Особенности составления отчетности по НДФЛ на практических примерах

В соответствии с приказом ФНС России от 28.09.2021 г. № ЕД-7-11/845 начиная с отчетности за 2021 г. утверждена новая форма «Расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом» (6-НДФЛ). Также уточнена форма «Справки о доходах и суммах налога физического лица», которая с 2021 г. является Приложением № 1 к форме 6-НДФЛ.

Согласно письму ФНС России от 1 апреля 2021 № БС-4-11/4351 в Разделе 1 расчета по форме 6-НДФЛ подлежат отражению с выплаченных физическим лицам доходов суммы удержанного НДФЛ за последние три месяца отчетного периода, независимо от срока их перечисления.

Таким образом, при заполнении Раздела 1 формы 6-НДФЛ нужно опираться на дату удержания НДФЛ. В части, отражающей сроки перечисления НДФЛ, могут быть даты за пределами отчетного периода.

С сентября 2021 г. изменены правила отражения в Разделе 2 6-НДФЛ доходов и сумм исчисленного налога. По письму ФНС России от 25.11.2021 № БС-4-11/16428 в расчете по форме 6-НДФЛ налоговым агентом указываются суммы дохода в виде заработной платы, которые начислены и фактически выплачены физическим лицам на дату представления расчета по форме 6-НДФЛ.

Суммы заработной платы, фактически не выплаченные работникам организации (сумма задолженности по заработной плате) на дату представления расчета по форме 6-НДФЛ, не указываются в расчете по форме 6-НДФЛ.

При этом согласно п.2 ст.223 НК РФ доход в виде оплаты труда считается фактически полученным доходом по последнему дню месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором.

В таблице представлен порядок признания дохода и НДФЛ для формы 6-НДФЛ для разных видов дохода:

Некоторыми ФНС допускается отражение удержанного НДФЛ с «переходящей» заработной платы в отчете 6-НДФЛ за период, в котором будет отражаться сумма дохода такой заработной платы.

«Переходящая» заработная плата – заработная плата, у которой отличается период даты признания дохода и даты удержания НДФЛ.

В рамках отчета за календарный год между данными Раздела 2 6-НДФЛ и справками о доходах в Приложении №1 должны быть увязаны показатели доходов (строка 110), вычетов (строка 130), исчисленного НДФЛ (строка 140), сумма фиксированных авансовых платежей (строка 150), не удержанного налога (строка 170) и количество лиц, получивших доход (строка 120):

Значение в поле «Сумма налога удержанная» (строка 160) Раздела 2 не проверяется с суммарным значением по полю «Сумма налога удержанная» из «Справок о доходах и суммах налога физического лица» Приложения №1: они могут не совпадать. Наличие разных сумм удержанного НДФЛ по Разделу 2 и Приложению №1 объясняются разными правилами заполнения:

- в «Справках о доходах и суммах налога физических лиц» Приложения №1 указывается удержанный НДФЛ того года, за который отчитываемся, на дату составления формы 6-НДФЛ;

- в Разделе 2 в поле «Сумма налога удержанная» (строка 160) указывается удержанный НДФЛ на конец отчетного периода в соответствии с датами удержания.

Рассмотрим особенности составления формы 6-НДФЛ на примерах составления отчета за 2021 г.

Общие условия для всех примеров

Свод начислений и удержаний целиком за 2021 г. имеет вид:

Все начисления по Своду облагаются НДФЛ.

Выплаты за последние 3 месяца с указанием удержанного НДФЛ и сроков его перечисления согласно НК РФ, за исключением выплаты заработной платы за декабрь 2021 и выплаты больничного листа от 28.12.2021:

Даты выплаты заработной платы за декабрь 2021 и выплаты больничного листа от 28.12.2021 г. отличаются для разных примеров:

Пример 1. Заработная плата и все прочие выплаты выплачены в периоде отчета 6-НДФЛ. Срок перечисления НДФЛ с прочих выплат за последний месяц отчетного периода 6-НДФЛ находится за пределами отчетного периода 6-НДФЛ

Даты выплат заработной платы за декабрь 2021 и выплаты больничного листа от 28.12.2021 г. и сроки перечисления НДФЛ с этих выплат:

Раздел 1 формы 6-НДФЛ будет иметь вид:

 В Разделе 1 в строках 021/022 присутствует строка со сроком перечисления за пределами расчетного периода - 10.01.2022. В данном случае – это отпуска и больничный, которые были выплачены в декабре, значит дата удержания НДФЛ для них попадает в отчетный период. Срок перечисления НДФЛ для этих начислений - последнее число месяца, в котором выплатили доход, но 31.12.2021 выпадает на выходной день и поэтому срок перечисления переносится на ближайший рабочий день – 10.01.2022:

Значения полей Раздела 2: «Сумма дохода, начисленная физическим лицам» (строка 110) и «Сумма налога исчисленная» (строка 140), - будут полностью соответствовать суммам начислений и НДФЛ за 2021 год, т.к. на конец отчетного периода заработная плата выплачена полностью. Раздел 2 формы 6-НДФЛ будет иметь вид:

Данные по Приложению №1 «Справки о доходах и суммах налога физических лиц» к форме 6-НДФЛ:

Сверим данные Раздела 2 и Приложения №1:

Пример 2. Заработная плата и все прочие выплаты выплачены в периоде отчета 6-НДФЛ. Срок перечисления НДФЛ с зарплаты и прочих выплат за последний месяц отчетного периода 6-НДФЛ находится за пределами отчетного периода 6-НДФЛ.

