Что за зверь такой ЭДО и как его приручить?

Вы видели сколько стоит офисная бумага? Сейчас особенно остро вставал вопрос об уходе от бумаги, курьеров, писем, почты к более современному способу обмена документами. Но так ли использование новых технологий просто и безоблачно – давайте разберемся вместе.

Немного исторической справки

Применение электронного документооборота определено Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», статьей 169 Налогового Кодекса РФ, Приказом Министерства финансов от 10.11.2015 № 174н.

Уже несколько лет ЭДО внедряется в госсекторе. Летом 2017 года Правительство утвердило Программу развития экономики, рассчитанную на 8 лет. Согласно ей, к 2025 году 90 % всех межведомственных операций должно совершаться через виртуальную сеть.

Реализация программы «Цифровая экономика» является драйвером развития ЭДО в России. Перевод бумажных документов в электронный вид, использование электронной подписи – это рекомендуемый государством стандарт.

27 января 2020 года глава Министерства цифрового развития Максут Шадаев на заседании рабочей группы Госсовета по направлению «Коммуникации, связь, цифровая экономика» пояснил, что перевод документооборота бизнеса с клиентами, контрагентами и госорганами исключительно в цифровой вид должен дать экономию расходов на 1-3 %.

Так как же начинался наш путь в изучении это зверя?

Со стороны может показаться, что мы, как франчайзи, все нововведения начинаем использовать в момент их появления. Но и у нас работают такие же бухгалтера, как и у наших клиентов, которые привыкли получать документы на бумаге. И если раньше они могли выбирать как хочется, как привычнее и удобнее, то теперь время диктует свои законы, и нужно адаптироваться к новым системам.

Мы начали использовать ЭДО практически с момента его появления в 1С и вместе с этой системой мы учились, развивались, дорабатывали нужные нам моменты, делали ее комфортной как для нас, так и для наших клиентов.

Постепенно мы все больше клиентов переводили на Электронное взаимодействие с нами. Но самый большой скачек в количестве клиентов случился в 2020г, в период пандемии, когда даже в офис прийти нельзя было, а уж подготовить, передать курьерам и доставить более 1000 документов в месяц было вообще не реально. И мы и наши клиенты прекрасно это понимали, поэтому кроме первой волны ковида, у нас была первая волна перехода на ЭДО. В свою очередь мы не бросили клиентов на «растерзание этому зверю», а помогали каждому приручить его.

В наш век цифровых технологий вполне логичен и закономерен переход на обмен документами в формате Электронного взаимодействия, но существует ряд устойчивых стереотипов об ЭДО, которые мешают принять решение. Давайте развеем самые частые из них.

Стереотип № 1: Электронные документы не имеют юридической значимости

Юридическую значимость приобретает документ, если:

- вы выставили документ в правильном формате (актуальные формы, принятые законодательно) и через аккредитованного оператора ЭДО;

- если вы подписали электронный документ квалифицированной электронной подписью, выданной ФНС, доверенным лицом ФНС или удостоверяющим центром (УЦ), аккредитованным ФНС, то он приравнивается к бумажному документу, подписанному собственноручно или заверенному печатью. Это правило закреплено в 63-ФЗ Об электронной подписи, ст. 6, пункты 1, 3. Также это значит, что электронные документы могут рассматриваться в суде.

Стереотип № 2: для налоговой проверки мне придётся распечатать все документы

Вы можете дать проверяющему доступ к электронным документам. Все документы хранятся в архиве ЭДО и всегда под рукой. Налоговая принимает документы, отправленные по ЭДО, для проверки в формате Xml.

Стереотип № 3: ЭДО – это ненадёжно и небезопасно

Очень много страхов связано с обеспечением безопасности и конфиденциальности документов. Ведь если бумажный документ хранится в сейфе у бухгалтера или директора, его никто не возьмёт без спроса и никакие хакеры ему не страшны, то что насчёт ЭДО? Давайте разбираться по пунктам.

1. Если у меня сломается компьютер, то все документы пропадут?

Все документы хранятся на серверах оператора ЭДО. И если у вашего компьютера сгорит жёсткий диск, вы поймаете вирус или переустановите систему, все документы будут точно так же доступны в вашем личном кабинете. И зайти в него, используя свою электронную подпись или логин-пароль, вы сможете с любого компьютера или смартфона.

2. Кто-нибудь удалит или перехватит документы.

Все документы передаются через защищенные протоколы связи – HTTPS. Вы можете увидеть рядом с адресной строкой иконку закрытого замочка. Это значит, что система использует протоколы HTTPS и ваше соединение защищено шифрованием. То есть, сервер и ваш компьютер обмениваются ключами шифрования при каждом взаимодействии с документами.

