Подключение 1С:Кабинет сотрудника в 1С:ERP Управление предприятием 2.5

«1С:Кабинет сотрудника» – сервис для автоматизации кадрового документооборота, встроенный в программу 1С, позволяющий упростить процедуру обмена документами между сотрудниками организации и кадровой службой.

Подходит для программ:

• 1С:Бухгалтерия предприятия (базовая, ПРОФ, КОРП), редакция 3.0 с версии 3.0.96.30;

• 1С:Зарплата и управление персоналом, ред. 3 (ПРОФ, КОРП) с версии 3.1.14.166, базовая с версии 3.1.14.305 ;

• 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения, ред. 3 (ПРОФ, КОРП) с версии 3.1.14.166, базовая с версии 3.1.14.305;

• 1С:ERP Управление предприятием 2 с версии 2.4.13.46 1С:Комплексная автоматизация 2 с версии 2.4.13.46.

1. Первичное подключение к сервису

Подключение рассмотрено на примере 1С:ERP Управление предприятием 2.5.

Подключение настраивается пользователем с полными правами. Для начала настройки необходимо перейти в раздел «Кадры» или «Зарплата», в открывшемся списке выбрать сервис «1С:Кабинет сотрудника» (см. Рисунок 1).

Рисунок 1

Для работы с сервисом в базе должна быть подключена Интернет-поддержка. Если она еще не была подключена, это предлагается сделать здесь же по кнопке «Подключить» (Рисунок 2).

Рисунок 2

После подключения интернет-поддержки станут активны поля для настройки «1С:Кабинет сотрудника», первые 45 дней сервиса предоставляются бесплатно.

До какой даты действует пробный период можно посмотреть во вкладке дополнительная информация после настройки кабинета сотрудника. Там же доступна гиперссылка для продления после истечения пробного периода (Рисунок 3).

Рисунок 3

Для подключения необходимо пройти все этапы, предлагаемые помощником (Рисунок 3.1):

Рисунок 3.1

1. Задать адрес сервиса вашего кабинета в интернете.

2. Задать администратора ответственного за сервис. У администратора обязательно должны быть указаны мобильный телефон и адрес электронной почты в личных данных.

3. Настроить публикацию сотрудников:

3.1. Нажать кнопку «Настроить» в открывшемся окне выбрать подразделения сотрудники которых будут публиковаться в сервисе (Рисунок 4).

3.2. Нажать кнопку «Записать», по кнопке «Публикуемые сотрудники» можно просмотреть отобранных сотрудников, у них обязательно должен быть указан мобильный телефон и адрес электронной почты (Рисунок 4.1), Если это условие не выполнено, строка будет выделена красным.

4. После прохождения всех этапов нажать кнопку «Подключить» (Рисунок 5).

Рисунок 4

Рисунок 4.1

Рисунок 5

При высокой нагрузке на сервис подключение может занять продолжительное время. В этом случае на этапе 4 может быть выдано соответствующее сообщение (Рисунок 6).

Рисунок 6

В случае успешного подключения «1С:Кабинет сотрудник» отобразится адрес созданного кабинета и станут активны все настройки, которые можно выполнять с сервисом (Рисунок 7).

Рисунок 7

После подключения «1С:Кабинет сотрудника», на почту ответственного лица придет письмо со ссылкой на сервис (Рисунок 8).

Рисунок 8

Далее необходимо либо перейти по ссылке указанной в письме, либо перейти по гиперссылке непосредственно в 1С (Рисунок 9) для создания пароля и продолжения работы в сервисе – создания кабинетов для сотрудников. Если они были выбраны на 3 этапе подключения.

Рисунок 9

Если на этапе 3 сотрудники выбраны не были, то после подключения их можно указать в настройках сервиса уже в процессе использования, для этого:

1. в разделе «Личные кабинеты» перейти по ссылке «Изменить настройки публикации» (Рисунок 9.1);

2. выбрать нужные подразделения для публикации. Ознакомиться со списком публикуемых сотрудников можно по кнопке «Публикуемые сотрудники» (Рисунок 9.2);

3. для того чтобы опубликовать сотрудников в сервисе нажать кнопку «Обновить публикацию» (Рисунок 9.2).

