Отложенная оплата заправок в 1С:УАТ ПРОФ

Клиент, занимающийся грузовыми перевозками, ведет учет в 1С: Управление Автотранспортом Проф. Заправка автомобилей осуществляется на АЗС, с которой заключено соглашение: поставщик топлива отпускает топливо авансом без предоплаты, а оплата производится уже после доставки груза или в конце месяца.

При этом важно не только отслеживать общую сумму задолженности, но и видеть ее детализацию по каждому автомобилю. Задача – организовать такой учет без доработок системы.

Стандартный функционал программы позволяет учитывать заправки при оплате наличными или с топливной карты, но он ориентирован на контроль уже купленного топлива. В нашем случае задолженность перед АЗС при постоплатной схеме не фиксируется и не контролируется типовыми средствами 1С:УАТ Проф.

В этой статье расскажу, как настроить учет задолженности за заправку автомобилей в 1С:УАТ Проф, используя постоплатную схему расчетов.

1. Общая схема предлагаемого решения

Типовой функционал программы 1С:УАТ Проф позволяет выбирать следующие виды заправок:

Как упоминалось ранее, ни один из этих видов заправок не позволяет отразить задолженность перед поставщиком топлива. Данный документ заправки предназначен для ведения учета расходов оплаченного топлива.

Чтобы отразить задолженность перед контрагентом, необходимо задействовать дополнительные документы. Заправку в программе будем всегда отражать, как закупку топлива на Виртуальный склад с одновременным списанием топлива на заправку.

Таким образом, осуществим заправку ТС, а также отразим задолженность за приобретенное топливо документом поступления.

2. Создание виртуального склада

Введем в учет “виртуальный” склад, который будет отражать бак автомобиля.

Поскольку все автомобили клиента заправлялись у одного и того же поставщика по одной цене, то в нашем случае хватило одного виртуального заправочного склада.

Также можно создать под каждый автомобиль свой склад (например, для удобства можно указывать в наименовании склада гос. номер автомобиля для упрощения идентификации складов). Тогда нужно будет оформлять заправку каждого автомобиля со своего склада. Это будет занимать больше времени на оформление первички в программе, нежели заправка всех автомобилей с одного виртуального склада.

3. Покупка топлива

Для отражения закупки топлива переходим в раздел “Склад – Поступление материалов и услуг” и создаем новый документ, в котором указываем нашего поставщика, виртуальный склад, а также рекомендую создать отдельный договор по каждому автомобилю. Так можно будет отследить в отчетах долг за заправку по конкретному договору/автомобилю.

Табличную часть документа заполняем заправленным топливом. Если заправок было несколько, то можно указать сразу несколько позиций с топливом, количеством и ценой, чтобы не разбивать на отдельные документы. Удобно создавать один документ на один путевой лист либо один документ на начало месяца, в котором отражать построчно каждую заправку. В конце месяца можно оплачивать счет целиком. В текущем примере будет создан один документ заправки на одну поездку.

4. Отражение заправки

После создания документов «Поступление материалов и услуг” отражаем заправки. Для этого в документе “Путевой лист” добавляем строки с видом «Заправка со склада». Указываем наш виртуальный склад, выполняем “Расчет итогов”.

(Заполнение документа “Путевой лист”)

После проверяем, как отразилась заправка в отчетах (главное, чтобы дата поступления была раньше даты заправки).

(Отражение расходов на заправку в отчете по прибыли)

(Отражение задолженности перед поставщиком топлива в ведомости взаиморасчетов)

5. Отражение оплаты

Все отчеты отражают корректные данные, осталось лишь отразить оплату за поставленное топливо. Сделать это можно документами “Платежное поручение исходящее” или документом “Расходный кассовый ордер”. Думаю, заполнение данных документов не требует демонстрации.

6. Итоги

Мы подобрали вариант, при котором:

• Можем отслеживать задолженности перед АЗС за заправку автомобилей организации с использованием постоплатной схемы расчетов;

• Задолженность отслеживается в разрезе заправляемых автомобилей;

• Нет проблем со сверкой взаиморасчетов с АЗС;

• Схема реализована без доработок программы 1С:УАТ Проф.

Этот способ может потребовать дополнительных действий, но при необходимости процесс всегда можно упростить с помощью доработок конфигурации или внешних обработок.

Успехов вам в бизнесе и интересных задач!