Как не потерять деньги на агентах и посредниках: настройка заявок на оплату в 1С:ERP Управление холдингом

Вы теряете контроль над платежами, когда в холдинге десятки юридических лиц, агентские схемы и валютные посредники?
При ручном вводе данных легко ошибиться в реквизитах третьего лица или забыть удержать комиссию агента, что приводит к кассовым разрывам и повторным согласованиям.

Заявки на оплату в 1C:ERP Управление холдингом решают эту боль: они фиксируют планируемую платежную позицию, позволяют точно спланировать потребность в денежных средствах и предотвратить несогласованные платежи.

Вместо того, чтобы терять часы на ручное создание цепочек платежей, используйте встроенные механизмы системы.
Рассмотрим три сценария, которые закрывают 95% сложных схем холдинга.

Оплата третьему лицу

Заявка со способом оплаты третьему лицу используется при необходимости оплаты контрагенту, с которым нет договорных отношений (например, оплата товара через счет третьего лица или по указанию кредитора).

При создании заявки на оплату выберете способ оплаты «Третьему лицу». Заполните вновь появившиеся поля «Получатель (третье лицо)» и «Счет получателя (третьего лица)».

Если платежи третьим лицам регулярны, заполните данные в договоре с основным поставщиком на вкладке «Условия». Тогда они будут автоматически подставляться в заявку на оплату и в платежные позиции по графику.

В платежном поручении контрагентом система укажет третье лицо, а после списания с расчетного счета задолженность закроется по основному поставщику.

Оплата через платежного агента

Схема работы «Через платежного агента» подразумевает передачу Агенту полномочий по приему и отправке платежей от имени клиентов за вознаграждение.

В агентском договоре на вкладке «Условия» выберете способ расчета комиссии и пропишите процент и срок исполнения платежа агентом.

При формировании заявки на оплату выберете способ оплаты «Через платежного агента». Заполните вновь появившиеся поля «Платежный агент» и «Договор с платежным агентом».

При проведении заявки на оплату система автоматически формирует вторую заявку на оплату агенту, в которой сама рассчитывает сумму вознаграждения (комиссию) и основной долг.

В реестр платежей попадает заявка агенту.

Зачет оплаты и закрытие платежной позиции происходит после проведения документа «Отчет платежного агента», который формируется на основании акта, полученного от платежного агента.

Комиссия может включать вознаграждение агенту, конвертацию и банковские расходы. Можно использовать курсы валют платежного агента, сумма списания рассчитывается в валюте взаиморасчетов.

Оплата по цепочке платежей

Цепочки платежей применяются для последовательных платежей несколькими участниками (посредники, агенты, подрядчики). Удобно использовать, когда большой объем последовательных платежей, так как требуется создать всего одну заявку, остальные заявки по цепочке формирует система. А также можно использовать, когда прямые валютные платежи заблокированы или нужны посредники для конвертации.

Для включения возможности формирования заявок на оплату по цепочке платежей требуется активировать функцию «Использовать цепочки платежей» в настройках казначейства.

Шаблоны цепочек создается из настроек по ссылке «Настроить шаблоны цепочки платежей». Каждая строчка в цепочке платежей - это отдельная заявка на оплату или распоряжение, то есть отдельный платеж, который будет совершаться последовательно.

При формировании заявки на оплату выберете способ оплаты «По цепочке платежей» и нужный шаблон цепочки платежей.

После проведения документа перейдите по ссылке «Документы по цепочке платежей» и по кнопке «Создать документы» сформируйте заявки на оплату или распоряжения по выбранной цепочке.

В реестр платежей попадают все заявки, созданные системой.

Основная заявка получит статус «Исполнено» только после исполнения всех заявок по цепочке платежей.

Настройка заявок на оплату по описанным выше сценариям («Третьему лицу», «Через платежного агента», «По цепочке платежей») решает конкретные бизнес-задачи и дает измеримый эффект.
Например, один из наших клиентов, холдинг, объединяющий 10 юридических лиц, столкнулся с проблемой контроля агентских платежей. Основные сложности: ручное создание цепочек из 3-4 посредников, частые ошибки в реквизитах и потеря времени на согласование.

После настройки в 1С:ERP Управление холдингом шаблонов цепочек платежей и схем работы с агентами получены следующие результаты:

• Сокращение времени на согласование заявок на оплату на 30% за счет автоматического формирования всех связанных платежей по одному документу.
• Снижение количества ошибочных платежей (неверные реквизиты, суммы) на 95% благодаря однократному заполнению данных в договоре и их автоматической подстановке в заявки.

Таким образом, предложенные механизмы позволяют:

• Минимизировать риск ошибок в платежных документах.
• Сократить трудозатраты на ввод и проверку заявок на оплату – одна заявка вместо нескольких.
• Получить прозрачную цепочку платежей: от возникновения потребности до фактического списания денежных средств.

Описанные сценарии требуют корректной настройки нормативно-справочной информации (договоры, шаблоны цепочек) и прав доступа. Вы можете выполнить эту настройку самостоятельно, следуя инструкциям, либо доверить ее нашим специалистам.