Рисунок 9.1

Рисунок 9.2

 

Если ответственное лицо, выбранное во 2 пункте, не является сотрудником, в личном кабинете можно будет работать только как администратор, соответствующее сообщение будет выведено при первом входе в личный кабинет (Рисунок 10).

Рисунок 10

2. Создание кабинетов для сотрудников

После создания сервиса и публикации в нем списка сотрудников необходимо создать для них собственные кабинеты и отправить приглашения.

Эта возможность располагается в разделе «Настройки» – «Администрирование», который доступен только администратору сервиса.

Рисунок 11

По умолчанию администратором является ответственный, указанный при подключении, но права также могут быть назначены любому подключенному сотруднику здесь же, в его карточке (Рисунок 12).

Рисунок 12

В списке отображаются опубликованные в сервисе сотрудники. Для каждого сотрудника пиктограммой проставляется состояние его кабинета:

Рисунок 13

Необходимо отметить флагами сотрудников, для которых нужно создать кабинеты, после чего нажать кнопку «Выполнить» (Рисунок 14), и выбрать в открывшемся меню «Создать кабинеты» (Рисунок 15).

Рисунок 14

Рисунок 15

Нажатие на кнопку с пиктограммой над списком сотрудников (Рисунок 16) приводит к отображению сотрудников только с таким статусом. Например, можно отобрать только тех, кому приглашение не отправлялось, проставить все отметки и направить приглашения только им.

Рисунок 16

После создания кабинетов сотрудникам необходимо отсюда разослать приглашения на почту и/или по СМС.

Чтобы разослать приглашения нужно нажать на кнопку «Выполнить» и выбрать, каким способом нужно отправить приглашение выбранным сотрудникам (Рисунок 17).

Рисунок 17

После отправки приглашения сотруднику, напротив его ФИО проставляется дата, когда было отправлено приглашение. После подключения сотрудник получит доступ к своему кабинету, что отобразится соответствующей пиктограммой – зеленым человечком (Рисунок 18).

Рисунок 18

В разделе «Настройки» – «Администрирование» можно включить автоматическое создание и отправку приглашений сотрудникам. Для этого установить флаг напротив «Создавать кабинеты автоматически», «Отправлять приглашения автоматически» (Рисунок 19), в этом случае создание кабинетов и отправка приглашений будет автоматически производиться после публикации сотрудников из 1С. Для корректной работы данной функции необходимо чтобы у сотрудников были обязательно заполнены номера телефонов и адреса электронной почты.

Рисунок 19

Если нужно чтобы сотрудники могли выбрать самостоятельно себе логин в кабинете, нужно поставить флаг напротив «Запрашивать логин при активации мобильного приложения». По умолчанию логин формируется автоматически из фамилии и инициалов сотрудника, например, ИвановИИ.

Рекомендовано включить настройку «Запретить сотрудникам создавать простые пароли». (Рисунок 20)

Рисунок 20

3. Настройка кадрового электронного документооборота (КЭДО)

Для того чтобы включить возможность обмениваться с сотрудниками документами подписанными электронными подписями необходимо включить в настройках 1С возможность работы с кадровым ЭДО.

Со стороны работодателя необходимо применять усиленную квалифицированную электронную подпись, для получения которой можно воспользоваться сервисом 1С:Подпись или 1С-ЭТП или получить подпись у аккредитованных удостоверяющих центров.

Со стороны сотрудников применяются усиленные неквалифицированные электронные подписи, которые сотрудник может получить в своём кабинете бесплатно.

Для настройки ЭЦП работодателя необходимо зайти в раздел «НСИ и Администрирование» ­– «Общие настройки» (Рисунок 21).

Рисунок 21

В разделе «Электронная подпись и шифрование». Поставить флаг «Электронная подпись». Далее в том же разделе перейти в настройки (Рисунок 22) и подключить электронную подпись, для этого нажать кнопку «Добавить» и далее выбрать, откуда нужно установить электронную подпись, выбрав пункт «Из установленных на компьютере» (Рисунок 23).

Если нажать на вариант «Заявление на выпуск сертификата», то можно будет сформировать сертификат на получение подписи через сервис 1С:Подпись.

Рисунок 22

 

Рисунок 23

После завершения настройки использования электронной подписи в программе, необходимо перейти в сервис «1С:Кабинет сотрудника» (через раздел «Кадры» или «Зарплата») – Настройки и установить флаг напротив «Используется кадровый ЭДО» (Рисунок 24).

