Автоматизация деятельности «ДЭУ №1» на базе ПП «1С:Управление автотранспортом ПРОФ»

Эффект автоматизации

В результате автоматизации организация получила желаемый алгоритм расчета заработной платы водителей, опирающийся на точные фактические показатели, увеличилась выработка водителей. Руководством организации была пересмотрена система сбора данных для отчетности по содержанию дорог, после чего стала возможна автоматизация процессов, которая значительно сократила ручной труд сотрудников и полностью исключила необходимость выполнения некоторых шагов при сборе отчетности — теперь это автоматически делает 1С, а сотрудники занимаются только анализом результатов отчетов, которые теперь можно собрать за сутки, а не по итогам отработанного месяца. 

Толчок для старта автоматизации

Желание руководства организации уточнить расчет заработной платы для водителей в конфигурации «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» было отправной точкой для идей по обновлению процессов организации и решений по автоматизации. Было принято решение, что вместо расчета зарплаты по окладу по дням, следует использовать часовую тарифную ставку и точно подсчитывать все рабочие часы водителей, при этом отражая тип их работы: были они на линии, на ремонте или на дежурстве. Некоторые специфические стимулирующие надбавки для водителей, например, зимнюю надбавку за работы по уборке снега, справедливо решили считать строго из часов линии. Сразу также стало понятно, что при таком подробном рассмотрении часов работы водителей, нужно будет учесть и их многочисленные пересадки с машины на машину в случае поломки или рабочей необходимости, тарифные ставки на машинах могли отличаться, и организация хотела это учесть, но не создавать сотни временных кадровых переводов, а решить этот вопрос более гибко. 

Второй проблемой была невероятная доля ручного труда, через которую организация проходила для сбора данных о проделанной работе по содержанию дорог. Показатели выработки дорожных рабочих собирал один отдел, данные о сборе мусора — другой, информацию о работах на линии собирали дорожные мастера на участках, еще часть работ анализировала диспетчерская по системам мониторинга «Fort Monitor». Все это как-то складывалось воедино, передаваясь в виде записок и таблиц Excel в диспетчерскую, которая соединяла все данные и отправляла в планово-экономический отдел, который занимался анализом полученных данных. Очень много людей было вовлечено в этот ручной процесс, но руководство понимало, что можно как-то его упростить, ведь все инструменты были у них в руках: система навигации «Fort Monitor» и конфигурация «1С:Управление автотранспортом ПРОФ». Их идеи и пожелания в какой-то момент стали необходимостью из-за повсеместной цифровизации, когда власти города Новосибирска вынесли требование ежедневно отчитываться по проделанной работе о содержании дорог на городском портале. За сутки собрать, проверить и опубликовать точные данные было бы возможно, если бы все участвующие в процессе отделы занимались весь рабочий день только этой задачей. 

Какие были решены проблемы/задачи

Задача расчета зарплаты водителей.

Когда началось обсуждение этой задачи, сразу стало ясно, что центральной проблемой является именно заполнение табеля для водителей, имеющих несколько видов работ. В стандартном виде табеля в конфигурации «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения», которой пользуется организация, пользователям было неудобно работать из-за того, что в одной клеточке отражалось до семи буквенных обозначений, а данные эти должны были вводиться вручную, так что сразу же встал вопрос в альтернативном табеле для водителей с автоматизированной загрузкой данных, более удобном для работы, где колонки представляли собой виды времени, а строки — каждый день водителя по путевому или ремонтному листу. При этом в одной строке могла быть работа на одном автомобиле, в другой — на другом, на который водителя временно пересадили, а этот автомобиль мог иметь другую ставку часа согласно штатному расписанию организации. Также в организации имелась необходимость формировать по каждому водителю отчет «Шифр производственных затрат», где построчно были записаны его выезды, а в колонках стояли все виды часов, которые сотруднику надо было зачесть: линия, ремонт, дежурство, ночные, сверхурочные, работа в праздник. Все это окончательно закрепило табель для водителей в перевернутой от классического вида форме, соответствующей отчету. 

