Формирование и подписание электронных регистров бухгалтерского учета в 1С:БГУ

С 01.01.2023 внутренний электронный документооборот (ВЭДО) стал обязательным при ведении бюджетного учета. Порядок ведения ВЭДО утвержден Приказами Минфина России № 61Н, 100Н и 103Н. Этими приказами регламентируются не только унифицированные формы электронных первичных учетных документов, но и формы электронных регистров бухгалтерского учета.

Часть из форм электронных регистров формируется в «1С: Бухгалтерия государственного учреждения» (БГУ), а часть из них – в «1С: Зарплата и кадры государственного учреждения» (ЗГУ). В предыдущей статье был рассмотрен механизм подписания электронных регистров в программном продукте ЗГУ. Такой же механизм подписания файлов доступен и в БГУ. Однако, для регламентированных по приказу 61Н регистров доступен и механизм маршрутизации, отслеживания подписания, а также уведомление о необходимости подписания, как это реализовано для электронных первичных учетных документов.

В этой статье рассмотрим, как настроить подписание регистров, которые формируются в БГУ 2.0 (начиная с релиза 2.0.103):

Форма 0509213 «Журнал операций по забалансовому счету» применяется для отражения движения объектов учета, учитываемых на соответствующем забалансовом счете.

Подписывается:

1) Ответственным исполнителем простой электронной подписью (далее - ЭП);

2) Главным бухгалтером (или уполномоченным лицом) квалифицированной электронной подписью (далее – ЭЦП).

Форма 0509097 «Карточка учета имущества в личном пользовании» применяется для учета имущества (в том числе основных средств, материальных запасов), выдаваемого в личное пользование работнику (сотруднику, служащему), иному должностному лицу (далее - ответственное лицо, получающее имущество), для исполнения возложенных на него служебных (должностных) обязанностей.

Подписывается:

1) Ответственным за формирование карточки лицом ЭП.

Форма 0509211 «Карточка капитальных вложений» применяется для регистрации, систематизации и накопления в электронном виде информации о вложениях (инвестициях) в объекты основных средств, нематериальных, непроизведенных активов, в том числе в объекты концессионного соглашения, материальных запасов, в отношении которых установлен срок эксплуатации, материальных запасов, изготовленных хозяйственным способом (собственными силами субъекта учета), прав пользования нематериальными активами, биологических активов, имущества государственной (муниципальной) казны (далее - нефинансовые активы);

Подписывается:

1) Ответственным за формирование карточки лицом ЭП.

Форма 0509214 «Карточка учета права пользования нефинансовым активом» применяется для формирования в электронном виде информации на каждый объект права пользования нефинансовыми активами по договору операционной аренды, отраженный на соответствующем счете аналитического учета счета 011140000 "Права пользования нефинансовыми активами" (далее - объект права пользования активом).

Подписывается:

1) Ответственным за формирование карточки лицом ЭП.

Форма 0509215 «Инвентарная карточка учета нефинансовых активов» применяется для индивидуального учета объектов основных средств стоимостью свыше 10 000 рублей, непроизведенных и нематериальных активов, прав пользования нематериальными активами, объектов библиотечного фонда стоимостью свыше 100 000 рублей за объект, признаваемых инвентарными объектами нефинансовых активов (далее - объект имущества).

Подписывается:

1) Ответственным за формирование карточки лицом ЭП.

Форма 0509216 «Инвентарная карточка группового учета нефинансовых активов» применяется для учета группы однородных объектов основных средств стоимостью свыше 10 000 рублей, относящихся к движимому имуществу, прав пользования нематериальными активами, признаваемых инвентарными объектами нефинансовых активов (далее - группа объектов имущества), имеющих одно и то же назначение, технические характеристики и принятых к учету единовременно по одной балансовой (остаточной) стоимости.

Подписывается:

1) Ответственным за формирование карточки лицом ЭП.

Каждый из этих регистров подписывается с собственной периодичностью и по собственному маршруту согласно приказу 61Н.

Рассмотрим последовательность действий для настройки БГУ, формирования регистров и их подписание.

1. Включение внутреннего электронного документооборота

Механизм включается через меню «Администрирование» - «Настройка параметров учета» - «Документы и отчеты» - «Внутренний электронный документооборот» - галка «Использовать внутренние электронные документы»:

Через «Настройку внутреннего ЭДО» необходимо поставить «галочки» напротив необходимых регистров:

При необходимости можно задать маршруты для регистров, если они всегда будут одни и те же.

Более подробно о настройке внутреннего ЭДО и маршрутов подписания можно прочитать в статьях:

1) Внутренний документооборот в 1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8

2) Настройка внутреннего документооборота в «1С: Бухгалтерии государственного учреждения 8»

2. Добавление подписей

Перед подписанием необходимо добавить электронные подписи в программу. Это можно сделать через меню «Администрирование» - «Общие настройки»:

Необходимо поставить галку «Электронная подпись» в разделе «Электронная подпись и шифрование» (если она еще не стоит) и перейти в «Сертификаты и приложения электронной подписи и шифрования»:

Теперь нужно добавить подписи:

3.  Формирование регистров

Форма 0509213 и форма 0509097 формируется из меню «Учет и отчетность» - «Регистры учета»:

Перед формированием регистров необходимо указать подписантов через «Настройки» отчета:

После формирования регистра следует сохранить его с созданием внутреннего электронного документа:

При создании внутреннего электронного документа нужно указать маршрут (либо выбрать из ранее сохраненного, либо заполнить вручную):

После чего нажать кнопку «Записать». Регистр отправится на подписание согласно выбранному маршруту.

Форма 0509211, форма 0509214, форма 0509215 и форма 0509216 формируется из меню «ОС, НМА, НПА» - «Отчеты по ОС, НМА, НПА»:

Эти регистры сохраняются и подписываются аналогичным способом, как и предыдущие.

При необходимости можно просмотреть архив регистров прямо из сформированного регистра:

В этой статье ознакомились с тем, какие электронные регистры необходимо формировать в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» и каким образом их можно подписывать.

Если у вас остались вопросы, то вы всегда можете обратиться за помощью к нашим специалистам.