Больничный во время отпуска: оформление и расчёт в 1С:ЗУП

Ситуация, когда сотрудник заболевает в отпуске, — частая головная боль бухгалтера. Ошибки в продлении или переносе отпуска приводят к неверному расчёту НДФЛ и взносов.

Специалисты ИТ-интегратора «ИнфоСофт» подготовили инструкцию, как избежать этих ошибок с помощью «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1».

Законодательная база

Согласно ст. 124 Трудового кодекса РФ, если работник заболел во время отпуска, отпуск продлевается на количество дней болезни или переносится на другой срок по согласованию с работодателем.

Важно! Больничный в отпуске не оплачивается, если работник находится:

• в учебном отпуске;
• в отпуске по беременности и родам;
• в отпуске по уходу за ребёнком;
• в отпуске без сохранения заработной платы (за свой счёт).

Рассмотрим, как правильно оформить продление или перенос отпуска в связи с больничным в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1».

Настройки в программе

В 1С:ЗУП существуют две методики продления отпуска в зависимости от того, установлен или нет в настройке расчёта зарплаты флажок Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов в разделе Настройка — Расчет зарплаты:

Если флажок установлен (старый алгоритм)

Действие программы: при вводе больничного листа, который пересекается с отпуском, программа автоматически сторнирует (отменяет) начисление отпускных за те дни, на которые открыт больничный.

Порядок действий пользователя:

1. Сначала создаётся документ «Больничный лист». Программа видит пересечение, и сама сторнирует часть отпуска.

2. Затем необходимо зайти в исходный документ «Отпуск», нажать «Исправить» и вручную продлить или перенести отпуск на количество дней болезни.

Недостатки: этот способ вызывает сложности в учёте НДФЛ и страховых взносов, а также с перерасчётами, если отпускные и больничный относятся к разным отчётным периодам.

Если флажок НЕ установлен (рекомендуется)

Действие программы: программа не позволяет сразу провести больничный лист. Сначала она требует исправить сам документ «Отпуск».

Порядок действий пользователя:

1. Создаётся документ «Больничный лист».

2. Программа выдаёт предупреждение о пересечении с отпуском и предлагает сразу перейти к исправлению отпуска.

3. В документе «Отпуск» появляется вопрос: «Продлить отпуск?». Вы выбираете «Да» или «Нет».

4. Если вы выбираете «Да», программа автоматически продлевает отпуск на нужное количество дней. Сумма отпускных при этом не меняется. Если выбираете «Нет», предыдущее начисление отпуска сторнируется, отпускные начисляются заново с учётом дней болезни, и образуется долг сотрудника.

5. Только после этого становится возможным расчёт и проведение больничного листа.

Преимущества: новый алгоритм более логичен, снижает риск ошибок в отчётности и автоматизирует процесс продления отпуска.

В примерах ниже флажок Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов снят.

• Пример №1. Продление отпуска в связи с больничным. Больничный и отпуск в разных периодах.
• Пример №2. Продление отпуска в связи с больничным. Больничный и отпуск в одном периоде.
• Пример №3. Перенос отпуска в связи с больничным. Больничный и отпуск в разных периодах.
• Пример №4. Перенос отпуска в связи с больничным. Больничный и отпуск в одном периоде.

Продление отпуска в связи с больничным

Пример №1. Больничный и отпуск в разных периодах.

Сотрудник ушёл в ежегодный отпуск с 27 апреля по 12 мая. Однако 6 мая он заболел и оформил листок нетрудоспособности. После выздоровления и закрытия больничного листа сотрудник решил продлить свой отпуск на число дней, в течение которых он был временно нетрудоспособен.

Сотруднику Захаркин С. П. предоставлен основной отпуск с 27 апреля по 12 мая:

12 мая поступает сообщение о закрытии ЭЛН. Период болезни — с 6 по 12 мая. Сотрудник принял решение продлить отпуск на дни больничного.

В Больничном листе на вкладке «Главное» при пересечении дней болезни с отпуском появляется предупреждение о продлении или пересчёте отпуска. Нажимаем по ссылке «Исправить Отпуск»:

В созданном исправлении документа Отпуск появляется окно с вопросом «Продлить основной отпуск?». Выбираем «Да»:

В документе-исправлении на вкладке «Основной отпуск» отображаются новые даты отпуска с учётом дней болезни. Внизу окна выводится сообщение о переносе отпуска:

Обращаю внимание, что дата начала отпуска не меняется, поэтому не меняется и средний заработок, так как период использования данных о среднем заработке остается тем же.

