Внедрение CRM Bitrix24 для ООО ПК «Спецконтроль»

1. Получение полной детальной информации о клиентах в виде введенных и собранных данных в одной базе (CRM - системе), что является основным информационным ключом, принадлежащим компании, для выбора дальнейшей стратегии ведения и расширения бизнеса.
2. Учет и сокращение потери рабочего времени для обработки данных, унификация документов и минимизация зависимости от человеческого фактора, за счет исключения двойного ввода информации, наличия инструментов автоматической обработки данных и их передачи между подразделениями.
3. Получение расширенной информации по количественному и суммарному отражению сделок и о подготовительном процессе до совершения продажи (стадии продаж, воронка продаж). Возможность проводить анализ по следующим аспектам: организация работы менеджера, его оперативность, занятость, стиль работы с клиентом, лояльность или некорректность, умение переводить клиентов на постоянный статус, активность поиска и т.д.
4. Получение общего инструмента постановки поручений сотрудникам и контроля их исполнения, отслеживание истории выполнения и согласования задач.
5. Создание единых инструментов внутренней коммуникации между сотрудниками компании, а также инструментов взаимодействия с клиентами.

• удобная и современная CRM-система, закрывающая потребности отдела продаж на каждом этапе сделки;
• широкий перечень всевозможных интеграций: звонки, заявки, социальные сети, переписки в мессенджерах, что делает работу менеджера оперативной, а историю сделки прозрачной;
• возможность объединить в единую систему сотрудников смежных подразделений, тем самым, сократив время на передачу информации и исключив человеческий фактор потери рабочей информации, документов и пр.;
• готовая и рабочая интеграция с учетной системой 1С;
• приятный, современный и понятный интерфейс Битрикс24.

В качестве подрядчика ООО ПК «Спецконтроль» выбрал франчайзинговую сеть «ИнфоСофт», как IT-компанию с большим опытом внедрения CRM-систем, успешно работающую на рынке более 25 лет. Также ИнфоСофт» имеет штат специалистов, которые могут осуществить поддержку и в части CRM Битрикс24, и в части 1С. Немаловажным фактором оказалась положительная рекомендация эксперта в части автоматизации продаж и CRM – Кудинова Алексея.

Процесс работы с клиентом был начат с предпроектного обследования, входе которого были отрисованы бизнес-процессы Заказчика, а также составлена матрица требований. Результатом данного этапа была детализация требований в части автоматизации отдела продаж, коммуникаций со смежными подразделениями, а также интеграции с 1С: Управление нашей фирмой.

Также в рамках обследования была предложена концепция проекта, содержащая этапы внедрения по методологии agile. Этапы работ включали следующие результаты:

1. Проведено вводное обучение по функциональным блокам Битрикс24 – Корпоративный портал, Задачи и Проекты, сразу после обучения сотрудники начали работать на портале. В результате получили единую систему внутренней коммуникации и постановки задач.
2. Настроены воронки продаж, автоматические действия, а также заявки в производство через смарт-процесс «Продукция клиента», после изучения видео-инструкций сотрудники приступили к работе с заказами клиентов в Битрикс24. По итогам данного этапа у сотрудников появился доступ к актуальным статусам производства по каждой сделке, возможность оперативных изменений и коммуникаций в едином окне в рамках конкретного запроса клиента.
3. Осуществлено моделирование интеграции с 1С, выбран оптимальный вариант с учетом всех требований и ограничений, настроены автоматические действия по смене этапов сделки при Оплате и Отгрузке клиенту. За счет интеграции и автоматических действий системы процесс обработки сделок был ускорен, а также уменьшен срок сбора закрывающих документов.
4. Подключены каналы коммуникации – телефония, почта. Добавлены инструкции в том числе и по действиям сотрудников.
5. Настроено автоматическое формирование печатной формы счета, коммерческого предложения, договора, спецификации и фиксации цены с подстановкой номенклатурных позиций из 1С, сквозной нумерацией документов по разным филиалам. Это значительно сократило трудозатраты сотрудников на подготовку документов по сделке.

На протяжении постепенного внедрения осуществлялись: выдача видео-инструкций, точечное консультирование по вопросам пользователей и периодические встречи по итогам работы по блокам спринтов.

В результате внедрения был автоматизирован процесс обработки запросов клиента, достигнуто его ускорение за счет оперативной передачи заказов в производство, онлайн-доступа к информации по клиенту (письма, звонки дела) автоматического формирования печатных форм. Битрикс24 стал единой системой коммуникации между подразделениями, фиксации всего пути клиента, источником и инструментом аналитики для собственников компании.

В дальнейшем ООО ПК «Спецконтроль» планирует продолжить сотрудничество с франчайзинговой сетью «ИнфоСофт» по сопровождению внедренного решения и реализации будущих задач.