Настройка отчетов 1С в режиме пользователя на примере 1С:ЗУП 3.1

В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом огромное количество отчетов, в которых можно посмотреть различную информацию по взаиморасчетам с сотрудниками, кадровые данные, расчеты по налогам и страховым взносам и многое другое. Однако даже с таким количеством отчетов не всегда можно найти нужную информацию, либо нужная информация есть, но представлена не в том виде, в котором её хотел бы видеть пользователь.

В данной статье мы рассмотрим возможности настройки некоторых отчетов в 1С:ЗУП. На примере типовых отчетов будут рассмотрены следующие возможности настройки:

- добавление группировки в отчет;

- скрытие ненужных полей;

- вывод необходимых полей;

- добавление собственных полей, в том числе вывод рассчитываемых данных;

- внешнее оформление отчета.

Рассмотрим отчет «Штатные сотрудники».

Стандартная форма отчета:

Для настройки отчета нажмем на кнопку «Настройки» и выберем расширенных вид

Настройка отчета производится на различных вкладках формы настроек

Фильтры: настраиваются различные отборы выводимых данных, например, выводить только сотрудников подразделения Администрация или выводить только тех сотрудников, у которых заполнена дата рождения, все эти отборы также можно вывести в шапку отчета

Поля и сортировки: настраивается список полей, которые нужно выводить в отчет, а также порядок вывода, например, данные в отчете должны выводиться с сортировкой по ФИО сотрудника в алфавитном порядке

Оформление: настройка внешнего вида отчета – цвет и размер полей, размер шрифта, цвет текста и т.д.

Структура: построение структуры отчета – настройка группировки по полям отчета, например, все сотрудники должны выводиться с группировкой по подразделениям

Рассмотрим стандартные настройки отчета «Штатные сотрудники»

Вкладка «Фильтры»

В отчете по умолчанию установлен отбор по дате, а также включен отборы по Организации – эти отборы выведены в шапку отчета (напротив отбора установлена звездочка)

Также по умолчанию предусмотрен отбор по виду занятости и дате увольнения:

Группа Или означает, что хотя бы одно из условий, которые находятся в этой группе, должно выполниться. В нашем случае, Дата увольнения у сотрудника должна быть либо не заполнена, либо должна быть больше или равна дате формирования отчета. Это условие ограничивает вывод уволенных сотрудников в отчет

Группа И означает, что все условия, которые находятся в этой группе должны быть выполнены. В нашем случае у сотрудника должен быть заполнен Вид занятости И выполнено условие группы Или.

Результат условия: в отчет будут выведены только те сотрудники, у которых в карточке сотрудника не заполнена дата увольнения ИЛИ дата увольнения больше даты формирования отчета И реквизит Вид занятости заполнен.

Вкладка «Поля и сортировки»

Слева галочкой отмечены все поля, которые выводятся в отчет, а справа настроена сортировка

Вкладка «Оформление»

На данной вкладке настроен заголовок отчета, возможность вывод фильтров в шапку отчета, а также ширина колонок, положение и цвет текста в ячейках отчета

Вкладка «Структура»

На данной вкладке настроены сортировки, в отчете выводятся данные с сортировкой по Организациям, и в каждой организации данные сортируются по подразделениям, поле <Детальные записи> – это все поля, которые перечислены на вкладке «Поля и сортировки» и которые не выведены в группировках (Организация и Подразделение) – колонки отчета.

1. Чтобы убрать колонки из отчета перейдем на вкладку «Поля и сортировки» и снимем галочки с перечисленных полей.

2. Чтобы убрать группировку по подразделению, необходимо перейти на вкладку «Структура», переместить поле <Детальные записи> из подчинения к подразделению в подчинение к организации. Для этого можно воспользоваться синей стрелочкой, либо зажать мышкой строку <Детальные записи> и «перетащить» её к организации.

Группировку по подразделению нужно удалить.

Далее переходим на вкладку «Поля и сортировки» и добавляем сортировку по подразделению, а остальные сортировки выключаем. Выбираем вариант сортировки «По возрастанию» (т.е. в алфавитном порядке).

3. Для окраски строк с сотрудниками, стаж которых более 10 лет, перейдем на вкладку «Оформление».

Добавим новый элемент и поставим галочку напротив оформления «Цвет фона», и по кнопке с тремя точками выберем цвет.

В области «Представление» настроим отбор по полю «Стаж работы»:

Установим вид сравнения «Больше», «Значение» = 10

По кнопке «Закрыть и сформировать» формируем отчет.

При необходимости можно настроить список подразделений, которые нужно выводить в отчет.

Для вывода этой информации изменим типовой отчет «Полный свод начислений и удержаний»

Нам необходимо вывести следующие поля в отчет:

- Сотрудник;

- Всего начислено;

- Всего удержано;

- % удержаний.