Рисунок 24

После включение флага «Использовать кадровый ЭДО», во вкладке «Настройки» – «КЭДО» появилось описание и подробная инструкция о дальнейших шагах по работе с подписями в сервисе.

Рекомендуется внимательно ознакомиться с дальнейшими шагами по работе с электронной подписью в сервисе (Рисунок 25), в частности по работе с корневым сертификатом – см. п 3.1.

Рисунок 25

В этой же вкладке доступны флаги, которые позволяют включить СНИЛС и ИНН в сертификат сотрудника и включить напоминание об отсутствии подписи у сотрудника.

3.1. Установка корневого сертификата

При включении кадрового электронного документооборота формируется корневой сертификат для электронных подписей сотрудников. Для того чтобы проверка подписей сотрудников выполнялась корректно, необходимо скачать этот корневой сертификат и импортировать его в хранилище доверенных корневых сертификатов на том компьютере, где будет выполняться проверка подписей сотрудников.

Для получения корневого сертификата нажать кнопку "Скачать" (Рисунок 25.1). После скачивания нужно установить корневой сертификат на компьютер лицу, отвечающему за кадровый электронный документооборот.

Рисунок 25.1

 

Для импорта сертификата сервиса в хранилище доверенных корневых сертификатов необходимо проделать следующие шаги:

• кликнуть правой кнопкой мыши по файлу сертификата (Рисунок 25.2);

Рисунок 25.2

• выбрать команду «Установить сертификат», откроется Мастер импорта сертификатов;

• на первом шаге нажать кнопку «Далее» (Рисунок 25.3);

Рисунок 25.3

• на втором шаге выбрать опцию "Поместить все сертификаты в следующее хранилище" и нажать кнопку "Обзор" (Рисунок 25.4);

Рисунок 25.4

• в появившемся списке выбрать "Доверенные корневые центры сертификации" и нажать OK, после чего - кнопку "Далее" (Рисунок 25.5);

Рисунок 25.5

• на последнем шаге нажать "Готово". После этого появится предупреждение системы безопасности, которое предложит убедиться в том, что устанавливаемый сертификат действительно поступил от Сервиса "1С:Кабинет сотрудника". Нажимаем "Да".

Выполненные действия означают, что лицо, отвечающее за электронный документооборот и проверяющее достоверность подписей сотрудников, доверяет подписям, выпущенным сервисом "1С:Кабинет сотрудника".

Теперь криптографическая программа при проверке подписи сотрудника не только проверит, что подпись соответствует документу, но еще и подтвердит, что сертификат подписи выпущен сервисом, к которому подключена кадровая программа предприятия. Если сотрудник каким-то образом сможет подписать документ подписью, полученной "на стороне", кадровик об этом узнает.

4. Согласия на КЭДО и создание электронной подписи сотрудника

Перед созданием электронной подписи в личном кабинете сотрудника необходимо чтобы было сформировано и подписано Согласие на подключение к кадровому электронному документообороту.

Для этого в 1С перейти в сервис «1С: Кабинет сотрудника» (через разделы «Кадры» или «Зарплата») и на вкладке Настройки нажать кнопку «Сформировать согласия» (Рисунок 26).

Рисунок 26

Есть возможность автоматического формирования согласий при установке соответствующего флага при публикации новых сотрудников.

После формирования согласий, необходимо произвести обмен с сервисом, для этого в разделе «Состояние обмена с сервисом» необходимо нажать кнопку «Выполнить обмен» (Рисунок 26.1).

Рисунок 26.1

Частота обмена с сервисом также может быть настроена через рабочее место место «Регламентные операции» в разделе «НСИ и Администрирование» – «Обслуживание».

Сформированные согласия можно посмотреть в разделе «Кадры» –«Согласия на присоединение к КЭДО», в данном журнале отображаются все отправленные согласия, статус отправленного документа, подписан документ или нет. В данном журнале ответственным лицом ставится пометка о том подписан ли документ на бумажном носителе, в случае если применен данный способ получения в настройках.

Рисунок 26.2

При настройке КЭДО, есть 2 варианта получения Согласий на КЭДО сотрудниками, от выбранного варианта зависит порядок создания электронной подписи сотрудником:

• В бумажном виде – при выборе данного варианта, согласие будет направлено в кабинет сотрудника на ознакомление. После ознакомления сотруднику нужно очно подписать его у ответственного лица в бумажном виде, либо распечатать и передать подписанный документ ответственному лицу. В сервисе, сотрудник должен нажать кнопку «Я подписал» подтвердив, что он подписал бумажное согласие.