При закрытии месяца расчетной группе организации необходимо получить данные из «1С:Управление автотранспортом ПРОФ» о часах водителей. Специалистами «ИнфоСофт» был разработан обмен между конфигурациями, организованный через HTTP-запросы, благодаря которому в «1С:Управление автотранспортом ПРОФ» из путевых и ремонтных листов собираются все данные за искомый период и передаются в «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения», параллельно анализируя праздничные, ночные, сверхурочные, актуальные ставки на автомобилях и соотнося сотрудников по табельным номерам. На основе загруженных табелей водителей формируется отчет «Шифр производственных затрат», акцентуализирующий работу каждого водителя в отдельной таблице с итогами. Расчет водителей тоже автоматизирован: в конфигурацию добавлена обработка, которая собирает все данные из «Табеля водителей» и производит расчет, создавая отдельные документы «Начисление зарплаты и взносов» для каждого подразделения, таким образом обходя стандартные механизмы, которые бы анализировали ставки водителей и не учли бы пересадки между машинами, которые мы не заводили как полноценные документы «Кадровый перевод», а просто учли в нашем специальном табеле. Таким образом мы помогли организации отойти от ручного набивания табелей в неудобной им форме, и реализовали сразу и задачу сбора и загрузки часов из «1С:Управление автотранспортом ПРОФ», и задачу формирования обязательного отчета «Шифр производственных затрат», и автоматизировали расчет зарплаты водителей с учетом пересадок на другие машины без ввода многочисленных кадровых переводов. 

Задача расчета зимней надбавки водителей. 

В системе оплаты труда в организации есть различные стимулирующие надбавки, и в их числе есть зимняя надбавка для водителей, которая платится за работы зимнего сезона, связанные с уборкой, погрузкой и вывозом снега. Эта процентальная надбавка включает в свою базу только результат оплаты работы на линии. При этом руководство организации хотело считать зимнюю надбавку строго от фактического показателя линии, такого, что считался бы с момента, когда водитель на транспортном средстве покинул территорию базы, до момента, когда он вернется назад, то есть за исключением времени на базе по подготовке машины к выезду, различных задержек и прочих потерь времени. Расчетная группа уже считала зимнюю надбавку от такого показателя, но он как-то высчитывался диспетчерами вручную, а потом также вручную вбивался сотрудниками расчетной группы в «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения». Естественно, все данные о передвижениях транспорта у организации имелись в системе мониторинга «Fort Monitor», откуда бы и хотелось автоматизировать получение такой информации, но с этой системой мониторинга «1С:Управление автотранспортом ПРОФ» не имеет стандартной интеграции, которая была бы заложена в конфигурацию. Но даже была бы она, как узнать, когда машина выехала с базы и когда вернулась? 

Представители «Fort Monitor» предоставили доступ к API своей системы, и в ней, конечно, нашлись инструменты для решения задачи — было решено воспользоваться геозонами и возможностью получения через API таблицы их посещения транспортными средствами, но сначала связать систему мониторинга «Fort Monitor» и  «1С:Управление автотранспортом ПРОФ» между собой. 

Средствами API «Fort Monitor» была разработана возможность для «1С:Управление автотранспортом ПРОФ» подключаться к системе мониторинга, соотнесены транспортные средства в обеих системах по уникальному идентификатору. Сотрудники организации нарисовали свои базы как геозоны на карте в «Fort Monitor», а специалисты «ИнфоСофт» связали их со справочником «Геозоны» в «1С: Управление автотранспортом ПРОФ». Также был доработан документ «Путевой лист», куда была добавлена закладка «Навигация», на которую теперь при расчете путевого листа автоматически приходили данные из «Fort Monitor» о всех пересечениях машиной границ геозон-баз за период путевого листа. Выработка сотрудников была дополнена дополнительным показателем линии, тем, что соответствует времени, проведенному строго вне территорий баз, и этот показатель также рассчитывается автоматически, опираясь на новую таблицу посещения геозон-баз. 

