → Регламентированные отчеты → Настройки → Настройки обмена с ФТС). В полях Логин пользователя портала и Пароль пользователя портала введите данные, под которыми регистрировались на портале (рис. 35):

Рисунок 35 – Настройка отправки отчетности в ФСРАР с МЧД

Далее нажмите Записать и закрыть. Настройка считается завершенной.

9. Отзыв машиночитаемой доверенности

9.1 Отзыв МЧД ФНС

При необходимости зарегистрированную в ФНС доверенность можно отозвать.

Первым делом необходимо отправить заявление на прикрепление ЭЦП руководителя к действующей учетной записи в 1С-Отчетности, подробнее в разделе 2.

После того как в учетной записи 1С-Отчетности будет закреплена ЭЦП руководителя, а не ЭЦП физического лица, в карточке организации нужно сменить представителя с сотрудника на руководителя (Главное→ Организации→ Основное→ Налоговая инспекция). После этих действий можно преступать к отзыву МЧД.

Для этого воспользуйтесь одним из способов:

Первый способ: Перейдите в Отчеты → Уведомления, сообщения и заявления → Создать (1) → МЧД (2) → Заявление об отзыве машиночитаемой доверенности (ФНС) (3):

Рисунок 36 – Отзыв МЧД ФНС

Откроется окно, в котором необходимо выбрать доверенность для отзыва:

Рисунок 37 – Отзыв МЧД ФНС

На следующем шаге проверьте заполненные данные, укажите причину отзыва и нажмите кнопку Отправить:

Рисунок 38 – Форма отзыва МЧД ФНС

Второй способ: Перейдите в Отчеты → Уведомления, сообщения и заявления и откройте зарегистрированную МЧД.

В открывшейся форме нажмите кнопку Отозвать:

Рисунок 39 – Отзыв МЧД ФНС

На следующем шаге проверьте заполненные данные, укажите причину отзыва и нажмите кнопку Отправить.

После регистрации в ФНС заявления об отзыве МЧД статус МЧД меняется на Отозвано.

9.2 Отзыв МЧД СФР (бывш. ФСС)

Откройте зарегистрированную МЧД и нажмите кнопку Отозвать (1). В появившемся окне укажите причину отзыва, можно установить признак Отозвать зависимые доверенности (при наличии) и нажмите кнопку Отправить (2):

Рисунок 40 – Отзыв МЧД ФСС

После регистрации заявления об отзыве статус МЧД изменится на Отозвано.

9.3 Отзыв МЧД СФР (бывш. ПФР)

Для отзыва МЧД необходимо перейти в Отчеты → Уведомления, сообщения и заявления → Создать → МЧД → Уведомление о прекращении полномочий представителя (СФР, бывш. ПФР) (рис.41).