После этого ответственное лицо, при получении подписи на бумажном носителе ставит отметку в 1С о том, что согласие получено и подписывает документ электронной подписью организации (журнал документов «Согласие на присоединение к КЭДО»), после этого сотрудник может выполнять дальнейшие действия по созданию электронной подписи (см. ниже).

• УНЭП (Усиленная неквалифицированная электронная подпись) – при выборе данного варианта, сотруднику поступит сообщение о необходимости подписать соглашение на присоединение к КЭДО. При переходе в раздел «Документы» будет доступна ссылка (Рисунок 27), при переходе откроется окно для создания электронной подписи (Рисунок 28) и подписания согласия на КЭДО. Ответственное лицо подписывает документ электронной подписью организации в журнале документов Согласие на присоединение к КЭДО.

Рисунок 27

Рисунок 28

При создании электронной подписи необходимо придумать пароль, он может отличаться от пароля для входа в личный кабинет сотрудника. После создания станет доступна кнопка «Подписать».

При подписании согласия на КЭДО в бумажном виде создание электронной подписи доступно в профиле. В личном кабинете сотрудника нужно нажать на значок в нижнем правом углу окна и перейти в «Профиль» (Рисунок 29).

Рисунок 29

В открывшемся окне найти раздел «Электронная подпись». Система попросит придумать пароль электронной подписи. После чего нажать на кнопку «Сохранить».

Рисунок 30

В результате этих действий появится информация о созданной электронной подписи и сроке её действия, данная информация всегда доступна в профиле (Рисунок 31).

Рисунок 31

Если сотрудник забудет пароль от электронной подписи или истечёт срок действия подписи, то необходимо заново выпустить электронную подпись, нажав кнопку «Обновить».

5. Настройка адресации заявок в 1С

Сотрудники с помощью сервиса «1С:Кабинет сотрудника» могут отправлять заявления на отсутствия, заявление на вычет, заказывать справки и другие запросы. Для обработки заявок сотрудников из
«1С: Кабинет сотрудника» в 1С можно назначить исполнителей по процессам.

Настройку адресации заявок выполняет пользователь с полными правами.

Если не настроена адресация, по умолчанию все заявки приходят ответственному лицу, и этот человек может перенаправлять их другим сотрудникам. Есть возможность сразу указать исполнителей задач. Для этого через раздел «Кадры» или «Зарплата» перейти в сервис «1С:Кабинет сотрудника» и нажать «Настроить правила обработки заявок сотрудников».

Рисунок 32

Рисунок 33

Для каждого вида заявки можно назначить исполнителя. Для этого нужно выделить нужную задачу и нажать на «…». В открывшемся окне нажать кнопку «Добавить» и выбрать пользователей, которые будут отвечать за данный вид заявки, нажать кнопку «Записать и закрыть». Пользователи, которым будет поступать заявка после настройки адресации также имеют возможность перенаправить заявку другому исполнителю (Рисунок 33.1).

Рисунок 33.1

6. Публикация расчетных листков

После формирования документов начисления и выплаты заработной платы, есть возможность выгрузить расчетные листки для каждого сотрудника у которого есть кабинет сотрудника.

Публикация происходит через рабочее место «Публикация расчетных листков» в разделе «Зарплата».

В данном рабочем месте настраивается организация и месяц за который публикуются расчетные листы. Если в организации своя форма расчетных листов, можно назначить форму с помощью поля «Отчет», данная форма должна быть загружена в 1С. С помощью раздела «Опубликованные расчетные листки» можно посмотреть статус ознакомления с расчетным листом (Рисунок 34)

Рисунок 34

Для передачи расчетных листов в личные кабинеты нужно нажать кнопку «Опубликовать». После публикации расчетного листа, в личном кабинете сотрудника отобразится заработная плата за публикуемый месяц на вкладке «Зарплата» (Рисунок 35), по умолчанию ЗП будет скрытой, чтобы отобразить ее нужно нажать на значок глаза в правом верхнем углу экрана. В настройках есть возможность отключения функции скрытия заработной платы.

