Как подготовиться к переходу на новую систему, на что обратить внимание и причем здесь учетная политика

Рано или поздно владельцы и руководители компаний из самых разных сфер бизнеса приходят к мнению, что текущая учетная система больше не подходит или её возможностей для дальнейшего учета и формирования новых отчетов, к сожалению, не хватает. Бывает, что текущая учетная система может быть снята с поддержки и дальнейшее ведение учёта в ближайшем обозримом будущем станет невозможным. В этих случаях возможны два варианта развития событий: приобретается дополнительная система учета или апгрейды для текущей, если такой допустимо, либо компания выбирает новую учетную систему и готовится к переходу.

Из программных продуктов 1С можно составить различные по назначению учетные системы, отвечающий запросам практически любой компании. Главное - определить, какие задачи должна выполнять учетная система и ознакомиться с возможностями предлагаемых типовых вариантов.

Основными критериями при выборе новой учетной системы являются:

• Масштаб бизнеса: чем меньше хозяйственных операций и бизнес-процессов в компании, тем проще должна быть учётная система.

• Вид деятельности: организациям, занимающимся только оптовой торговлей, в отличие от производственных предприятий*, как правило, не требуется использовать сложную учетную систему.

• Структура предприятия: на выбор системы также влияет, есть ли в компании филиалы, для которых необходимо вести обособленный учет в единой системе.

• Форма организации: бюджетная или коммерческая.

• Применяемая в организации учетная политика бухгалтерского и налогового учета.

При выборе программного продукта многие компании не уделяют достаточного внимания некоторым особенностям учетной политики организации. Следствием этого являются сложности при отражении хозяйственных операций, подготовки отчетности и ведения учета в целом, так как тот или иной способ или метод ведения не реализован в более подходящей конфигурации.

Дело в том, что бухгалтерское законодательство в России является достаточно гибким и предоставляет возможность выбирать те методы и способы ведения бухгалтерского учета, которые будут максимально подходить под специфику организации и удовлетворять требованиям Законодательства, а также запросов руководства и инвесторов фирмы.

Вполне вероятно, что применяемая учетная политика в организации давно не пересматривалась, а утвержденные ее методы в текущей учетной системе используются вынуждено из-за отсутствия возможности перенастройки. Далеко не всегда привычное и удобное – тождественные понятия.

Поэтому ещё на этапе выбора программы для ведения учета необходимо провести ревизию:

1) учетных политик по каждому виду учета;

2) действующих стандартов, регламентов, инструкций по процессам;

3) схем движения материальных потоков;

4) схем закрытия затратных счетов;

5) используемых признаков для группировки данных, уровни детализации аналитических отчетов.

Отдельное внимание потребуется посвятить адаптации рабочего плана счетов. В таких конфигурациях 1С, как 1С: ERP и 1С: Бухгалтерия 3.0 есть преднастроенный план счетов, донастроить который можно через функциональные опции программы. Прежде чем добавлять собственные счета и аналитики к ним вручную, необходимо ознакомиться с инструкциями по учету в программах 1С и прочей документацией для пользователей. Не следует забывать, что от структуры и настроек плана счетов будет зависеть автоматическое заполнение форм бухгалтерской финансовой отчетности.

Программные продукты 1С предлагают широкие возможности для модернизации и доработки под уникальные требования конкретной организации. Однако, следует понимать, что глубокие доработки, могут повлечь сложности с обновлением и сопровождением учетной системы.

В большинстве случаев, в которых на первый взгляд требуется доработка программного продукта, возможна тонкая настройка или комбинация настроек типового функционала, позволяющая реализовать тот или иной метод или способ учета.

Так, например, вариант метода оценки стоимости ТМЦ при выбытии – по стоимости каждой единицы в настройках учетной политики ни в одной конфигурации 1С не реализован, однако его исполнения можно добиться при использовании метода оценки стоимости ТМЦ при выбытии – по ФИФО в совокупности с включением настройки учета номенклатуры по сериям, где Серия = Цена поступления.

С 2021 года начали действовать несколько новых стандартов бухгалтерского учета: 26/2020 «Капитальные вложения», 6/2020 «Основные средства», 25/2018 «Бухгалтерский учет аренды», 5/2019 «Запасы», 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». В каждом из них закреплен порядок перехода на новую учетную политику. Изменения в законодательстве – это еще одна важная причина, почему стоит периодически пересматривать учетную политику. Если переход на учет согласно данным ФСБУ ещё не был осуществлен – необходимо разработать стратегию перехода и адаптации данных.

В рамках стратегии перехода обсуждается и загрузка начальных данных. Перед их загрузкой в новую систему рекомендуется привести в порядок нормативно-справочную информацию: ликвидировать дубли и давно неиспользуемые в учете элементы справочников, а также выполнить проверку корректности** ведения учета в текущей системе. При обнаружении ошибок принять решение о возможных вариантах их исправления. К таким проверкам могут относиться:

1) Сальдо на вспомогательном счете 000 должно отсутствовать.

2) При наличии амортизируемых активов проверить соответствие: сумма начисленной амортизации не должна превышать стоимость основного средства. На 01.01.2022 года учет основных средств уже должен быть переведен на ФСБУ 6/2020.

3) Не должно быть ошибок в количественном и суммовом учете по счетам МПЗ.

4) Затратные счета должны быть закрыты.

5) Авансы в разрезе контрагентов, договоров и, при необходимости, в разрезе документов должны быть зачтены.

6) НДС с авансов полученных и выданных должны соответствовать авансам контрагентов. При обнаружении ошибки в данном разделе рекомендуется подать уточненные налоговые декларации в том расчетном периоде, в котором авансы должны были быть зачтены или начислены, т.к. в новой системе сделать этого не удастся.

7) Проверить счета 09 и 77 для организаций на основной системе налогообложения, применяющих ПБУ 18 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций» и учитывающих постоянные и временные разницы.

8) Выполнить сверку по начисленным и уплаченным налогам и взносам с внебюджетными фондами и налоговыми органами для корректного отражения сальдо на соответствующих счетах учета.

Подготовка к переходу на новую учетную систему будет похожа на внеочередной внутренний аудит. Вне зависимости от того насколько уверены в работе своей бухгалтерии, в процессах учета будут выявлены недостатки разной степени критичности. Основываясь на многолетнем опыте сопровождения организаций, мы предлагаем воспользоваться приведенными рекомендациями. Качественная и глубокая подготовка к переходу на новую учетную систему является не только залогом ее успешного внедрения и последующей эффективной эксплуатации, но и необходимым условием организации достоверного и корректного бухгалтерского и управленческого учета.

* При выборе программы для автоматизации производства рекомендуем к прочтению статью: https://is1c.ru/about/pc/article/sravnenie-programm-dlya-avtomatizatsii-proizvodstva-kakuyu-1s-vybra...

** Более подробно о проверках корректности ведения учета в статье: https://is1c.ru/about/pc/article/raskryta-tayna-idealnoy-otchetnosti-neskolko-ezhemesyachnykh-prover...