Нормализация НСИ

Качественная подготовка НСИ (нормативно-справочной информации) – это ключевой фактор успеха внедрений новой системы учета, особенно в условиях растущего объема данных в текущих учетных системах и усложнения бизнес-процессов компании.

На практике возникают случаи, когда руководители и сотрудники не придают должного значения НСИ, считая ее менее значимым элементом системы учета. Они уделяют основное внимание техническим аспектам перехода, таких как выбор программного обеспечения или интеграция систем, упуская из виду качество данных.

Тем временем в организации может накопиться значительное количество разрозненных и несогласованных данных. Если в компании отсутствует культура управления данными, то сотрудники могут не осознавать важности соблюдения стандартов и правил ведения справочников.

Приведение этих данных в порядок станет непростой задачей, требующей пересмотра инфраструктуры и рабочих процессов.

В данной статье рассмотрим:

1. Что такое нормализация НСИ и зачем она нужна?

2. Этапы нормализации НСИ.

3. Риски отказа от нормализации НСИ.

Эта информация будет полезна сотрудникам ИТ-отдела, участвующих в поддержке пользователей своей организации, а также финансовым и бухгалтерским службам, поскольку от качества данных НСИ будет зависеть отчетность, формируемая в новой системе.

1. Что такое нормализация НСИ и зачем она нужна?

Нормализация НСИ – это процесс приведения данных к единому стандарту для обеспечения их корректного использования в информационных системах. Целью нормализации НСИ не только структурирование и упорядочение справочников, но и обеспечение удобства их использования в повседневной деятельности. Если не уделить должного внимания нормализации НСИ, это может привести к множеству ошибок, которые сказываются на работе организации. Вот несколько из них:

1) Дублирование данных: один и тот же элемент может быть внесен в справочник под разными именами или с небольшими различиями в описании. Например, в справочнике Номенклатура один и тот же продукт может быть записан как «Смартфон X1000» и «X1000 Смартфон». Это создает путаницу и затрудняет поиск и анализ данных.

2) Ошибка в классификации: элементы неправильно отнесены к определенным видам номенклатуры или прочим зависимым справочникам. Например, товар, который должен относиться к категории «Электроника», ошибочно помещен в категорию «Бытовая техника». Это может затруднять анализ продаж и маркетинговую стратегию.

3) Недостоверные данные: отсутствие актуальных данных или наличие устаревшей информации. Например, в справочнике Контрагенты указан старый адрес или контактный телефон, что приводит к проблемам при взаимодействии с ними.

Последствия данных ошибок приводят к задержкам в бизнес-процессах и недостоверности в управленческих и регламентированных отчетах.

А при внедрении системы класса ERP процесс нормализации НСИ включает не только приведение справочников в порядок, но и адаптацию их под требования новой учетной системы. В частности, 1С:ERP имеет более сложные структуры данных, дополнительные уровни иерархии и зависимости между справочниками, что требует тщательной подготовки и преобразования данных.

Таким образом, нормализация НСИ – это комплексный процесс, который включает не только упорядочивание текущих данных, но и подготовку их к переходу на новую платформу.

2. Этапы нормализации НСИ

Предположим, руководство компании пришло к выводу о необходимости проведения нормализации НСИ. 

Возникает вопрос: почему важно планировать этапы этого процесса? Можно просто поручить выполнение задачи бухгалтерии. Специалисты бухгалтерии обладают необходимыми знаниями о данных, требуемых для формирования отчетности, следовательно, они смогут справиться с этой задачей.

Но это не так. 

Нормализация НСИ – это сложный и многогранный процесс, который требует участия различных специалистов. Бухгалтерам лучше сосредоточиться на своих прямых обязанностях, связанных с учетом и отчетностью. Нормализация НСИ затрагивает многие отделы и процессы в компании. Поэтому для наилучшего результата необходимы тесное сотрудничество и координация между различными подразделениями. 

Далее перейдем к рассмотрению этапов процесса нормализации.

Этап 1: Определение справочников, подлежащих нормализации.

Не все справочники могут требовать немедленного внимания. Определение самых критичных справочников позволяет сконцентрироваться на тех, которые оказывают наибольшее влияние на бизнес-процессы и качество данных. Настройки для справочников рекомендовано указывать корректно с начала внедрения системы и не менять во время учета.