Рисунок 35

После получения уведомления о публикации расчетного листка в своем личном кабинете сотрудник должен ознакомиться с расчетным листком в разделе «Зарплата». Подписание документа УНЭП происходит по кнопке «Ознакомился». При необходимости полученный расчетный листок можно скачать в формате PDF. Опубликованные расчетные листы дополнительно отображаются в разделе «Документы».

Расчетные листы, а также их статус можно посмотреть в журнале документов кадрового ЭДО. Раздел «Кадры» – «Документы кадрового ЭДО» (Рисунок 36) либо через рабочее место «Публикация расчетных листов», при выборе месяца в нижней части экрана отображается информация по опубликованным листам и статусе их ознакомления (Рисунок 31).

Рисунок 36

7. Отправка документа на подпись сотруднику из печатной формы

Для отправки документа из печатной формы необходимо после окончания всех операций по созданию документа в программе нажать «Печать» и выбрать нужную форму документа.

Рисунок 37

После выбора откроется печатная форма документа.

Чтобы отправить документ сотруднику необходимо нажать кнопку «Передать в «1С:Кабинет сотрудника».

Рисунок 38

После нажатия кнопки возможны два сценария.

Если у вас есть электронная подпись (УКЭП) и право подписания документов от имени организации программа предложит подписать документ.

Рисунок 39

Если электронной подписи у вас нет, программа предложит выбрать подписанта и покажет список пользователей программы, у которых есть настроенная электронная подпись.

Рисунок 39.1

После выбора документ будет перенаправлен на подпись выбранному ответственному.

Ответственный должен зайти в раздел «Кадры» – «Документы кадрового ЭДО» – вид списка – «На подпись мне» и подписать документы. (Рисунок 39.2)

Рисунок 39.2

После чего документ будет автоматически направлен сотруднику в личный кабинет на подпись. Все документы отображаются в кабинете сотрудника только после выполнения обмена с сервисом.

Чтобы просмотреть подписанную форму – в журнале документов нажать кнопку «Просмотреть» – выбрать «Версия для печати» (Рисунок 39.3).

 

Рисунок 39.3

 

После подписания документа с 2-ух сторон при выводе на печать из рабочего места «Документы кадрового ЭДО» подписанный документ будет выводится на печать с электронными подписями 2ух сторон (Рисунок 39.4).

Рисунок 39.4

7.1. Документы в произвольной форме

Доступна также отправка локальных документов организации – документы в произвольном формате, просто загружая их с компьютера.

Для отправки документа необходимо перейти в раздел «Кадры» — «Документы кадрового ЭДО» и нажать кнопку «Создать».

Рисунок 40

Нужно заполнить карточку электронного документа и прикрепить необходимый файл. Указать сотрудника или нескольких сотрудников, которому планируете отправить документ. После заполнения карточки нажать кнопку «Передать в «1С:Кабинет сотрудника».

Рисунок 41

Сотрудник может ознакомиться с переданным файлом в разделе «Документы» и подписать его электронной подписью с помощью кнопки «Ознакомился». Для данных документов не доступно отображение штампов электронной подписи при выводе на печать подписанного документа из 1C.

Существует возможность загружать свои версии печатных форм, наиболее часто использующихся в компании.

В версии 3.1.22 появилась возможность использования внешних печатных форм для публикации в сервисе «1С:Кабинет сотрудника». Рекомендации по разработке внешних печатных форм описаны в документации к библиотеке стандартных подсистем. Их следует учитывать при разработке этих печатных форм. Поэтому для оценки возможности использования конкретных печатных форм рекомендуется привлекать специалиста, который обладает навыками разработки.

8. Получение и обработка заявлений сотрудников, заявления на вычеты, заявка на изменение личных данных, заявка на отсутствие

В программе зайти в раздел «Главное» и выбрать «Мои задачи» (Рисунок 42).

Рисунок 42

В этом разделе отражаются отправленные заявления сотрудников в виде задач. Жирным шрифтом выделены задачи, которые исполнитель еще не открывал. Красным цветом текста отмечены задачи, срок исполнения которых уже истёк. Черным цветом текста отмечены задачи, срок исполнения которых еще не истек (Рисунок 43).

Рисунок 43

В заявке доступны кнопки «Принять к исполнению», «Отменить принятие к исполнению», «Отказать» и «Выполнено» (Рисунок 44).