Даты выплат заработной платы за декабрь 2021 и выплаты больничного листа от 28.12.2021 г. и сроки перечисления НДФЛ с этих выплат:

По сравнению с Примером 1 изменилась дата выплаты заработной платы – 30.12.2021. Срок перечисления НДФЛ с этих выплат – 10.01.2022, т.к. 31.12.2021 – нерабочий день. В связи с этим изменились некоторые строки 021/022 Раздела 1 формы 6-НДФЛ:

Итоговое значение поля 020 «Сумма налога на доходы физических лиц, удержанная за последние три месяца отчетного периода» совпадает с аналогичным значением в Примере 1, т.к. даты удержания НДФЛ всех выплат по-прежнему находятся в периоде отчета.

Данные по Разделу 2 и Приложению №1 формы 6-НДФЛ полностью совпадают с Примером 1.

Пример 3. Заработная плата и все прочие выплаты выплачены в периоде отчета 6-НДФЛ, кроме больничного листа, выплаченного за пределами отчетного периода. Срок перечисления НДФЛ с прочих выплат за последний месяц отчетного периода 6-НДФЛ находится за пределами отчетного периода 6-НДФЛ

Даты выплат заработной платы за декабрь 2021 и выплаты больничного листа от 28.12.2021 г. и сроки перечисления НДФЛ с этих выплат:

Срок удержания НДФЛ с выплаты больничного за декабрь от 10.01.2022, находится за пределами отчетного периода, следовательно, в отчет 6-НДФЛ за год, сумма этого НДФЛ не попадает.

НДФЛ, удержанный с выплаты больничного декабрь от 10.01.2022, следует отражать в отчете 6-НДФЛ за 1 квартал 2022 г.

Раздел 1 формы 6-НДФЛ будет иметь вид:

Сумма больничного, начисленного в рамках отчетного периода, но выплаченного за его пределами, и удержанный с больничного НДФЛ в Разделе 2 не отражаются, т.к. дата фактического получения этого дохода находится за пределами периода отчета:

Данные по Приложению №1 «Справки о доходах и суммах налога физических лиц» к форме 6-НДФЛ будут отличаться от Примера 1 на сумму больничного и НДФЛ с него:

По физическому лицу «Барышева Зоя Арнольдовна» данные в форме 6-НДФЛ будут отличаться от данных, начисленных по этому физическому лицу за год:

Данные по Приложению №1 соответствуют данным по Разделу 2 формы 6-НДФЛ:

Пример 4. Заработная плата за последний месяц отчетного периода 6-НДФЛ выплачена за пределами отчетного периода 6-НДФЛ. Заработная плата других месяцев и все прочие выплаты выплачены в периоде отчета 6-НДФЛ.

Даты выплат заработной платы за декабрь 2021 и выплаты больничного листа от 28.12.2021 г. и сроки перечисления НДФЛ с этих выплат:

Срок удержания НДФЛ с заработной платы за декабрь, выплаченной 10.01.2022, находится за пределами отчетного периода, следовательно, в отчет 6-НДФЛ за год, сумма этого НДФЛ не попадает.

НДФЛ, удержанный с заработной платы за декабрь, выплаченной 10.01.2022, следует отражать в отчете 6-НДФЛ за 1квартал 2022 г.

Раздел 1 формы 6-НДФЛ будет иметь вид:

 Суммы заработной платы за декабрь, выплаченные 10.01.2022 г., попадают в строку «Сумма дохода, начисленная физическим лицам» (строка 110) отчета 6-НДФЛ за 2021 г., т.к. датой фактического получения такого дохода считается – 31.12.2021 г.,и эта дата не зависит от даты, когда доход был действительно перечислен сотрудникам.

Раздел 2 формы 6-НДФЛ будет иметь вид:

«Сумма дохода, начисленная физическим лицам» (строка 110) и «Сумма налога исчисленная» (строка 140) в Разделе 2 полностью соответствуют суммам начислений и НДФЛ за 2021 год.

Значение поля «Сумма налога удержанная» (строка 160) отличается от суммы НДФЛ начисленного – на сумму НДФЛ с заработной платы за декабрь 2021 г., выплаченной 10.01.2022 г. При этом в поле «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» (строка 170) НДФЛ с переходящей заработной платы также не попадает, т.к. на момент заполнения формы 6-НДФЛ этот НДФЛ уже был удержан.

По согласованию с ФНС, в которую будет сдаваться отчет 6-НДФЛ, допускается отражение НДФЛ с переходящей заработной платы в том периоде, к которому эта заработная плата относится. В этом случае Раздел 1 и Раздел 2 для данных Примера 4 будут иметь вид:

Данные по Приложению №1 «Справки о доходах и суммах налога физических лиц» к форме 6-НДФЛ в Варианте 2 Примера 4 и их сверка с Разделом 2 полностью совпадают с Примером 1.

Данные по Приложению №1 «Справки о доходах и суммах налога физических лиц» к форме 6-НДФЛ в Варианте 1 Примера 4 полностью совпадают с Примером 1. Сверяемые данные Приложения №1 и Раздела 2 имеют соответствующие значения:

Значение в поле «Сумма налога удержанная» (строка 160) Раздела 2 отличается от суммарного значения по одноименным полям справок из Приложения №1. Это не является ошибкой, т.к. эти данные между собой не сверяются. Значение НДФЛ удержанного по Разделу 2 и Приложению №1 отличается на сумму НДФЛ с «переходящей» заработной платы:

- в Приложении №1 сумма НДФЛ с заработной платы за декабрь выплаченной 10.01.2022 г. отражается, т.к. это НДФЛ с дохода за 2021 г. и этот НДФЛ уже был удержан на дату составления отчетности 6-НДФЛ;

- в Разделе 2 сумма НДФЛ
с заработной платы за декабрь выплаченной 10.01.2022 г. не отражается, т.к.
дата удержания этого НДФЛ находится за пределами периода отчета 6-НДФЛ.