3. Я случайно отправлю документы не тому контрагенту или отправлю документы с ошибкой.

Перед отправкой вы выбираете адресата документа по ИНН, названию организации или идентификатору. Если же случилось страшное и вы отправили документы не в ту компанию, есть кнопка аннулирования документа. После аннулирования документ не будет доступен получателю. Если после отправки обнаружена ошибка, то такие документы тоже можно Аннулировать. И для того, чтобы обменяться корректными экземплярами не придётся снова распечатывать и подписывать документ, заказывать доставку.

Стереотип № 4: ЭДО – это сложно и дорого

Не секрет, что некоторым людям сложно привыкнуть к нововведениям. Им легче оформлять всё по старинке. Давайте разберёмся с пунктом: «ЭДО – это сложно».

Внедрение ЭДО не занимает много времени. Вам нужно совершить следующие действия:

• выбрать оператора ЭДО и зарегистрироваться в его системе

• прикрепить к аккаунту нужную электронно-цифровую подпись.

• настроить связь с 1С. При этом оператор Калуга и Такском настраиваются сразу в 1С, а для настройки связи с 1С Контур и СБИС необходим дополнительный модуль, поставляемый оператором

Интерфейс сервиса создан максимально простым и дружелюбным к пользователю и во многом схож с сервисами электронной почты.

Теперь поговорим о «ЭДО – это дорого».

Из чего складывается стоимость печатного документа?(цифры ориентировочные):

Стоимость бумаги и расходных материалов для печати одного листа - 6 ₽.

Доставка документов курьером по Новосибирску (и возврат подписанного экземпляра) -70 руб

Среднестатистический договор занимает около 10 страниц. Компания, оформляющая 10 сделок в день, за 20 рабочих дней заключит 200 договоров. Это 2000 страниц. В этом случае затраты на отправку будут 200* 70+2000*6= 26 000 ₽.

Те же 200 отправок документов – в «1С-ЭДО» стоят всего 2000 ₽. Разница в 13 раз!

Даже если вы отправляете Почтой России и готовы мириться с особенностями работы этой организации, отправка 200 договоров будет стоить не менее 59 ₽ за договор. Итого стоимость отправки будет тогда 10 800 + 12 000= 22 800, что в 10 раз дороже отправки по ЭДО.

При этом мы не брали в расчёт стоимость аренды помещений для хранения больших массивов документов, оплату сотрудникам на внесение пришедшего документа в учетную систему, затрат на обслуживание техники.

Еще учтем тот факт, что подключение самого сервиса ЭДО (именно настройка системы) бесплатно у любого оператора.

Стереотип № 5. Формы документов часто обновляются. Внедрим ЭДО, а потом будем мучиться с загрузкой новых форм в систему.  

Задача с обновлением форм документов лежит на операторе. Оператор всегда в курсе изменений и оперативно меняет формы документов ЭДО в соответствии с изменениями.

Система ЭДО улучшается, развивается, становится более удобной для пользователя.

Давайте подведем итог вышеизложенного.

Конечно выпустить акт из программы на принтер привычнее, чем настраивать новые системы. Но когда разберешься - манипуляции не сложные и к ним легко адаптироваться. Давайте рассмотрим – какие преимущества несет ЭДО:

• Документ по ЭДО сразу после отправки приходит Вашему клиенту/поставщику и не нужно ждать, когда почта России его принесет (если принесет) или курьер доставит.

• Подписанный клиентом документ так же сразу можно увидеть в системе и не переживать, а получил ли он его, а согласен ли он с ним и т.д.

• Программа 1С сама, на основании пришедшего документа умеет создавать поступления, Вам нужно только проверить. И не тратить время на внесение данных вручную.

• В ЭДО есть архив всех документов и поиск необходимого документа внутри системы с подписями явно займет меньше времени, чем перелопатить бумажный архив и не факт, что что-то найдется.

Но в любой системе есть свои нюансы и особенности работы.

При внедрении ЭДО мы столкнулись с рядом проблем и научились с ними бороться. Хотим поделиться своим опытом. Но, обо всем по порядку:

1. Форма документа ЭДО.

Универсальный передаточный документ (УПД). Формат электронного УПД описан в Приказе ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@. С 1 января 2020 года он обязателен для использования при выставлении электронных счетов-фактур. Но такой формат не всегда подходит нашему клиенту, т.к. в его системе учета должна быть другая форма документа. На наш взгляд, это самая распространенная проблема. Чаще всего она связана с тем, что, учетная политика многих компаний написана задолго до появления ЭДО, когда про него никто и не думал даже.