Рисунок 44

8.1. Заявления на отпуск

По умолчанию в сервисе настроено согласование, включающее один шаг: отпуск согласовывает непосредственный руководитель. Однако если в базе 1С для подразделений не указаны руководители, то заявления на отпуск будут попадать непосредственно в работу исполнителю задачи.

Когда в базе 1С указан руководитель подразделения, в личном кабинете данного сотрудника появится дополнительный раздел Руководителю (см. п. 9). В этом разделе будут отображаться документы, требующие согласования руководителя. Если выбран руководитель подразделения, задача сначала попадает в раздел руководителя, а после согласование переходит в 1С исполнителю задачи для создания документа.

Если необходимо согласование несколькими сотрудниками, в 1С должна быть настроена подчиненность подразделений и указаны руководители в 1С. Лицо имеющее права администратора может настроить правила согласования непосредственно в кабинете сотрудника через раздел «Настройки» – «Компания» – «Маршруты согласования отпуска» (Рисунок 45).

Рисунок 45

 

При подаче сотрудником заявления на отпуск, у исполнителя появится задача по созданию отпуска в 1С. Необходимо перейти в данную задачу, нажать «Принять к исполнению».

Рисунок 46

В желтом прямоугольнике представлена основная информация о заявлении сотрудника для проверки. Если недостаточно данных или оснований на отпуск нажать кнопку «Отказать», с обязательным заполнением причины отказа в поле «Сообщение сотруднику».

После проверки указанной информации, нажать кнопку «Ввести отпуск», откроется кадровый документ с пред заполненными на основании заявления данными.

При создании документа отпуска заполнить необходимые данные в программе. Нажать кнопку «Печать», и в печатной форме документа нажать «Передать в «1С:Кабинет сотрудника» (Рисунок 47), появится окно с подписанием, ввести пароль электронной подписи и нажать «Подписать».

Рисунок 47

После отправки документа в личный кабинет сотрудника нужно вернуться в задачу (раздел «Главное» – «Мои задачи») и убедиться, что в ней появился прикрепленный документ об отпуске и нажать «Выполнено» после чего задача будет считаться выполненной.

Существует возможность прикрепить ранее созданный документ отпуска к задаче для этого нужно нажать «Добавить» и выбрать нужный документ из списка (Рисунок 48).

Рисунок 48

Сотрудник в личном кабинете в разделе «Отпуск» может посмотреть отправленные заявления на отпуск, сколько дней отпуска доступно, когда можно взять определенное количество дней, либо сколько дней будет доступно на определенную дату (Рисунок 49).

Рисунок 49

8.2. Заявления на справки

У сотрудников в личном кабинете есть возможность запросить справки: 2НДФЛ, справка с места работы, справка по использованным отпускам.

После отправки сотрудником заявления на справку, задача поступит ответственному сотруднику в раздел «Главное» – «Мои задачи».

Для начала работы с задачей по запросу справки нужно нажать «Принять к исполнению» (Рисунок 50).

Рисунок 50

В желтом прямоугольнике представлена основная информация о запросе сотрудника для проверки. Если недостаточно данных для подготовки справки нажать кнопку «Отказать», с обязательным заполнением причины отказа в поле «Сообщение сотруднику».

После проверки указанной информации нажать кнопку «Сформировать справку» или «Выбрать файл».

При нажатии кнопки «Сформировать справку» будет сформирована типовая справка.

Сотрудник может выбрать следующие способы получения справки:

• Если был выбран способ получения справки - «Файл с электронной подписью» открыть печатную форму и нажать кнопку «Передать в «1С:Кабинет сотрудника».

• Если был выбран способ получения справки - «скан с подписью и печатью», то необходимо перейти в печатную форму, распечатать справку, подписать, сделать скан копию справки, вернуться в задачу раздел «Главное» – «Мои задачи» и нажать кнопку «Выберите файл». После добавления файла с сканом справки станет активной кнопка «Выполнено». Нажать кнопку «Выполнено», документ отправится в кабинет сотрудника.

• Если был выбран способ получения справки - «бумажный вариант», то файл с сканом справки прикреплять к задаче не придется и можно будет сразу закрыть задачу нажав Выполнено после чего сотрудник получит уведомление, что его справка ожидает его в отделе бухгалтерии/кадров.