По кнопке «Настройки» - Вид «Полный» перейдем к настройке отчета.

Вкладка «Структура»

Необходимо удалить все строки и колонки, которые есть в стандартном отчете. Вместо этого в область «строки» нужно добавить поле «Сотрудник».

Далее переходим к настройке таблицы: нужно дважды нажать на поле «Таблица» в структуре, откроется форма редактирования таблицы.

Перейдем на вкладку «Пользовательские поля».

На этой вкладке необходимо создать собственные поля, которых нет в отчете. Это «Всего начислено», «Всего удержано» и «% удержаний» – данные поля не предусмотрены в конфигурации.

По кнопке «Добавить» - «Новое поле выражение» создадим нужные поля.

Введем заголовок и следующий код в область «Выражение итоговых записей»:

Сумма (Выбор

               Когда Группа = Значение(Перечисление.ГруппыНачисленияУдержанияВыплаты.Начислено)

                  Тогда Сумма

               Иначе 0

          Конец)

Аналогично создаем показатель «Всего удержано»:

Сумма (Выбор

               Когда Группа = Значение(Перечисление.ГруппыНачисленияУдержанияВыплаты.Удержано)

                   Тогда Сумма

               Иначе 0

           Конец)

Показатель «Процент удержаний»:

Выбор

Когда Сумма (Выбор

                    Когда Группа = Значение(Перечисление.ГруппыНачисленияУдержанияВыплаты.Начислено)

                    Тогда Сумма Конец) > 0

      Тогда (Сумма (Выбор

                   Когда Группа = Значение(Перечисление.ГруппыНачисленияУдержанияВыплаты.Удержано)

                  Тогда Сумма Конец)) / (Сумма (Выбор

                Когда Группа = Значение(Перечисление.ГруппыНачисленияУдержанияВыплаты.Начислено)

               Тогда Сумма Конец)) * 100

     Иначе 0

Конец

Таким образом, у нас создано 3 пользовательских поля:

Далее необходимо перейти на вкладку «Поля», установить флаг «Текущий элемент имеет собственные настройки выбранных полей» и выбрать созданные поля в области «Выбранные поля».

Обратите внимание, на вкладке «Дополнительные настройки» флаг «Текущий элемент имеет собственные настройки выбранных полей» стоять не должен.

Переходим на вкладку «Условное оформление», устанавливаем флаг «Текущий элемент имеет собственные настройки выбранных полей».

На этой вкладке настраивается внешний вид отчета. Для начала необходимо изменить формат поля «% удержаний», чтобы у числа выводилось не более 2 знаков после запятой. По кнопке «Добавить» открывается форма, в которой нужно поставить флаг напротив параметра «Формат». В правой части строки нажать на кнопку с тремя точками, установить флаг «Точность» и ввести значение 2.

Таким образом, мы установили формат числа. Далее необходимо изменить цвет текста на красный, если процент удержаний больше 13%.

Для этого добавим еще одно условие оформления, поставим флаг напротив параметра «Цвет текста» и выберем красный цвет.

На той же форме перейдем на вкладку «Оформляемые поля». Чтобы указать, какие поля нужно раскрашивать. В нашем примере необходимо раскрасить всю строку. Установим флаги как на рисунке ниже.

Далее перейдем на вкладку «Условие» и укажем условие для поля «% удержаний», число должно быть больше или равно 13,5. Если установить ровно 13%, то данные будут отображаться некорректно из-за округления, поэтому необходимо оставлять небольшой «запас» в виде 0,5 %.

На этом настройка таблицы завершена, вернемся к настройкам отчета.

Перейдем на вкладку «Поля и сортировки» и уберем флаг с полей «Сумма», «Отработано дней», «Отработано часов».

Сформируем отчет по кнопке «Закрыть и сформировать».

Сохранение настроек отчета

Для сохранения настроек отчета необходимо нажать кнопку «Еще» - «Варианты отчета» - «Сохранить как».

Откроется форма сохранения варианта отчета, на которой можно указать следующую информацию:

- наименование варианта;

- кому доступен вариант отчета: только автору, перечисленным пользователям;

- указать описание отчета.

По кнопке «Далее» программа предложит выбрать раздел, в котором нужно отображать отчет.

В нашем случае вариант отчета был сохранен в раздел «Зарплата». В разделе «Зарплата» - «Отчеты по зарплате» будет отражен только что сохраненный вариант отчета.

В данной статье мы рассмотрели лишь часть пользовательских настроек, которые могут быть полезны при ежедневной работе с отчетами. В случае необходимости настройки типовых отчетов под собственные потребности, вы можете обратиться к специалистам ИнфоСофт.