А зачем вообще нужны смарт-процессы?

Битрикс24 – система, сочетающая в себе инструменты CRM, корпоративного портала, работы с задачами, интернет-магазина, автоматизации бизнес-процессов.

Бывают ситуации, когда в системе не хватает списков, карточек для хранения информации по заявкам на сопровождение, запросам в производство, которые проходят целую цепочку со своими стадиями и ответственными, а также различными реестрами. Например, реестром техники, которая ставится на обслуживание после продажи и требует периодической проверки/замены.

Для решения подобных задач применяются Смарт-процессы Битрикс24. И в этой статье разберем стандартные возможности смарт-процессов, а также остановимся на примерах использования.

О смарт-процессах

Смарт-процессы – отдельный объект/карточка Битрикс24, которая содержит в себе свои поля, может передвигаться по стадиям, содержит историю, возможность планирования задач, событий. Имеет аналогичный функционал со сделкой, но может быть для нее дополнением, связанным со сделкой, клиентом, отображаться в виде списка в отдельной вкладке или наоборот содержать в себе список клиентов/сделок. Далее разберем, когда стоит плодить сущности в виде смарт-процессов, и какие возможности в себе могут содержать смарт-процессы Битрикс24.

Основные возможности смарт-процессов:

• В карточке смарт-процесса возможно создание своих полей, поиск, фильтрация и сортировка по ним.

• Настройка своих стадий, работа как со списком, так и в виде канбана.

Рисунок 1. Канбан смарт-процесса "Объект"

• Постановка задач, планирование встреч в календаре, отображение истории смарт-процесса

Рисунок 2. Карточка смарт-процесса

• Постановка автоматических задач, бизнес-процессы (автозаполнения/расчет значений, напоминания, согласования и т.д.)
• Привязка к контактам, компаниям, лидам и сделкам в виде поля или списка

Рисунок 3. Список смарт-процессов в карточке Компании

• Работа из мобильного приложения.

Рисунок 4. Смарт-процессы в мобильном приложении

Примеры использования

Смарт-процессы, связанные с продажей:

• Объекты в проектных продажах со списком подрядчиков контактных лиц и списком сделок по конкретному объекту.

• Рекламации, обратная связь по сделке клиенту

• Список закупок по данной сделке (с разными сроками, поставщиками)

• Список заказов в смежные подразделения с актуальным статусом производства

• Запросы в тех поддержку, выезды к клиенту (различное постгарантийное обслуживание)

• Список лабораторий/институтов/филиалов в карточке компании при сложной оргструктуре

• Договоры клиента, если по ним нужно планировать задачи, сопровождать клиента по вопросам

• Техника, оборудование как внутреннее, так и для работы с клиентом при работе с арендой

• Доп соглашения с привязкой к сделке, списком товаров и возможностью формирования шаблоны документов.

Также возможно использование смарт-процессов в виде отдельных рабочих мест, не связанных со сделками, клиентами, в общем элементами CRM, например:

• Адаптация сотрудников (планирование обучения, прохождение контрольных точек испытательного срока, ступени/грейды, фокусные задачи, экзамены)

• Служебные списки, например, по настроенным бизнес-процессам, истории изменений и внесения корректировок, задач на их доработку

• Различные реестры.

В следующих статьях рассмотрим примеры кейсов настроенных смарт-процессов и возможности построения аналитических отчетов по ним. Ознакомиться с одним из кейсов, где задача решается с помощью смарт-процессов, можно по ссылке.