Все справки отображаются у сотрудника в разделе «Справки».

8.3. Подача заявления на вычеты

Сотрудник может направить заявление на предоставление того или иного вычета по НДФЛ. Для этого нужно зайти в раздел «Зарплата» – «Налоговые вычеты» – «Подать заявление» (Рисунок 51). В данном разделе также отображаются уже применяемые вычеты.

Рисунок 51

К заявлению необходимо приложить скан-копии документов подтверждающие право на вычет. После подписания и отправки заявления, задача отобразится у ответственного для ее регистрации в 1С (Рисунок 52).

Рисунок 52

Исполнитель нажимает «Принять к исполнению», вводит в базу заявление на вычет, либо прикрепляет к задаче уже созданный (Рисунок 52). После регистрации заявления на вычет в 1С, исполнитель нажимает «Выполнено». В личном кабинете сотрудника заявление меняет статус на «Согласовано» и вычет отображается в разделе «Зарплата» – «Налоговые вычеты».

Если оснований для оформления вычета недостаточно исполнитель нажимает «Отказать» с обязательным описанием причины отказа в поле «Сообщение сотруднику».

8.4. Запрос на изменение личных данных

Сотрудник может направить заявку на внесение изменений в свои личные данные. Для этого нужно перейти в профиль и нажать «Изменить мои данные» (Рисунок 53).

Рисунок 53

В открывшемся окне заполнить измененные данные и нажать «Отправить». Запрос на изменение поступит ответственному сотруднику для внесения в личные данные (Рисунок 54).

Рисунок 54

После внесения изменений в личные данные сотрудника, и выполнения обмена с сервисом, обновленные данные отобразятся в личном кабинете сотрудника в профиле сотрудника. При переходе в «Изменение документа» можно просмотреть измененные данные.

Рисунок 54.1

 

8.5. Заявления на отсутствие

Сотрудник может заявить о своем отсутствии, чтобы согласовать его со своим руководителем и/или кадровой службой, а также чтобы информировать об этом остальных сотрудников.

Для этого сотрудник в разделе «Отсутствия» нажимает «Ввести отсутствие» и выбирает подходящую причину, заполняет необходимые для согласования поля (Рисунок 55).

Рисунок 55 

Если отсутствие требует согласования с руководителем, устанавливается флаг «Требует согласования». В этом случае отсутствие сначала должен согласовать руководитель, а затем – задача перейдет исполнителю для внесения отсутствия в 1С.  

8.6. Учет времени работы сотрудников

Ответственный за сервис может добавить раздел «Учет времени» в кабинеты сотрудников, позволяющий сотрудникам фиксировать свое рабочее время. Для этого в кабинете ответственного за сервис необходимо установить соответствующий флаг в разделе «Настройки» – «Компания» – «Учет времени» – «Сотрудники фиксируют свое рабочее время» (Рисунок 56).

Рисунок 56

После включения данной опции у сотрудников личном кабинете отобразится окно, в котором можно отметить начало рабочего дня, поставить его на паузу, окончить рабочий день. Будет добавлен раздел «Учет рабочего времени», в котором отображаются все сотрудники и их статус (Рисунок 57).

Рисунок 57

9. Раздел Руководителя

Сотрудникам, назначенным руководителям подразделений или организаций в 1С, доступен раздел «Руководителю», в котором он может согласовывать отсутствия сотрудников, а также просматривать сотрудников, которые еще не ознакомились с расчетными листами (Рисунок 58).

Рисунок 58

Зарегистрированные сотрудниками отсутствия, которые требуют согласования руководителем, отображаются в разделе «Руководителю». Заявления попадают в данный раздел, если это отпуск или сотрудник отметил при создании документа «Требует согласования». Для согласования необходимо нажать на согласуемого сотрудника, а затем нажать «Согласовать» или «Отказать» (Рисунок 59).

Рисунок 59

После согласования руководителем заявление переходит исполнителю в текущие задачи.

10. Сбор пожеланий по графику отпусков

Для начала компании по сбору пожеланий по графику отпусков перейти через раздел «Кадры» в рабочее место «Сбор графиков отпусков» и нажать «Создать» (Рисунок 60).

Рисунок 60

В открывшемся окне будет представлена информация о подразделениях. Чтобы начать компанию по сбору заявок нужно нажать кнопку «Начать сбор» (Рисунок 61).

