Учреждение было основано 31 декабря 2013 года. МКУ «Октябрьское» — это государственная организация, занимающаяся благоустройством дорог города Новосибирска по Октябрьскому району. МКУ «Октябрьское» занимается организацией работ по содержанию автомобильных дорог местного значения: подметание, мойка и полив дорог, восстановление обочин и ремонт дорог — летом; расчистка и вывоз снега, посыпка противогололедными материалами дорог — зимой. Работа МКУ «Октябрьское» является важной для благоустройства города Новосибирска и нормального функционирования транспортной системы города.
Эффект автоматизации
В результате автоматизации организация получила единую информационную систему, включающую в себя выписку и обработку путевых и ремонтных листов, управление автопарком и складом на базе решения «1С:Управление автотранспортом ПРОФ». Внедрение нового программного продукта происходило параллельно с разработкой интеграций с уже используемыми в работе конфигурациями «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» и «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения».
Решение о цифровизации складского учета, а также автоматизации процессов по обмену данными между складом и бухгалтерией, значительно сократило ручной труд сотрудников и полностью исключило необходимость двойного ввода данных — теперь эти данные автоматически выгружаются благодаря разработанной интеграции, а сотрудники уверены, что оперируют одинаковыми данными в разных конфигурациях.
Благодаря пересмотру подхода к расчету зарплаты водителей, был реализован желаемый алгоритм расчета водителей, опирающийся на точные фактические показатели, что повлияло также на увеличение выработки водителей.
О компании
Сотрудники учреждения ежедневно занимаются обслуживанием собственного автопарка автомобилей: готовят транспортные средства к выходу на линию, ремонтируют их, ведут учет агрегатов и собирают данные о выработке водителей для расчета заработной платы. Эту работу сотрудники МКУ «Октябрьское» выполняли без какой-либо информационной системы: путевые листы выписывали вручную на бланках, табели водителей вели без учета выработки в разрезе работ, информацию об операциях на складе фиксировали на бумаге и передавали в бухгалтерию для внесения в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения». Усложняли работу также и графики выездов водителей, так как работа на дорогах города ведется круглосуточно, что серьезно повышает объем работы для сотрудников.
Толчок для старта автоматизации
Инициатива руководства организации по организации единой информационной системы для управления автопарком, выписки и обработки путевых листов и сбора показателей выработки водителей и транспортных средств привела к решению о внедрении конфигурации «1С:Управление автотранспортом ПРОФ». Полное отсутствие автоматизированной системы, которая была бы удобна в работе для всех участников процесса, от диспетчеров и до бухгалтеров, стало отправной точкой для старта автоматизации, и данная конфигурация идеально подходила под нужды МКУ «Октябрьское».
Помимо этого, желание руководства уточнить расчет заработной платы водителей в системе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» послужила толчком для оптимизации процессов.
Было решено перейти от расчета по окладу за дни к более точной системе — часовой тарифной ставке с детальным учетом всех отработанных часов, включая разделение по видам деятельности: работа на линии, ремонт или дежурство.
Также было определено, что специальные стимулирующие выплаты, такие как зимняя надбавка за уборку снега, должны начисляться исключительно на часы, проведенные на линии. Кроме того, при детализированном учете рабочего времени водителей потребовалось учитывать их частые пересадки между машинами из-за производственной необходимости. Поскольку тарифные ставки на разных машинах могли различаться, организация решила не создавать множество временных кадровых перемещений, а найти более гибкий механизм учета.
Еще одним вопросом, требующим срочного решения, была необходимость организовать работу склада организации. После изменения структуры организации в МКУ «Октябрьское» были переданы транспортные средства со всеми установленными на них агрегатами, на складе также появились запасные части, расходные материалы для ремонтов и спецодежда водителей. Было принято решение о цифровизации складского учета методом внедрения соответствующего функционального блока конфигурации «1С:Управление автотранспортом ПРОФ».
Какие были решены проблемы/задачи
Задача по оптимизации учета рабочего времени и расчета зарплаты водителей в 1С.
В ходе обсуждения задачи выяснилось, что основная сложность заключается в заполнении табеля для водителей, выполняющих несколько видов работ. В базовой версии конфигурации «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» пользователи сталкивались с неудобствами. К примеру, в одной ячейке могло содержаться до семи буквенных кодов различных видов времени, что затрудняло восприятие и чтение табеля, и все они вводились вручную, что повышало риск ошибок.
Это потребовало разработки альтернативного табеля с автоматизированной загрузкой данных, где колонки соответствовали видам рабочего времени (линия, ремонт, дежурство и т. д.), а строки отражали ежедневную работу водителя по путевым или ремонтным листам.
Ключевой особенностью стало учет пересадок между автомобилями без оформления кадровых переводов, ведь водитель мог работать на разных машинах с разными тарифными ставками, а каждая строка табеля фиксировала конкретный автомобиль и соответствующий ему тариф.