Сформировалась вкладка «Продления, переносы, отзывы». В табличной части отражена причина переноса и количество перенесённых дней:

Также появляется вкладка «Пересчет прошлого периода», где сторнируется ранее начисленный отпуск:

На вкладке «Начислено (подробно)» сумма отпускных остаётся прежней, но с учётом нового периода отпуска:

После проведения исправления отпуска в документе «Больничный лист» отображается сообщение о том, что в документ «Отпуск» внесены изменения на основании больничного листа:

В расчётном листке сотрудника за май выводится сторно и новое начисление отпуска из документа-исправления. Так как это одинаковые суммы, но с разными знаками, то общая сумма отпускных равна нулю. Соответственно, проблем с НДФЛ нет. К выплате встаёт только сумма больничного:

Пример №2. Больничный и отпуск в одном периоде:

Сотрудник ушёл в ежегодный отпуск с 12 по 25 мая. Однако 20 мая он заболел и оформил листок нетрудоспособности. После выздоровления и закрытия больничного листа сотрудник решил продлить свой отпуск на число дней, в течение которых он был временно нетрудоспособен.

Сотруднику Захаркин С. П. предоставлен основной отпуск с 12 по 25 мая:

25 мая поступает сообщение о закрытии ЭЛН. Период болезни — с 20 по 25 мая. Сотрудник принял решение продлить отпуск на дни больничного.

В Больничном листе на вкладке «Главное» при пересечении дней болезни с отпуском появляется предупреждение о продлении или пересчете отпуска. Нажимаем по ссылке «Исправить Отпуск»:

В созданном исправлении документа Отпуск появляется окно с вопросом «Продлить основной отпуск?». Выбираем «Да»:

В документе-исправлении на вкладке «Основной отпуск» отображаются новые даты отпуска с учётом дней болезни. Внизу окна выводится сообщение о переносе отпуска:

Сформировалась вкладка «Продления, переносы, отзывы». В табличной части отражена причина переноса и количество перенесённых дней:

Так как период исправленного документа и документа-исправления совпадает, то вкладка «Перерасчет прошлого периода» отсутствует.

На вкладке «Начислено (подробно)» сумма отпускных остаётся прежней, но с учетом нового периода отпуска:

В расчётном листке после проведения документа-исправления и больничного сумма отпускных не изменится, отразится к выплате только начисление по больничному листу:

Перенос отпуска в связи с больничным

Пример №3. Больничный и отпуск в разных периодах:

Сотрудник находился в ежегодном отпуске с 27 апреля по 12 мая. 6 мая во время отпуска он заболел и оформил листок нетрудоспособности. После закрытия больничного листа сотрудник принял решение выйти на работу, а оставшиеся дни отпуска перенести на другой период.

Сотруднику Захаркин С. П. предоставлен основной отпуск с 27 апреля по 12 мая:

12 мая поступает сообщение о закрытии ЭЛН. Период болезни — с 6 по 12 мая. Сотрудник принял решение перенести отпуск и вышел на работу с 13 мая.

В Больничном листе на вкладке «Главное» при пересечении дней болезни с отпуском появляется предупреждение о продлении или пересчёте отпуска. Нажимаем по ссылке «Исправить Отпуск»:

В созданном исправлении документа Отпуск появляется окно с вопросом «Продлить основной отпуск?». Выбираем «Нет»:

Появляется вкладка «Пересчет прошлого периода», где сторнируется ранее начисленный отпуск:

На вкладке «Начислено (подробно)» пересчитались суммы отпускных с учётом новых периодов:

На вкладке «Основной отпуск» даты отпуска не изменились. Ниже видны изменения в сумме начисления, перерасчёт и корректировка выплаты за счёт отрицательного НДФЛ:

В расчётном листке сотрудника за май после проведения документа-исправления выводится сторно и новое начисление отпуска из документа-исправления, а также отрицательный НДФЛ и сумма к зачёту в счёт будущих платежей:

Следующие начисления перекроют отрицательный НДФЛ и излишне удержанный НДФЛ будет зачтён. Например, после проведения больничного произойдет частичный зачёт, и расчётный лист будет выглядеть так:

Сумму зачтённого излишне удержанного НДФЛ также можно увидеть в больничном листе:

Когда сотрудник решит воспользоваться отпуском, потребуется создать новый документ «Отпуск». Отпускные будут рассчитаны на основе новых данных о среднем заработке, если отпуск будет в другом расчётном периоде.