Загрузка часов в «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» из первой задачи по расчету зарплаты водителей была дополнена новым видом времени «Линия ГЛОНАСС», от которого теперь стал производиться расчет зимней надбавки вместо старого показателя, который считался и вводился вручную. Также был разработан отчет «Фактическое время на линии» в конфигурации «Зарплата и кадры государственного учреждения», где отражается еще и процент фактического пребывания на линии по навигации от общего плана путевого листа, что помогает анализировать, какие сотрудники имеют наименьшие потери времени.

При изначальном обсуждении задачи специалисты «ИнфоСофт» указали на то, что при автоматизированном расчете этого показателя может быть отклонение от привычных для сотрудников примерных показателей, которые ставились вручную, и предварительный анализ показал, что это отклонение будет в минус, то есть сотрудники станут получать меньше за зимнюю надбавку, что может вызвать негативную реакцию на нововведения. Руководство организации все равно решилось на этот шаг ради точности расчета, однако внедрение нового отдельного показателя было произведено летом, когда никакую зимнюю надбавку считать не нужно, но можно было здраво оценить, какой процент времени от всего времени путевого листа водитель на транспорте проводит за воротами баз, на дорогах города. Результат получился гораздо ниже ожидаемого, и руководство организации провело большую работу по ежемесячному доведению до водителей информации о их фактической выработке на линии с указанием, как от этого показателя зимой для них будет рассчитываться зимняя надбавка. И рискованное решение окупилось, так как с каждым месяцем показатель «Линия ГЛОНАСС» стал расти и вместе с тем у сотрудников укрепилось осознание, что автоматизация процессов принесла очень точный сбор данных о их выработке. К зиме, когда настало время назначать зимнюю надбавку, показатели водителей достигли ожидаемых, но неожиданно рост не остановился. За год работы с обновленным алгоритмом получения информации о фактической выработке на линии сам показатель вырос на 22%, если брать среднее по организации, изменение алгоритма мотивировало сотрудников организации и в результате сотрудники реально стали работать больше. 

Задача сбора данных для отчетов по содержанию дорог.

Поработав с геозонами на задаче по расчету фактического времени на линии, руководство организации «ДЭУ №1» обратилось с проблемами в области сбора информации для отчетности по благоустройству — как внутренней, так и для размещения на городском портале. Возможности, что предоставляли геозоны как инструмент в навигации, подтолкнули руководство к идее, что они могут быть как-то использованы и для решения этой проблемы, по поводу которой руководство никогда не обращалось прежде, так как считало ее решение невозможным. 

Специалистам «ИнфоСофт» была изложен весь комплексный процесс сбора этих данных в деталях: кусочки одних данных были в распоряжении одного отдела, других — у другого, третьих — у дорожных мастеров каждого участка, что-то вообще собиралось вручную по системе «Fort Monitor» диспетчерами, и все эти обрывки информации уходили для консолидации и анализа к сотрудникам планово-экономического отдела. В их обязанности входило составление отчетов для предоставления руководству в уже финальной общей форме: требовалась большая таблица по каждому району города в отдельности, где было бы указано, на каких улицах производились какие работы и в каком объеме. Перечень видов работ был обозначен заранее, он разнится для летнего и зимнего сезона работ и насчитывает больше 30 показателей для зимы (например, механизированная подметание проезжей части, механизированное сгребание снега бульдозером, механизированное скалывание уплотненного снега и снежно-ледяных накатов, погрузка и вывоз снега на отвалы и утилизацию, 5 видов посыпки дорог противогололедными материалами и т.д.), и более 40 показателей для лета (например, подметание проезжей части, мойка проезжей части, полив, ручная уборка, вывоз мусора, вывоз грязи, ремонт знаков, бордюрных камней, грейдирование, очистка и содержание канализационных колодцев и т.д.). И такая огромная таблица должна заполняться ежедневно и работы оцениваться не просто по улицам, а по конкретным участкам дорог, которые разбиты на секции согласно установленным городом классификации, делящей дороги по категориям. 