Мы решили эту проблему включив в договоры пункты про электронный документооборот и его формы. Также при подключении ЭДО с клиентом у нас подписывается Соглашение, в котором прописаны все моменты обмена документами в электронном формате и все нюансы уточнены.

Если этого недостаточно, и клиенту все-таки нужна именно его форма акта, то в ЭДО сейчас доработана прекрасная возможность отправки документа в виде, необходимом клиенту и сохраненном в PDF формате с простановкой на таком файле оттисков ЭЦП. Данная форма акта берется из программы 1С в момент вывода на печать и вместо отправки на принтер – ее можно просто сохранить, потом прикрепить как вложение в ЭДО (мы ведь часто так делаем в почте).

2. Можно ли отправлять акт оказанных услуг или Договор с контрагентом, если их дата раньше, чем мы стали работать по ЭДО? Какой датой нужно принимать к учету такие документы?

По поводу подписания УПД по ЭДО давайте рассмотрим пример: Акт выполненных работ от 15.05.2020г принят по ЭДО 02.06.2020г. т.е. дата документа и дата подписания находятся в разных периодах, так как же принять документ? Вот что на это говорит законодательство:

Порядок признания расходов в целях расчета налога на прибыль при методе начисления на основании электронного документа такой же, как и при оформлении документа на бумаге. Расходы, принимаемые в целях исчисления налога на прибыль, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты (п. 1 ст. 272 НК РФ). Датой признания расходов при электронном документообороте должна признаваться дата составления электронного документа, подтверждающего затраты. Дата формирования электронной подписи не является реквизитом документа и не определяет свершение события хозяйственной жизни. Таким образом, расходы по акту можете принять в учете 15.05.2020, даже если вы подписали этот акт в июне.

В случае с договорами - ситуация немного сложнее. И вроде бы лучше пусть, будет подписанный экземпляр, чем не будет вовсе или ждать бумагу неизвестное количество времени.

НО есть нюансы: по умолчанию договор начинает действовать с даты подписания. Тут уже дата подписания не формальные данные, а как раз основной реквизит документа. При таком подписании по ЭДО «старого» договора есть риск признания актов за предыдущие периоды не действительными – «договор-то был не подписанный, как вы нам оказывали услуги, поставляли товар и т.д.?» Но выход и из этой ситуации есть: в этом случае необходимо в договоре в явном виде написать – с какой даты действует договор. Например, это может быть формулировка, что Стороны признают, что датой подписания настоящего Договора является дата, указанная в правом верхнем углу первой страницы Договора. При наличии такой формулировки, датой заключения будет именно дата в верхнем углу договора, не зависимо от того, когда был подписан этот договор. Таким образом сократятся риски признания актов по данному договору не действительными.

3. У нашего контрагента другой оператор ЭДО и они работают в другой системе. Например, у нас Калуга у клиента СБИС.

Данную проблему уже решили, существует так называемый, роуминг между операторами. Это как позвонить с Билайна на Мегафон. Подключение по роумингу ничем не отличается от подключения в пределах одного оператора, но есть небольшие нюансы именно в приеме документов. У разных операторов и система работает по-разному, поэтому форма документа Реализация одна и та же у всех, т.к. она общепринята (УПД, как уже описывалось выше), но вот модель ее заполнения у каждого оператора своя.

Большую часть таких вопросов операторы уже решили между собой максимально приведя в общий вид, но могут быть различия с некоторыми реквизитами внутри документа. Так, например, у оператора СБИС пока не читаются счета в формате XML, а у оператора Калуга они системно формируются именно в этом формате. Скажете проблема? Нет! В этом случае мы отправляем счет в PDF и нет проблем. В таком формате принимают все операторы. Это как отправить письмо через электронную почту, но с квалифицированной подписью.

Так же при отправке актов в роуминге с Калугой договор - основание в СБИС не прилетает. Мы решили эту проблему с рядом клиентов, для которых это очень важный момент, тем что прописываем договор - основание в наименовании оказанных услуг.

4. Не с кем обмениваться.

Да, в начале своего пути ЭДО мы тоже столкнулись с этой проблемой. Многие наши клиенты не использовали такой инструмент в своей деятельности. Так что же мы делали:

- Как уже было сказано выше, пандемия помогла. Документы были нужны, и многие наши клиенты согласились на переход ЭДО, дабы не тормозить процесс получения документов.

- рассказывали контрагентам как удобно и быстро можно меняться документами

- писали в счетах на оплату клиентов наши идентификаторы и призыв работать с нами по ЭДО

- мотивацией: менеджерам ставили план по подключению клиентов. И это оказался самый действенный способ.

Надеемся, что наш опыт будет вам полезен, и уже в ближайшее время вы сможете немножко упростить себе жизнь и расходы!