Пример №4. Больничный и отпуск в одном периоде:

Сотрудник находился в ежегодном отпуске с 12 по 25 мая. 20 мая во время отпуска он заболел и оформил листок нетрудоспособности. После закрытия больничного листа сотрудник принял решение выйти на работу, а оставшиеся дни отпуска перенести на другой период.

Сотруднику Захаркин С. П. предоставлен основной отпуск с 12 по 25 мая:

25 мая поступает сообщение о закрытии ЭЛН. Период болезни — с 20 по 25 мая. Сотрудник принял решение перенести отпуск и вышел на работу с 26 мая.

В Больничном листе на вкладке «Главное» при пересечении дней болезни с отпуском появляется предупреждение о продлении или пересчёте отпуска. Нажимаем по ссылке «Исправить Отпуск»:

В созданном исправлении документа Отпуск появляется окно с вопросом «Продлить основной отпуск?». Выбираем «Нет»:

На вкладке «Начислено (подробно)» пересчитались суммы отпускных с учётом нового периода:

В расчётном листке после проведения документа-исправления и больничного отразится долг сотрудника в связи с переплатой отпускных:

Когда сотрудник решит воспользоваться отпуском, потребуется создать новый документ «Отпуск». Отпускные будут рассчитаны на основе новых данных о среднем заработке, если отпуск будет в другом расчётном периоде.

Остатки отпусков

Начиная с релиза 3.1.37.49 реализована возможность изменения порядка рабочих лет для списания остатков отпусков при продлении отпуска в случае болезни. Добавлена настройка кадрового учета «Пересчитывать продолжительность видов отпусков при болезни или отзыве из отпуска»:

В случае установки флажка, при исправлении отпуска, при добавлении/удалении строки на странице «Продления, переносы, отзывы», автоматически изменяется продолжительность периодов видов отпусков, чтобы сначала списывались остатки за старые рабочие года. При этом, используются только виды отпусков, указанные в исправляемом документе.

Если исправление отпуска вводится из больничного, то пересчитываются периоды видов отпусков, только если пользователь отказался от продления (если отпуск был продлён — количество дней отпуска не изменилось, пересчитывать нечего).

Пример, если флажок установлен:

Сотрудник находился в ежегодном отпуске с 20 по 29 апреля, а также оформил дополнительный отпуск с 30 апреля по 5 мая. Однако 30 апреля он заболел и открыл больничный лист. После его закрытия сотрудник принял решение выйти на работу, а оставшиеся дни отпуска перенести на более поздний срок.

Накопленные остатки отпусков сотрудника Захаркин С. П. на дату отсчёта — 20 апреля:

Ему предоставлен «Основной отпуск» на 10 дней за период работы 25.01.2025-24.01.2027:

И дополнительный отпуск «За интенсивный труд и ответственность» — 5 дней за период работы 25.01.2025-24.01.2027:

На вкладке «Начислено (подробно)» видно, что основной отпуск начислен за 10 дней, дополнительный — за 5 дней:

При исправлении отпуска в связи с больничным (период болезни: 30.04.2026-05.05.2026) и отказе продлять отпуск — начисление основного отпуска происходит за 8 дней и дополнительного за 2 дня:

Это повлияет на отображение периода работы в карточке Т-2 и печатных формах.

Период можно поправить вручную, перевыбрать одну из дат отпуска или указать вручную то же количество дней и нажать Enter:

Сформируем остатки отпусков сотрудника на дату выхода его на работу — 06.05.2026. Видно, что накопленные остатки основного отпуска за период 25.01.2025-24.01.2026 списались в полном размере — 8 дней, а также списались 2 дня накопленного дополнительного отпуска за тот же период:

Флажок «Пересчитывать продолжительность видов отпусков при болезни или отзыве из отпуска» — это не требование закона сам по себе, а технический инструмент для исполнения требований Трудового кодекса РФ (в частности, статей 124 и 125). Его использование позволяет автоматизировать кадровый и расчётный учёт, обеспечивая его соответствие законодательству и исключая ошибки ручного ввода данных об остатках отпусков.

Пошаговый алгоритм действий

При оформлении больничного во время отпуска придерживайтесь следующего алгоритма:

• Своевременно введите данные о листке нетрудоспособности в 1С:ЗУП.
• Решите вопрос о продлении или переносе отпуска с сотрудником (в соответствии со ст. 124 ТК РФ).
• Отразите принятое решение в программе.
• Проверьте расчётный листок сотрудника.

Использование функционала 1С:ЗУП позволяет автоматизировать эти процессы и минимизировать риск ошибок в расчётах и отчётности.