Руководство «ДЭУ №1» увидело в геозонах возможность начертить все подотчетные им участки дорог согласно классификации и собирать информацию о пребывании транспортных средств на этих участках. Если можно будет буквально получить таблицу о том, в каком порядке были посещены геозоны-улицы и сколько времени там провело транспортное средство, то это означает, что всем сборщикам отчета не надо будет постоянно сверяться по каждому индивидуальному путевому листу с навигацией. Руководство организации даже проявило желание переработать алгоритм сбора данных, полностью перенеся весь процесс на старших мастеров участков, исключая другие отделы из процесса. 

Сотрудники «ДЭУ №1» расчертили свои участки дорог в форме геозон в «Fort Monitor» и специалисты «ИнфоСофт» провели следующие работы для выполнения поставленной главной задачи:

1. Геозоны из системы мониторинга были соотнесены с справочником в «1С: Управление автотранспортом ПРОФ». Чтобы сотрудники могли потенциально сами обновлять и уточнять геозоны на карте и не дублировать эту работу в 1С, была разработана выгрузка новых геозон из навигации средствами ее API с автоматическим созданием их в 1С. Помимо этого, стандартного справочника «Геозоны» в «1С: Управление автотранспортом ПРОФ» стало мало, ведь появились требования указывать тип геозоны, категорию дороги, принадлежность геозоны к улице и району, площадь и длину каждого участка дороги, так что справочник был доработан.
2. Закладка «Навигация» в документе «Путевой лист» в «1С: Управление автотранспортом ПРОФ», которая была разработана для расчета фактической линии по данным навигации из предыдущей задачи, была доработана, и теперь стала получать не просто таблицу посещения баз, а всех геозон — и баз, и участков дорог.
3. В документ «Путевой лист» в «1С: Управление автотранспортом ПРОФ» была добавлена закладка «Задачи по содержанию дорог», куда переходят данные о посещении участков дорог с закладки «Навигация» в виде строк, а колонки представляют собой показатели, упомянутые выше, которые необходимо разнести согласно работам — сколько раз участок по строке был почищен от снега, сколько раз его посыпали, сколько раз вывезли оттуда снег и в каком объеме и т.д. Закладка имеет два вида — летний и зимний, зависимо от сезона. На этой закладке работают старшие мастера участков (по районам). По сути им больше не надо смотреть в навигацию и делать какие-то расчеты и выводы, у них есть перечень путевых листов, которые надо обработать, в каждом из которых есть специальная закладка для них. На этой закладке «Задачи по содержанию дорог» по нажатию кнопки они получают перечень сразу из геозон, где транспортное средство реально работало с указанием времени работы. На закладке представлены средства для отборов, например, можно скрыть геозоны, где машина пробыла меньше какого-то времени, например, менее 5 или 10 минут, чтобы отсеять сразу геозоны, по которым машина проехала просто по пути следования, ведь ни одна работа по благоустройству не может длиться так мало времени. Уже по готовому короткому списку геозон они расставляют по колонкам показатели работ, при этом показатели, которые считаются как время, попадают туда автоматически благодаря таблице посещения геозон. Это очень хорошая альтернатива старому методу, когда в навигации старшему мастеру нужно было построить трек для каждой машины и проанализировать каждый кусочек трека, а потом внести данные в общую таблицу по выработке, где были все участки дорог, разыскивая нужные.
4. Создана роль и особые права для старшего мастера. В документе «Путевой лист» пользователь с этой ролью может просматривать без права редактирования основную закладку с данными путевого листа, все прочее от него скрыто, зато доступна закладка «Задачи по содержанию дорог», которую можно редактировать даже в рассчитанном путевом листе (нам неизвестно, кто обработает путевой лист первым — старший мастер или пользователь, занимающийся расчетом ГСМ). Также для старших мастеров создано специальное АРМ и настроен интерфейс программы, в котором они сразу попадают при входе в АРМ, где можно установить отбор путевых листов по периоду, участку, смене. В этом АРМ можно отображать сразу только путевые листы, в которых старший мастер еще не разнес работы по содержанию дорог. По работе с новой закладкой путевого листа и с АРМ для сотрудников было проведено обучение и написаны инструкции.
5. Разработаны новые отчеты в «1С: Управление автотранспортом ПРОФ»: отчет «Справка по текущему содержанию дорог», в точности соответствующий той форме, в которой планово-экономический отдел предоставляет данные руководству организации, и итоговый отчет, из которого легкого получить любые данные по содержанию дорог в простой и понятной форме. Для разных целей специалисты «ИнфоСофт» настроили 9 вариантов отчета для разных целей и сезонов (лето, зима, межсезонье). 