В 1С:ERP к критичным справочникам можно отнести следующие:

• Номенклатура – центральное звено учета, служит основной для ведения учета товаров, работ и услуг. С данным справочником связано множество второстепенных справочников: Виды номенклатуры, Группы аналитического учета, Группы финансового учета, Характеристики номенклатуры, Виды упаковок и т.д.

• Статьи расходов – позволяют классифицировать затраты по различным категориям и указывать различные способы распределения для управленческого, бухгалтерского и налогового учета.

В зависимости от специфики работы предприятия этот перечень может быть пополнен справочниками: Склады, Ресурсные спецификации, Контрагенты, Договоры с контрагентами и др.

Выбор справочников для нормализации требует комплексного подхода, учитывающего как текущее состояние дел, так и будущие планы развития компании. Для приоритета можно использовать такие факторы, как объем данных, частота использования и интеграция с другими системами.

Этап 2: Анализ текущего состояния справочников.

Анализ позволяет оценить качество данных, выявить проблемы и определить приоритеты для дальнейших действий. Варианты проведения такого анализа:

1) Экспорт данных из справочников в формат удобный для анализа (например, Excel) и дальнейшая проверка на соответствие стандартам и полноту внесения данных: все поля должны быть заполнены соответствующими типами данных (числа, даты, строки и т.д.)

2) Использование обработок в текущей системе учета, например, при переходе из 1С:УПП – «Поиск и замена дублирующихся элементов справочников».

Этап 3: Разработка стратегии нормализации НСИ.

Этап разработки стратегии нормализации НСИ является ключевым звеном в процессе подготовки к переходу на новую систему учета и состоит из следующих действий:

1) Установление единых стандартов для оформления и ведения данных в справочниках.

Включает определение форматов, наименований, допустимых значений и ограничений.

Например, для справочника Номенклатуры определено использовать формат наименования: существительное + описание и характеристики (если они не выделены в отдельный справочник). Таким образом, для хозяйственного металлического шкафа шириной 120, глубиной 80 и высотой 200 наименование будет следующим: «Шкаф хозяйственный металлический, ШГВ 120х80х200».

2) Создание новых справочников и классификаторов.

В 1С:ERP, по сравнению с 1С:УПП, добавляются новые справочники, для которых необходимо продумать структуру и порядок оформления:

• Группы аналитического учета;

• Группы финансового учета;

• Схемы обеспечения;

• Способы обеспечения и др.

В связи с добавлением новых реквизитов требуется пересмотр и оптимизация справочников для обеспечения совместимости с новой системой. К таким справочникам относятся Виды номенклатуры, Серии номенклатуры и др.

3) Разработка плана загрузки данных.

Для каждого справочника необходимо:

• Определить, каким образом он будет загружен в новую систему: путем использования стандартных обработок для переноса данных, путем загрузки из табличного документа или будут разработаны дополнительные обработки-загрузчики.

• Требуется установить порядок и последовательность переноса данных, а также спланировать этапы тестирования и выверки данных после загрузки в новую систему.

4) Назначение ответственных лиц и распределение ролей.

Для успешной нормализации нужно выбрать ответственных, которые будут координировать и контролировать задачи своего этапа. Важно четко разделить обязанности между командами и сотрудниками: это поможет лучше взаимодействовать внутри команды и между отделами, а также избежать повторов в справочниках и прочих ошибок. Назначение главного за справочник должно основываться на опыте и квалификации кандидата, который сможет обеспечить точность и актуальность данных.

Например, за Статьи расходов может быть ответственным Главный бухгалтер или его заместитель, так как они обладают глубоким пониманием финансовой отчетности и налоговых требований. А вот за справочники Схемы обеспечения и Способы обеспечения могут быть несколько ответственных лиц в зависимости от типа обеспечения: по типу «Покупка» может быть ответственным специалист из отдела материально-технического обеспечения, а по типу «Собственное производство» или «Производство силами переработчика» - специалист из планово-диспетчерского отдела.

5) Подготовка документации и инструкций.

Хорошо структурированная и подробная документация является ключевым фактором для обеспечения легкого и эффективного понимания пользователями различных процедур выполнения задач. Она содержит четкие инструкции и рекомендации, способствующие повышению качества работы и поддержанию согласованных действий всех участников процесса.

