НДФЛ: восстановление учета в 1С: Зарплата и управление персоналом

После внесения в Налоговый кодекс РФ изменений с 2023 г. в части учета Налога на доходы физических лиц вопросы касаемо корректного ведения учета данного налога и его восстановления при необходимости стали как никогда актуальны.

Среди тех факторов, на которые стоит обращать внимание при ведении и корректировке учета НДФЛ, есть не только законодательные. Хотелось бы обратить особое внимание на факт того, что в большинстве случаев ошибки НДФЛ – это нарушение хронологической последовательности ввода документов самим пользователем в программу, либо же ручная корректировка документов текущего месяца, при проведенных документах следующих месяцев. Под «документами» в первую очередь имеются ввиду Начисления за первую половину месяца, Начисления зарплаты и взносов, Ведомости на выплату и такие документы по учету, как Операции учета НДФЛ и Перерасчеты при наличии.

Чтобы не допустить возникновения ошибок учета необходимо:

• Следить за последовательностью начислений и выплат, вводить документы по датам в хронологии;

• Плановая дата выплаты должна совпадать с фактической;
  

• Не пересчитывать и не перепроводить документы после их выплаты;

• После начисления ЗП не вводить межрасчетные документы за этот же месяц. В случае необходимости предварительно отменить проведение начисления ЗП, а после пересчитать его. 

Что касается движений НДФЛ в программе, то их формируют два типа документов: Документ-основание (например, Начисление за первую половину месяца, Премия, Начисление зарплаты) формирует исчисленный НДФЛ, движения по удержанию налога выполняются в свою очередь документами Ведомости, Операция учета НДФЛ.

Чтобы просмотреть текущую ситуацию касаемо учета НДФЛ в организации, воспользуемся отчетом Анализ НДФЛ по месяцам. Найти его можно в разделе Налоги и взносы – отчеты по налогам и взносам – Анализ НДФЛ по месяцам.

Как видно из отчета, суммы исчисленного и удержанного налога в январе и марте не равны друг другу. Выравнивание учета стоит начинать с месяца, в котором впервые появилась учетная ошибка.

Общая схема исправления учета НДФЛ выглядит следующим образом:

1. Распроводим все ведомости до периода, в котором впервые появляются проблемы с размером удержаний налога – в нашем случае это январь, первая ведомость в котором – это выплата зарплаты декабря. Распроводим все, включая ее

2. Так же распроводим начисления авансов и начислений зарплаты до проблемного месяца - января.

3. Формируем Анализ НДФЛ по месяцам. В нем должна быть отражена сумма начисленного дохода за декабрь, вычеты в случае их наличия. Итого налоговая база и исчисленный налог – все это из документа Начисления зарплаты декабря предыдущего календарного года. Проверяем соответствует ли сумма исчисленного налога ставке, применяемой к налоговой базе.

4. Если исчисленный налог рассчитан неверно, заходим в документ начисления и нажимаем кнопку Пересчитать налог.

5. Далее возвращаемся к ведомостям на выплату заработной платы декабря, выделяем всех сотрудников и нажимаем кнопку Обновить налог. Проводим ведомость. Формируем отчет.

6. Проверяем отчетом, равна ли в данном месяце сумма удержанного налога - налогу исчисленному общему и по каждому сотруднику.

7. Если равенства нет, заново подбираем в ведомость проблемных сотрудников. Следим за тем, чтобы сумма к выплате не изменилась. При необходимости после перезаполнения изменить сумму на первоначальную. Ни в коем случае не меняем общую сумму выплаты в ведомости. Это приведет к тому, что программа пропорционально изменит в расшифровке выплаты по сотруднику ВСЕ составляющие выплаты, включая и сумму выплаченного аванса. Проваливаемся в расшифровку (пустое поле справа от суммы выплаты) и там по кнопке «Добавить» добавляем строку с заполненным сотрудником подразделением и разницей между вновь сформированной суммой и фактически прошедшей по банку, чтобы выйти на последнюю в итоге.

8. Действия 3-7 повторяем по всем последующим начислениям и ведомостям последовательно, проводя их в хронологическом порядке.

В завершении хотелось бы дать несколько практических советов по восстановлению корректного учета НДФЛ:

1. Особое внимание стоит обращать на состав суммы к выплате в ведомости. Любая выплата, кроме аванса, должна содержать минимум две строки в расшифровке: строку с отрицательной суммой и документом основанием аванс (т.е. выплату аванса) и строку с положительной суммой равной величине начисленной зарплаты и также с документом-основанием. В случае если любая из строк не будет содержать данного документа, сумма получается выданной безосновательно и будет считаться переплатой/недоплатой и ни о каком корректном удержании НДФЛ речи идти не будет

2. При внесении правок в документ начисления задним числом уже после проведения выплаты необходимо обязательно обновить налог в ведомости на выплату данного документа. В противном случае есть большой риск расхождений исчисленного и удержанного налога по сотруднику в текущем месяце и, как следствие, некорректная сумма налога в ведомостях следующих периодов

3. Также не стоит забывать, что движения в регистр кроме комплекта документов Начисление-Ведомость формируют также документы Операция учета НДФЛ и Перерасчет НДФЛ. Причина появления таких документов, как правило, попытка исправить пользователем «некорректное» на его взгляд поведение программы – доначислить доход, удержать налог и т.д. В случае если корректировка учета проводится по отдельному сотруднику такие документы предварительно необходимо распровести. После восстановления учета в разрезе типовых документов, как правило, документ Операция учета НДФЛ вовсе помечается на удаление за ненадобностью