Как правильно редактировать ведомости на выплату зарплаты

Расчет и выплата зарплаты сотрудникам – область одного сплошного «человеческого фактора».

Сотрудник может попросить перечислить ему сумму побольше перед отпуском, зарплата или премия может быть пересчитана уже после выплаты.
Может быть всё, что угодно!

Иногда нам приходится править ведомости на выплату вручную: уменьшать или увеличивать сумму к выплате.
Как это сделать правильно? Чтобы не было потом проблем с НДФЛ в отчетности и не тянулись за сотрудником суммы «к выплате» с прошлых месяцев и лет.

Давайте посмотрим сначала, как сделать НЕПРАВИЛЬНО.
А неправильно – это самым очевидным образом:

Если щёлкнуть рядом с суммой, мы увидим, что 51 550 к выплате – это 56 550 начисленной зарплаты минус 5 000 аванса.
Аванс (ранее выплаченный) в расшифровке ведомости выглядит вот так:
С минусом и без документа.

А теперь предположим, что Базину нужно уменьшить сумму:

Самый простой вариант, просто меняем сумму к выплате.

А потом смотрим расшифровку:

В расшифровке наши недоплаченные деньги распределены по всем строкам.

Казалось бы, с итоговой суммой всё в порядке? Какая разница?

Разница есть.

Давайте начислим и выплатим зарплату за февраль.

С февральскими суммами всё в порядке, но откуда «хвосты» за январь?

Из предыдущей ведомости.

51 550 – 45 000 = 6 550

6 550: (56 550 + 5 000) = 0,1064

5 000 * 0,1064 = 532

56 550 * 0,1064 = 6 017    

Копейки мы здесь опускаем и округляем до рубля. Да, это те самые 6 550, которые мы не доплатили в прошлом месяце.
И по итогу сумма ведомости правильная.

Если мы сейчас оставим все как есть, то следующие ведомости пройдут нормально.

А если еще поправим? Например, округлим до 500 рублей при выдаче?

И тогда в марте мы увидим:

И так далее… понятно, что и 6 НДФЛ может при таких ошибках пострадать.

Как же правильно было сделать? В самой первой ведомости?

1) Зайти в расшифровку:

2) Поменять только строчку с указанием документа зарплаты, отняв разницу:
56 550 – 6 550 = 45 000

А если нужно, как во втором примере, не уменьшить, а увеличить сумму?

Тогда нужно четко понимать, что это не зарплата, а аванс.

И вносить ее нужно отдельной строчкой как аванс за этот или за следующий месяц. Без документа, но с плюсом.

Вот так:

Работайте с удовольствием!

Используйте 1С:ЗУП на уровне эксперта!

Повысьте свои навыки на курсе “Использование конфигурации Зарплата и управление персоналом, ред. 3.1” и станьте гуру 1С:ЗУП.