Для документирования всех принятых решений и стандартов можно разработать документ-ведомость и фиксировать в нем все предыдущие действия и решения. Пример такой ведомости на рисунке:

Таким образом, этап разработки стратегии нормализации НСИ включает в себя целый ряд мероприятий, направленных на создание четкого плана действий, который обеспечит успешную нормализацию данных и последующий переход на новую систему учета.

Этап 4: Реализация нормализации НСИ.

Этап реализации нормализации НСИ включает в себя практическое применение разработанных стратегий и методик для приведения данных в порядок. В него входит фактическое исполнение всех предыдущих зафиксированных этапов. Успех данного этапа зависит от подготовки предыдущих этапов, качественного исполнения и постоянного мониторинга.

Процесс нормализации НСИ представляет собой комплекс мероприятий по приведению данных в упорядоченное состояние, что является необходимым условием для эффективной деятельности современных организаций. На каждом этапе данного процесса, начиная с определения справочников для нормализации и их анализа и заканчивая реализацией нормализации, требуется высокий уровень компетенции и внимательность. Однако затраченные усилия полностью оправдываются, так как итогом становится создание надежной и удобной инфраструктуры данных, которая способствует повышению производительности сотрудников в подразделениях и качественно формируемая управленческая и финансовая отчетность.

После приведения НСИ в порядок важно организовать дальнейшую работу с данными таким образом, чтобы поддерживать их целостность и актуальность. Для этого необходимо определить точки ввода и назначить ответственное лицо за ввод данных в справочники.

3. Риски отказа от нормализации НСИ

Без проведения нормализации НСИ организация может столкнуться с множеством серьезных проблем, которые касаются качества данных, эффективности выполнения бизнес-процессов и безопасности информации. Далее рассмотрим риски, которые возникают без нормализации НСИ:

1) Трудоемкость переноса данных в новую систему

Процесс переноса данных из старой системы в новую всегда занимает значительное время и ресурсы. Если НСИ не нормализована, этот процесс становится еще более длительным и сложным. Необходимо  дополнительно очищать, преобразовывать и проверять данные, что затянет сроки реализации проекта.

2) Повышенный риск ошибок

Когда данные не унифицированы, возрастает вероятность ошибок при переносе информации в новую систему. Дубликаты, пропущенные записи, несоответствия в кодировках и форматах могут привести к тому, что новая система начнет работать с неполными или неверными данными. Это может повлиять на точность расчетов, отчетов и анализа.

3) Невозможность интеграции данных

Новая система учета в крупных компаниях предполагает различные обмены, объединение данных из различных источников. Если НСИ не нормализована, то данные из разных источников могут иметь разные форматы, коды, названия и структуры. Это сделает интеграцию практически невозможной или очень трудоемкой, требующей ручной обработки и коррекции большого объема данных.

4) Сложности в настройке новых процессов

Многие современные системы учета предлагают автоматизацию различных бизнес-процессов, таких как планирование, бюджетирование, управление запасами и т.д. Если НСИ не нормализована, настройка этих процессов станет затруднительной, так как система не сможет корректно распознавать и обрабатывать данные. Это снизит эффективность автоматизации и потребует привлечения дополнительных человеческих ресурсов для корректировки и поддержания процессов.

5) Низкий уровень отказоустойчивости

Ненормализованная НСИ может привести к сбоям и ошибкам в работе новой системы. Например, дубликаты записей или несоответствия в кодировках могут вызывать конфликты данных, что приведет к остановке выполнения задач или выдаче неверных результатов. Это может потребовать вмешательства IT-отдела для исправления проблем.

Все выше перечисленные риски приводят к таким негативным последствиям, как задержка запуска новой системы из-за потери времени на поиск и устранение ошибок, увеличение затрат на внедрение и принятие неверных решений на основе искаженной информации.

Процесс нормализации НСИ играет ключевую роль в обеспечении успешного перехода на новую систему учета. Опыт показывает, что ненормализованная НСИ неизбежно вызывает задержки запуска новой системы, увеличение затрат и снижение качества принимаемых решений.

Поэтому настоятельно рекомендуем уделять особое внимание этапу нормализации НСИ на ранних стадиях подготовки к внедрению новой системы учета. Это поможет избежать большинства потенциальных трудностей и обеспечит долгосрочную стабильность и надежность работы вашей информационной инфраструктуры.