Как сэкономить при переходе на электронные договора

Можно ли обмениваться договорами в электронном виде и будет ли договор иметь юридическую силу?

Обратимся к действующему законодательству. П.2 ст.434 ГК РФ  разрешает заключать договора в электронном виде: «Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и иными документами, в том числе электронными документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору».

С 1 июня 2015 года вступили поправки к этой статье, утвержденные п.п. «а» п. 78 ст. 1 Федерального Закона от 08.03.2015 №42. Она стала более «современной» и внесла новое понятие «Электронный документ, передаваемый  по   каналам   связи», то есть информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая  с  помощью  электронных,   магнитных,   оптических   либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной  форме и электронную почту.

Поскольку речь идет об электронной форме, то и подписывать такой договор надо электронной подписью.

Ст. 6 ФЗ № 63 «Об электронной подписи» говорит, что информация в электронной форме, подписанная квалифицированной ЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Это не распространяется на те случаи, когда в законодательстве прямо указана необходимость составлять документы на бумаге.

Простая и неквалифицированная ЭП тоже может быть использована, но только при наличии соглашения между сторонами о признании этой ЭП.

Таким образом, использование ЭП установлено ФЗ № 63, а заключение договора в электронном виде указано в ст. 434 ГК РФ, то есть договор в электронном виде имеют юридическую силу.

Как передавать электронные договора? 

Отправлять договор в электронном виде можно напрямую, например, через электронную почту, а можно через операторов электронного документооборота.

Не смотря на то, договора через электронную почту заключаются часто, не все доверяют такому способу. Обмен через оператора ЭДО гарантирует доставку вашего документа, и при необходимости оператор выступит третьим лицом, в споре между контрагентами по факту подписания и отправки договора.

Как технически организовать подписание и передачу договора в электронном виде?

Для пользователей программы 1С существует сервис 1С-ЭДО, который позволяет непосредственно из программы 1С подписывать, отправлять и принимать в электронном виде не только первичные документы, но и договора.

Для этой цели предназначен отдельный вид данных - произвольный электронный документ. Он является аналогом обычного электронного письма и позволяет заполнить сопроводительную записку, вложить необходимые файлы, установить электронную подпись и направить документ в адрес получателя прямо в программе 1С.

Обмен произвольными электронными документами может осуществляться как через оператора ЭДО так и напрямую между контрагентами в зависимости от профиля настроек ЭДО.

 И еще несколько преимуществ электронного документооборота:

1. Повышение скорости работы при переходе на ЭДО. Сотрудникам не нужно лично везти документы из офиса в офис – это время они могут посвятить выполнению своих профессиональных задач.

2. Снижение рисков за счет использование электронной подписи, которую невозможно подделать в отличие от собственноручной, а также гарантии, которые появляются у вас при передаче договоров через операторов ЭДО.

3. Снижение расходов на подготовку, хранение и отправку бумажных документов до 80%. 

Рассказать друзьям