На основе табелей водителей формируется отчет «Шифр производственных затрат», акцентуализирующий выработку в часах каждого водителя в отдельной таблице с итогами. В отчете отражены выезды (построчно) и все виды отработанных часов (линия, ремонт, дежурство, ночные, сверхурочные, праздничные) по каждой строке с детализацией по транспортному средству, на котором выезд был совершен.
При решении вопроса метода заполнения табелей водителей, было отдано однозначное предпочтение автоматизированной загрузке данных по выработке водителей, ведь для закрытия месяца расчетной группе необходимы данные из «1С: Управление автотранспортом ПРОФ». Специалисты «ИнфоСофт» реализовали интеграцию между системами, которая собирает из путевых и ремонтных листов информацию за нужный период и передает ее в «1С: Зарплата и кадры государственного учреждения», на ходу учитывая:
- Ночные и праздничные часы.
- Актуальные ставки по автомобилям.
- Соответствие сотрудников по табельным номерам.
Помимо этого, было принято решение упростить расчет заработной платы водителей на основе нового табеля, для чего были разработаны специальные обработки по автоматизированному расчету количества сверхурочных часов на основе выработки водителей и автоматизированный расчет заработной платы в целом.
Обработка по расчету зарплаты:
- Агрегирует данные из документа «Табель водителей».
- Создает документы «Начисление зарплаты и взносов» для каждого подразделения.
Такой метод позволяет обойти стандартные механизмы, которые бы анализировали ставки водителей и не учли бы пересадки между машинами, которые мы не заводили как полноценные документы «Кадровый перевод», а просто учли в нашем специальном табеле.
Задача цифровизации складского учета запчастей и спецодежды
Вместе с необходимостью вести учет по резко выросшему автопарку после изменения структуры и функций организации, возросла также и нагрузка на склад. В распоряжение учреждения поступило большое количество транспортных средств. В передавшей автомобили и спецтехнику организации велся учет агрегатов по каждой единице, и эта информация поступила в МКУ «Октябрьское», в связи с чем руководство учреждения приняло решение продолжить подробный учет и вести в уже внедренном решении «1С:Управление автотранспортом ПРОФ» функциональные блоки «Склад» и «Ремонты и агрегаты». Такой подход к организации этой информации покрывал необходимость учета аккумуляторов и шин практически полностью, так как типовой функционал программного продукта позволяет вести данные очень подробно, учитывая шины по серийному номеру и в разрезе мест установки на транспортное средство. Однако помимо учета одних лишь агрегатов, руководством было решено перевести весь склад в электронный формат в «1С:Управление автотранспортом ПРОФ» с попутной настройкой роли и рабочего места кладовщика, и начать вести прочие запчасти, расходные материалы и спецодежду сотрудников.
Главной сложностью решения этой задачи стала необходимость поддерживать соответствие данных между складом в «1С:Управление автотранспортом ПРОФ» и материалами в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения»: номенклатуры и центры материальной ответственности должны быть идентичными по названиям, кодам, единицам хранения остатков, количество материалов должно быть одинаковым в обеих базах, установленные на транспорт агрегаты должны совпадать. В связи с этим было принято решение не вести данные разрозненно, а выгружать созданные в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» поступления, после чего кладовщик в «1С:Управление автотранспортом ПРОФ» будет распределять материалы: перемещать их на другие материально-ответственные лица, списывать, выдавать на транспорт, делать возвраты на склад, а потом сформированные документы будут выгружаться обратно в программу «1С:Бухгалтерия государственного учреждения». Однако между этими конфигурациями не только не существует стандартного метода интеграции, но и правила такого обмена сильно осложнены особенностями бюджетного учета. Например, списание запасных частей на транспорт будет делаться одним документом, списание расходных материалов другим, а операции по маслам — третьим. Учет спецодежды тоже требуется вести по определенным правилам: списание спецодежды не происходит напрямую, спецодежда хранится на складе утилизации, а сама утилизация проходит раз в определенный срок. Спецодежда же и инструменты, которые сотрудники возвращают, должны непременно попасть на склад, и только после этого могут быть выданы в пользование другим сотрудникам. Обе эти операции с точки зрения «1С:Управление автотранспортом ПРОФ» являются перемещением материалов от сотрудника кладовщику, в первом случае на склад утилизации, во втором — на основной, но в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» это совершенно разные документы — «Требование-накладная» и «Поступление МЗ» с установленной галочкой «Возврат из личного пользования».
Специалисты «ИнфоСофт» разработали интеграцию между «1С:Управление автотранспортом ПРОФ» и «1С:Бухгалтерия государственного учреждения», которая будет различать складские операции между собой на основании выбранного склада и состава документа по типу номенклатуры, обеспечив полную синхронизацию данных между двумя конфигурациями.
