ООО «Никсис» автоматизировал расчет зарплаты и упростил управление персоналом с помощью 1С:ЗУП и Bitrix24

Проблема

С увеличением штата и усложнением системы мотивации компании "Никсис" столкнулась с проблемой расчета заработной платы. Ручной расчет вёлся в таблицах и самописной автоматизированной системе. Также бухгалтером вручную данные заполнялись в систему «1С:Зарплата и управление персоналом». Это приводило к:

• Потере времени на сбор и обработку информации.
  
• Ошибкам при расчете премий и начисления зарплаты.
  
• Сложностям с прозрачностью начислений для сотрудников.
  

Решение было очевидным – автоматизировать процесс с помощью системы «Bitrix24», которая содержит современные и удобные возможности корпоративного портала и связать «Bitrix24» с «1С:Зарплата и управление персоналом».

Решение

Для внедрения автоматизированного расчета зарплаты была разработана и реализована интеграция между «1С:Зарплата и управление персоналом» и «Bitrix24». Она обеспечила двусторонний обмен данными:

1. Загрузка данных из «Bitrix24» в «1С:Зарплата и управление персоналом» – передача информации о рабочих часах и премиях сотрудников.
2. Автоматический расчет зарплаты в «1С:Зарплата и управление персоналом» на основе полученных данных.
3. Обратная синхронизация – передача рассчитанных сумм в «Bitrix24», чтобы сотрудники могли видеть свои начисления.

Реализация

Для реализации задачи была сформирована рабочая группа, в которую вошли представители «Никсис», специалисты ИнфоСофт и партнер-интегратор заказчика по «Bitrix24».

1. Разработка механизма интеграции


• Созданы обработки "Загрузка табеля и премий из «Bitrix24» в «1С:Зарплата и управление персоналом» и "Выгрузка данных по зарплате из «1С:Зарплата и управление персоналом» в «Bitrix24».
• Обмен данными организован через файлы JSON, загружаемые по FTP.
• Из «Bitrix24» выгружается 2 файла:


• Файл "Табель учета рабочего времени" содержит информацию о датах, количестве часов, отпусках и больничных.
• Файл "Премии" включает сведения о дополнительных начислениях сотрудникам.


• Данные автоматически подгружаются в 1С и распределяются по соответствующим документам.


2. Создание документов в «1С:Зарплата и управление персоналом». На основании загруженных данных автоматически создаются:


• Индивидуальные графики сотрудников.
  
  В обработке загрузки на вкладке «Графики» заполняется информация по рабочему времени сотрудников. Данные из файла «Bitrix24» сопоставляются с данными «1С:Зарплата и управление персоналом» и в днях, где есть расхождение, подставляются данные из «Bitrix24». По таким сотрудникам будут созданы индивидуальные графики. Если в системе уже есть индивидуальный график у сотрудника, то при наличии расхождений с данными «Bitrix24», он будет скорректирован.




• Документы по отсутствиям (отпуска, больничные, отгулы).
  
  На вкладке «Документы отсутствия» данные сопоставляются с «1С:Зарплата и управление персоналом» и заполняются всеми отсутствиями, даты которых попадают на выбранный месяц. Документы, которые обработка не нашла в «1С:Зарплата и управление персоналом» создаются и рассчитываются автоматически.




• Начисления премий и удержаний.
  
  На вкладку «Расчет премии/удержания» попадают премии из второго файла «Bitrix24». На суммы накручивается НДФЛ и результат записывается в колонку «Сумма к начислению/удержанию». Для удержаний предусмотрена колонка «Вид удержания», которую пользователь заполняет вручную.
  
  
  
  По кнопке «Создать документы» обработка на основании данных в табличной части создает следующие документы:
  
  
  • Индивидуальный график
  • Отпуск
  • Больничный
  • Отгул
  • Премия
  • Данные для расчета зарплаты (для удержаний)
  • Табель учета рабочего времени
  
  Все документы создаются и рассчитываются автоматически. Табель учета рабочего времени заполняется на основании загруженных документов отсутствий и графиков.


3. Выгрузка расчетов обратно в «Bitrix24». После расчета зарплаты данные о начислениях передаются в «Bitrix24», где каждый сотрудник может видеть подробную информацию о своей зарплате, премиях и удержаниях.

Результаты

После внедрения автоматизированного обмена данными компания "Никсис" получила ощутимые преимущества:

• Ускорение расчета зарплаты – процесс стал быстрее и сократился с нескольких дней до нескольких минут, исключены ошибки ручного ввода.
• Оптимизация работы бухгалтерии – освободилось время на стратегические задачи, а не рутинные операции.
• Прозрачность для сотрудников – каждый может в реальном времени видеть, как формируется его зарплата.
• Гибкость – при изменении данных в «Bitrix24» они автоматически обновляются в «1С:Зарплата и управление персоналом».

Вывод

Интеграция «1С:Зарплата и управление персоналом» и «Bitrix24» позволила "Никсис" не только автоматизировать расчет зарплаты, но и создать удобную и прозрачную систему управления персоналом. Компания смогла оптимизировать внутренние процессы, сократить ошибки и улучшить контроль за начислениями. Этот кейс подтверждает, что автоматизация рутинных задач приносит не только экономию времени, но и реальный рост эффективности бизнеса.