Внедрение учета входящей и исходящей корреспонденции в 1С:ДГУ 8 КОРП в ФГБУ СО РАН

Цели проекта

Ранее учет входящей и исходящей документации (годовой объем которой превышает 7000 документов), включая обращения граждан, велся сотрудниками в другой информационной системе. Со временем эксплуатация данной системы стала сопряжена с существенными трудностями: высокая сложность сопровождения, отсутствие технической поддержки, ограниченная функциональность и неудобный интерфейс, что снижало общую эффективность документооборота.

В связи с этим была поставлена цель — модернизировать систему электронного документооборота путем перехода на отраслевое решение «1С:Документооборот государственного учреждения ред. 2.1 (1С:ДГУ)». Данный шаг был направлен на создание единой, централизованной и легко сопровождаемой платформы, обеспечивающей полный, прозрачный и контролируемый цикл работы с документами.

Для достижения поставленной цели были определены и последовательно решены следующие ключевые задачи:

• Обучение пользователей работе в системе «1С:ДГУ».
• Внедрение и настройка автоматизированного учета входящей и исходящей корреспонденции.
• Проведение инструктажа и операционной поддержки сотрудников на этапе переходного периода.

Старт автоматизации

Сотрудничество между командой сотрудников «СО РАН» и специалистов франчайзинговой сети «ИнфоСофт» началось в декабре 2020 года. Работы были разделены на 3 этапа:

• Обучение пользователей работе в системе «1С:ДГУ».
• Внедрение и настройка автоматизированного учета входящей и исходящей корреспонденции.
• Проведение инструктажа и операционной поддержки сотрудников на этапе переходного периода.

Выполненные работы

В рамках проекта для «СО РАН» были последовательно выполнены все поставленные задачи, а также проведены дополнительные работы по адаптации системы под требования Заказчика:

• Проведено обучение пользователей по индивидуальной программе, чтобы детально ознакомить с типовым функционалом системы «1С:ДГУ».
• По итогам обучения был оперативно согласован итоговый перечень настроек и доработок, которые потребовались для эффективной работы сотрудников с учётом специфики документооборота организации.
• Выполнена первичная настройка системы «1С:ДГУ» и загружены необходимые справочники (физические лица, номенклатура дел, контрагенты и т.д.).
• Настроены виды документов: добавлены дополнительные реквизиты, создана логичная структура папок для хранения, настроены связи между документами.
• Разработаны и настроены варианты отчетов для анализа и контроля документооборота, позволяющие быстро получать аналитическую информацию в разрезе необходимых параметров.
• Проведена доработка системы для реализации сквозной автоматической нумерации входящих и исходящих документов в соответствии с внутренними регламентами Заказчика.
• После запуска системы проведены дополнительные инструктажи для оперативного решения вопросов, возникших на этапе переходного периода.

Состояние проекта

Система передана в промышленную эксплуатацию 01.04.2021г.

Результаты проекта

В результате успешного внедрения системы «1С:Документооборот государственного учреждения» были достигнуты следующие ключевые результаты:

• Создана единая централизованная система документооборота, которая заменила неудобную и сложную в сопровождении информационную систему.
• Внедрение сквозной автоматической нумерации документов позволило исключить ошибки ручного ввода и значительно ускорить процесс их регистрации.
• Проведение обучения до начала непосредственных работ по настройке позволило значительно повысить эффективность всего проекта. Такой подход дал пользователям возможность не только освоить базовый функционал, но и заранее проанализировать свои рабочие процессы, что позволило им сразу сформировать и согласовать детальный перечень необходимых инструментов и доработок.
• Система была настроена под специфику документооборота заказчика за счет добавления дополнительных реквизитов и согласованного перечня доработок, что обеспечило ее полное соответствие внутренним регламентам.
• Настроенные отчеты обеспечили простой и удобный доступ к реестрам документов и аналитическим данным, сделав процесс получения информации интуитивно понятным и комфортным для пользователей.

Внедрение «1С:ДГУ» не просто автоматизировало учет, а создало современную, надежную и удобную экосистему для работы с документами, которая легко сопровождается и масштабируется под будущие задачи организации.

На текущий момент СО РАН продолжает сотрудничество с франчайзинговой сетью «ИнфоСофт» по ряду других вопросов в «1С:Документооборот государственного учреждения».