Благодаря автоматизации специалистами «ИнфоСофт» и пересмотру своего рабочего процесса руководством «ДЭУ №1» удалось снять обязанности по сбору данных с сотрудников, в трудовые функции которых это не входило, и сосредоточить ручной ввод в руках тех сотрудников, кто и должен единолично заниматься сбором таких данных, что ранее не представлялось возможным из-за большого объема этих данных. Ручной ввод в разы упростился, благодаря получению данных из системы мониторинга «Fort Monitor» средствами API, не нужно ничего искать в разных местах, в готовую таблицу старшие мастера ставят сразу отметки о проведенных работах. Нет нужды делать консолидацию данных вручную, так как теперь этим занимается сама «1С: Управление автотранспортом ПРОФ», предоставляя конечные данные для планово-экономического отдела в форме отчетов.

Задача оценки посыпки дорог противогололедными материалами.

Реализовав зимнюю версию таблиц и отчетов по содержанию дорог, специалисты «ИнфоСофт» и сотрудники планово-экономического отдела «ДЭУ №1» пришли к выводу, что можно также параллельно анализировать посыпку дорог города противогололедными материалами. Очень тяжело расписать для старшего мастера на каком участке сколько материала было посыпано, так как они располагают только итоговым количеством израсходованного материала на один выезд — путевой лист. Сотрудники «ДЭУ №1» приняли решение не заставлять их распределять вручную потраченный тоннаж посыпки, а писать общее число по путевому листу по каждому из пяти типов посыпки, применяемых организацией. Специалисты «ИнфоСофт» выяснили, что при этом эти объемы сотрудники «ДЭУ №1» потом пытаются оценить на соответствие нормативам посыпки дорог, делая расчеты в таблицах Excel, и предложили решение по автоматизации. 

По итогу были реализованы следующие доработки:

1. Создан регистр сведений для учета норм посыпки при разных температурах и документ «Установка норм посыпки» для заполнения данных в регистр. Все нормы существуют в формате шкалы: «при температуре от t₁ до t₂ °С норма составляет от x до у г/м²», так что в регистре у нас будут две нормы — минимум и максимум. 
2. В документ «Путевой лист» в «1С: Управление автотранспортом ПРОФ» была добавлена закладка «Зима — посыпка» для старших мастеров с полями по вводу итогового количества тонн израсходованного противогололедного материала (пять типов посыпки — пять итоговых полей).
3. На ту же закладку добавлено пять идентичных таблиц расчета, которые уже недоступны для просмотра старшему мастеру, а видны администраторам системы и сотрудникам планово-экономического отдела. В каждой таблице выводятся геозоны, для которых старшие мастера при внесении информации о содержании дорог указали количество раз посыпки данного участка дороги тем или иным материалом. Зная площадь каждой геозоны (обязательный показатель в доработанном справочнике «Геозоны») и количество ее посыпок за смену, можно определить итоговую площадь посыпки. В документе «Путевой лист» также указывается и температура, так что можно применить норму из нового регистра и получить минимум-максимум общего итога.
4. Параллельно берется общая площадь посыпки по документу и итоговое значение тонн по типу посыпки, которое установил старший мастер вручную. Для каждой геозоны рассчитывается свой итог в тоннах, пропорционально общей площади посыпки, и в таблице сразу видно, попал ли рассчитанный итог по строке в норматив. 
5. Разработаны отчеты для оценки посыпки: «Отчет по посыпке (итого)» собирает только проставленные ручные итоговые значения по путевым листам, помогая получить итоги в тоннах за период реально потраченного противогололедного материала, и «Отчет по посыпке (расчетный)», который за период анализирует, попадает ли расчетный итог в нормативы в путевых листах.