Рисунок 61

После начала сбора у сотрудников в личном кабинете появится уведомление о необходимости подать желаемые даты.

Рисунок 62

У себя в кабинете сотрудники смогут видеть даты, выбранные коллегами по подразделению. У Руководителя подразделения есть возможность утвердить даты или отказать.

Сотрудники заходят в раздел «Отпуск» у себя в личном кабинете, переходят на вкладку «График отпусков» и находят свою фамилию в списке, по умолчанию она будет первой (Рисунок 63).

Рисунок 63

В таблице представлена информация о том, какие даты уже выбрали другие сотрудники с разбивкой по месяцам.

Чтобы подать заявку на желаемые даты сотрудник нажимает на своё ФИО и в открывшемся меню указывает даты отпуска и нажимает кнопку «Записать». Доступен вариант того, что в отпуск сотрудник идти не собирается, в этом случае сотрудник нажимает на кнопку «Отпуск не планирую» (Рисунок 64).

Рисунок 64

С конечным результатом руководитель подразделения может ознакомиться в разделе «Руководителю» – «График отпусков». Здесь же руководитель может делегировать право сбора графика отпусков в поле «Ответственный за сбор» (Рисунок 65).

Рисунок 65

Когда графики по всем подразделениям будут утверждены руководителями, ответственный сможет завершить сбор в 1С (Рисунок 66).

Рисунок 66

Если какая-либо дата отпуска не утверждена руководителем подразделения, то завершить сбор графика отпусков нельзя.

Функционал позволяет только собрать пожелания сотрудников и утвердить их со стороны руководителя. Сам график отпусков из собранных пожеланий в 1С не формируется.

11. Выгрузка документов КЭДО из 1С

Документы КЭДО можно выгрузить из 1С для предоставления в проверяющие органы или создания архива.

Для выгрузки документов необходимо зайти в раздел «Кадры» – «Документы кадрового ЭДО» и найти документ который необходимо выгрузить и выделить его один раз кликнув по нему мышкой и нажать кнопку «Сохранить на диск» (Рисунок 67).

Рисунок 67

Программа предложит выбрать папку для сохранения документа. Выбрать папку, в которой будет хранится документ и нажать «Выбор папки».

Документ сохраняется в виде архива. В ответ на требование нужно передавать архив полностью.

Архив состоит из файла wredc_data, электронного документа, подписей, которыми этот документ был подписан и версии документа для печати (Рисунок 68).

Рисунок 68

12. Дополнительная информация по работе с «1С:Кабинет сотрудника»

Ошибка при создании кабинетов:

Если в процессе создания кабинета, возникла ошибка, и кабинет не был создан, напротив сотрудника высветится пиктограмма красного человечка.

Основная причина данной ошибки заключается в том, что у сотрудника либо не введен телефон или адрес электронной почты, также ошибка может быть из-за того, что пользователь с такой почтой уже существует.

Рисунок 69

Чтобы узнать, в чём заключается ошибка, нужно нажать на ФИО сотрудника. В открывшемся личном кабинете сотрудника будет указана причина ошибки

Если кадровые документы не отображаются у сотрудника в личном кабинете:

Документы отображаются у сотрудника в личном кабинете только после подписания документа электронной подписью от организации.

Администратор имеет возможность установить дополнительные настройки (Рисунок 70):

В разделе «Настройки» во вкладке «Уведомления» можно дополнительно настроить уведомления сотрудников, установить какие напоминания нужно рассылать сотрудникам, а также отредактировать тексты уведомлений.

Рисунок 70

Информация о структуре и сотрудниках компании (Рисунок 71):

В разделе «Компания», сотрудники могут посмотреть структуру предприятия, сотрудников работающих в компании, а также их контактную информацию.

Рисунок 71

Настройки личного кабинета (Рисунок 72):

Сотрудники в личном кабинете, могут установить настройки непосредственно под себя. В частности, настроить уведомления, указать заместителя, выбрать кто видит контактную информацию, и как отображается заработная плата при открытии раздела «Зарплата»

Рисунок 72

Заказать консультацию специалиста 1С

Оставьте заявку и наши эксперты проконсультируют вас по данной статье.

ФИО*

Номер телефона*

ИНН*

Город*

Отправить заявку

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных и соглашаетесь с политикой конфиденциальности.