Внедрение подсистемы "Приемная комиссия" конфигурации 1С:Университет ПРОФ в Сибирском государственном университете путей сообщения

Цели проекта

Для приема абитуриентов в Сибирский государственный университет путей сообщений в 2023 году было принято решение о внедрении блока «Приёмная комиссия» в программном продукте «1С:Университет ПРОФ». До этого сотрудники приемной комиссии заполняли множество документов, вводя данные абитуриентов вручную. Несмотря на то, что образцы заявлений, анкет, согласий, описей были шаблонными, их заполнение занимало много времени и периодически возникали ошибки.

Помимо автоматизации бизнес-процессов подачи и приема документов для абитуриентов, стояла задача обеспечения автоматической передачи информации в систему ФИС ГИА и Приема, и возможность автоматического обмена данными с Суперсервисом «Поступление в вуз онлайн».

Если рассматривать выше поставленные цели более подробно, то можно выделить следующие задачи:
1. Планирование проведения приёмной кампании. В данным пункте были определены параметры проведения приемной кампании, а именно:

• настройка учета и отображения индивидуальных достижений, настройка количества направлений подготовки, настройка дат подачи заявлений, настройка правил включения абитуриентов в приказы на зачисление;
• формирование планов набора абитуриентов на различные направления подготовки и основания поступления; определение перечня вступительных испытаний для каждого направления подготовки (специальности), формирование наборов вступительных испытаний с возможностью использования взаимозаменяемых предметов, составление расписания вступительных испытаний;
• формирование конкурсных групп
• возможность использования различных систем оценивания при проведении приёмной кампании;
• формирование порядка зачисления;
• определение порядка учета согласий на зачисление;
• определение порядка учета льгот и преимущественных прав поступающих в ходе приёмной кампании;
• настройка публикаций приёмной кампании на Портале вуза.

2. Возможность копирования настроек ранее проведенных приёмных кампаний при настройке текущей.
3. Внесение и хранение полной информации о поступающем в карточке абитуриента, а именно: личная информация, контактная информация, данные о ранее полученном образовании, индивидуальных достижениях, льготах и отличительных признаках, результатах олимпиад и т.д.
4. Формирование необходимого набора документов абитуриента.
5. Создание личного дела (с отметкой о наличии оригиналов или копий документов).
6. Возможность хранения скан-копий документов в личном деле поступающего.
7. Мастер автоматизированной работы для массовой обработки документов абитуриентов.
8. Формирование необходимого перечня документов абитуриента и типовых печатных форм (заявление абитуриента, опись личного дела, экзаменационная ведомость и пр.).
9. Проведение вступительных испытаний, в том числе учет результатов ЕГЭ и перезачет результатов олимпиад.
10. Учет индивидуальных достижений абитуриентов.
11. Формирование произвольных списков абитуриентов, составленных в соответствии с настройками, заданными пользователем (гибкие возможности отбора данных, определение состава полей, входящих в отчет, группировки, сортировки и условного оформления данных).
12. Формирование списков поступающих с учетом заявлений о согласии на зачисление и возможностью настройки заполнения произвольного процента бюджетных мест по общему конкурсу.
13. Создание и вывод на печать статистических, аналитических и списочных отчетных форм.
14. Создание личного кабинета абитуриента, и его интеграция с 1С:Университет ПРОФ.
15. Интеграция с Суперсервисом «Поступление в вуз онлайн».

Старт автоматизации

Сотрудничество между командой IT-специалистов ФГБОУ ВО СГУПС и специалистов франчайзинговой сети «ИнфоСофт» началось в начале 2023 года. Работы были разделены на 3 этапа: внедрение, опытная эксплуатация и выгрузка данных в рабочие системы.

Главной задачей являлось внедрение блока «Приёмная комиссия» до 20.06.2023 г., а до 20.05.2023 г. было необходимо выгрузить данные, список которых был предоставлен 15.02.2023 г. Министерством образования.

Количество рабочих мест – до 50 (10 факультетов и центральная приёмная комиссия).

Выполненные работы

В рамках проекта для ФГБОУ ВО СГУПС были выполнены следующие работы:

1. Проведение инструктажа пользователей приемных комиссий по работе в программе «1С:Университет ПРОФ», а именно: по добавлению пользователей в программу и настройке их прав; по вводу первоначальных данных; по введению основных настроек; по работе с Порталом ВУЗа; по работе с Мастером списков поступающих.
2. Написание статей для пользователей приемных комиссий, а именно: по добавлению пользователей в программу и назначении им ролей; по заполнению данных в приемной кампании; по работе с Мастером списков поступающих.
3. Доработана печатная форма экзаменационного листа.
4. Доработаны печатные формы приказов: о зачислении на бюджет, о зачислении на целевое обучение.
5. Настроена интеграция с ФИС ГИА и Приема.
6. Развернут Портал Вуза и настроен обмен с «1С:Университет ПРОФ».
7. Выполнена интеграция с Суперсервисом «Поступление в вуз онлайн».

Состояние проекта

Система передана в промышленную эксплуатацию.

Результаты проекта

В период проведения приемной кампании 2023 года все структурные подразделения вуза активно использовали настроенные печатные формы, списки и отчеты. Члены приемных комиссий ФГБОУ ВО СГУПС отметили удобство и ощутимое сокращение временных затрат на оформление документов.

В результате внедрения подсистемы «Приемная комиссия» было осуществлено выделение данных по приемным кампаниям в отдельную конфигурацию «1С:Университет ПРОФ», а именно:

• В конфигурации «1С:Университет ПРОФ» создано единое информационное пространство для ведения данных по приемным кампаниям, которое позволило наладить взаимодействие между абитуриентами и сотрудниками приемных комиссий;
•  В конфигурации «1С:Университет ПРОФ» автоматизированы процессы ведения и сбора данных по приемным кампаниям;
• В конфигурации «1С:Университет ПРОФ» обеспечена достоверность и полнота данных по бизнес-процессам, касающихся данных приемных кампаний, достаточных как для текущих потребностей предприятия, так и для ответов на вопросы контролирующих органов;
• Функционал программы «1С:Университет ПРОФ» обеспечил специалистов приемных комиссий и специалистов, работающих на факультетах, возможностью получать любую информацию о абитуриентах с помощью гибких настроек различных типовых отчетов.

  На текущий момент ФГБОУ ВО СГУПС продолжает сотрудничество с франчайзинговой сетью «ИнфоСофт» по ряду других проектов в «1С:Университет ПРОФ».