По результатам автоматизации этой задачи сотрудники планово-экономического отдела отказались от расчетов оценки в Excel, теперь это делает «1С: Управление автотранспортом ПРОФ», сразу в отчетах выделяя цветом отклонения от нормативов для дальнейшего анализа.

Результаты проекта

Подробный расчет заработной платы не по окладу, а из фактических показателей выработки, получаемых из путевых листов в «1С: Управление автотранспортом ПРОФ» и данных навигации в системе «Fort Monitor», позволяет справедливо оплачивать труд водителей. Водители точно знают, за что им платят, так как все виды их времени отражены в расчетных листках, и знают, что система расчета учитывает их переработки, сверхурочные и пересадки между машинами. 

Водители уведомлены, что зимнюю надбавку они получают от фактического времени пребывания на линии, которое берется из системы мониторинга «Fort Monitor», и такое нововведение мотивировало их работать больше — показатель выработки вырос за год на 22%. Сотрудники уверены, что их усилия не останутся незамеченными, в организации появились сотрудники, которые находятся на линии более чем 90% времени, и, соответственно, они не только получают больше денег за зимнюю надбавку, но и замечены руководством за прилежную работу, благодаря отчету, выражающему эффективность каждого водителя в процентах. 

Пересмотр руководством «ДЭУ №1» подхода к составлению отчетов по содержанию дорог города, отчасти продиктованное возросшей частотой необходимости предоставления отчета, помог сосредоточить составление отчета в руках конкретной группы людей — старших мастеров участков, а решение по автоматизации, предложенное и реализованное специалистами «ИнфоСофт» помогло упростить сбор данных, убрав ручной ввод данных везде, где это было возможно. Благодаря доступу к API и разработанной интеграции с системой мониторинга «Fort Monitor» стало возможно получение данных согласно классификации городских дорог, за которые отчитывается «ДЭУ №1». Воспользовавшись инструментами для работы с геозонами в навигации, специалисты «ИнфоСофт» сделали возможным заполнение таких отчетов в течение суток (когда с выезда вернется ночная вторая смена за дату, и старшие мастера укажут виды работ, которые выполнялись на этих транспортных средствах). Гибко настраиваемые отчеты помогают собрать данные и в форме больших подробных таблиц, разбитых по классификации, по которым сотрудники отчитываются перед руководством, и в упрощенной удобной форме для выполнения рядовых задач, например, для сбора данных о выполненных работах по улицам к размещению на городском портале. 

Реализованная система открыла возможность больше не рассчитывать качество посыпки улиц противогололедными материалами зимой вручную в таблицах Excel, теперь все нормативы хранятся в «1С: Управление автотранспортом ПРОФ» и параллельно заполнению работы по посыпке старшими мастерами, считаются в скрытых от них таблицах, делая сравнение с существующими нормативами. 

Все это позволило повысить эффективность работы сотрудников, причем как водителей на смене, так и офисных работников, ответственных за составление отчетов, так как благодаря автоматизации эти отчеты собираются быстро, а все данные для формирования находятся в одном месте — в 1С.