Внедрение системы складского учета

Долгое время учет велся в программе «1С:Бухгалтерия».

При этом для ведения и контроля бизнеса необходима широкая аналитика, которой нет в «1С:Бухгалтерии». Вся необходимая аналитика была реализована исторически в таблицах excel. Однако объем продаж за годы работы компании значительно вырос, и подготовка таблиц excel для использования превратилось в очень трудоёмкий процесс.

Необходимо большую часть товародвижения вести в разрезе покупателей, под которых заказан товар.

Также часть товара приходит в рулонах с уникальными номерами, со специфическими характеристиками, и есть необходимость вести остатки в разрезе данных номеров.

Было принято решение о покупке внедрении программы «1С:Управление торговлей». Базовый функционал этой программы закрывал большинство потребностей компании по автоматизации.

Компания давно сотрудничает с франчайзинговой сетью «ИнфоСофт», которая зарекомендовала себя партнером, обладающим большим опытом в части сопровождения и доработки еще при обслуживании нашей 1С: Бухгалтерии.

В ходе проекта автоматизированы следующие подсистемы:

• Закупки
• CRM и маркетинг
• Продажи
• ОтветХранение
• Казначейство
• Склад и доставка

В результате внедрения системы учета автоматизированы основные бизнес-процессы компании. Был выполнен ряд необходимых доработок.

Для ежедневной работы менеджеров разработаны отчеты по исполнению заказов поставщиков и по исполнению заказов клиентов. Данные отчеты позволяют анализировать исполнение и обеспеченность заказов клиентов в разрезе аналитик, доработанных для менеджеров:

• в разрезе доп. соглашений;
• месяцев поставки;
• дополнительных реквизитов номенклатуры;
• в разрезе основных и дополнительных заказов по доп. соглашениям.

Расшифровать можно любую цифру до заказа (Рис 1, Рис 2).

Рис 1. Отчет по исполнению заказов покупателей

Рис 2. Отчет по исполнению заказов поставщиков в разрезе покупателей, под которых сделан заказ.

С помощью данных отчетов менеджеру необходимо отслеживать товародвижение не только внутри компании. Поставщик всегда присылает по электронной почте информацию о номере автомобиля или о номере вагона, которым будет отправлен товар.

Этот номер также имеет важное значение в учете между поставщиком и организацией Заказчика. Кроме предварительной фиксации отгруженного товара с помощью данного номера, этот номер всегда фиксируется в УПД и передается по ЭДО. Также номер фиксируется в учетных документах в системе, и по нему все пользователи отслеживают поступление ожидаемого товара.

Фиксация факта отгрузки товара поставщиком в разрезе номера транспорта, доставляющего товар, реализована через документ «Доверенность». Доработано проведение документа по регистрам для целей отслеживания. Благодаря этому отслеживание товара по заказу начинается еще до того, как в системе появляются бухгалтерские документы.

Кроме документов по ЭДО поставщик высылает по почте файлы с отгруженными товарами с указанием номера автомобиля или номера вагона. В файлах, в отличие от ЭДО, содержится больше аналитики, в разрезе которой учитывается товар.

Для сопоставления и автоматического заполнения документов поступления разработаны свои формы загрузки и сопоставления товаров при поступлении: формы для складов с серийным и несерийным учетом товаров отличаются.

При загрузке поступления серийного товара кроме сопоставления номенклатуры автоматизировано разделение товара на разные документы поступлений в зависимости от номера вагона, а также автоматический подбор серий либо их автоматическое создание.



Таким образом создание документов поступления даже на склады с серийным учетом происходит всего лишь в 2-3 клика. При этом исключаются ошибки ввода серийных номеров, что немаловажно, учитывая длину номера серий.

В компании собирается аналитика по продажам и себестоимости в разрезе способов доставки. Это связано с тем, что в зависимости от способа доставки формируется разная цена покупки и продажи на товары.

Для это доработаны виды цен и отчеты для сбора данной аналитики по заказам клиентов:



Также для менеджеров разработаны варианты отчетов по доступности и остаткам товаров в разрезе серий и доп. соглашений по товарам в пути.

По заказам и поставщиков и покупателей отслеживаются отгрузки сверх заказов по доп. соглашениям. Для этого доработаны табличные части соответствующих документов с автоматическим заполнением при закрытии заказов и выведением информации в необходимые отчеты:



Для оперативного администрирования денежных потоков созданы отчеты для бухгалтера, учитывающий специфику организации в разрезе нужных аналитик и показателей. На подготовку данного отчета до внедрения бухгалтеру приходилось часы рабочего времени.




В ходе реализации проекта внедрения программы «1С:Управление торговлей 11» были выполнены следующие работы:

1. Перенос НСИ и начальных остатков из БП.
2. Автоматизация бизнес-процессов заказчика, включающая настройку серийного учета на отдельных складах, обеспечения заказов по назначениям, товаров в пути.
3. Разработка процесса отслеживания и контроля товаров, отгруженных поставщиком автомобильным транспортом.
4. Контроль исполнения заказов поставщиков и покупателей в разрезе месяца отгрузки и учетного периода соглашений, а также учет продаж сверх заказов.
5. Разработка загрузки документов поступления из файлов основного поставщика с учетом специфики продукции.
6. Разработка отчетов и печатных форм
7. Доработка нумерации документов в связи со спецификой заказчика.
8. Доработка обмена с «1С:Бухгалтерия предприятия 8.»
9. Доработка прав доступа.
10. Автоматизировано 6 рабочих мест.

Результаты. Аналитический анализ результатов работы обеспечил руководство компании необходимой информацией для принятия оперативных управленческих решений. Кроме того, руководство и сотрудники легко контролируют показатели работы в любой момент времени.

В системе предусмотрено оформление практически всех первичных документов торгового, складского учета, а также документов движения денежных средств. Широкий спектр отчетов обеспечивает возможность быстро получать информацию – в удобной для работы и принятия решений форме, с требуемой оперативностью и детализацией.

Трудозатраты менеджеров и бухгалтерии на подготовку необходимых отчетов после внедрения минимальны, что позволяет обеспечить администрирование растущих объемов продаж без увеличения штата сотрудников.