ООО «Никсис» – ведущая IT-компания, специализирующаяся на управлении компьютерным оборудованием, разработке отказоустойчивых инфраструктур и внедрении передовых DevOps-практик. Основанная в 2011 году, компания успешно работает более десяти лет, помогая бизнесу выстраивать надежные ИТ-решения. В штате – более 50 сотрудников, работающих в различных графиках и получающих премии за выполнение KPI, маркетинговые активности и дежурства.
Результаты проекта
- Создана удобная и прозрачная система управления персоналом
- Оптимизированы внутренние процессы
- Сокращены ошибки и улучшен контроль за начислениями
Проблема
С увеличением штата и усложнением системы мотивации компании "Никсис" столкнулась с проблемой расчета заработной платы. Ручной расчет вёлся в таблицах и самописной автоматизированной системе. Также бухгалтером вручную данные заполнялись в систему «1С:Зарплата и управление персоналом». Это приводило к:
- Потере времени на сбор и обработку информации.
- Ошибкам при расчете премий и начисления зарплаты.
- Сложностям с прозрачностью начислений для сотрудников.
Решение было очевидным – автоматизировать процесс с помощью системы «Bitrix24», которая содержит современные и удобные возможности корпоративного портала и связать «Bitrix24» с «1С:Зарплата и управление персоналом».
Решение
Для внедрения автоматизированного расчета зарплаты была разработана и реализована интеграция между «1С:Зарплата и управление персоналом» и «Bitrix24». Она обеспечила двусторонний обмен данными:
- Загрузка данных из «Bitrix24» в «1С:Зарплата и управление персоналом» – передача информации о рабочих часах и премиях сотрудников.
- Автоматический расчет зарплаты в «1С:Зарплата и управление персоналом» на основе полученных данных.
- Обратная синхронизация – передача рассчитанных сумм в «Bitrix24», чтобы сотрудники могли видеть свои начисления.
Реализация
Для реализации задачи была сформирована рабочая группа, в которую вошли представители «Никсис», специалисты ИнфоСофт и партнер-интегратор заказчика по «Bitrix24».
- Разработка механизма интеграции
- Созданы обработки "Загрузка табеля и премий из «Bitrix24» в «1С:Зарплата и управление персоналом» и "Выгрузка данных по зарплате из «1С:Зарплата и управление персоналом» в «Bitrix24».
- Обмен данными организован через файлы JSON, загружаемые по FTP.
- Из «Bitrix24» выгружается 2 файла:
- Файл "Табель учета рабочего времени" содержит информацию о датах, количестве часов, отпусках и больничных.
- Файл "Премии" включает сведения о дополнительных начислениях сотрудникам.
- Данные автоматически подгружаются в 1С и распределяются по соответствующим документам.
- Создание документов в «1С:Зарплата и управление персоналом». На основании загруженных данных автоматически создаются:
- Индивидуальные графики сотрудников.
В обработке загрузки на вкладке «Графики» заполняется информация по рабочему времени сотрудников. Данные из файла «Bitrix24» сопоставляются с данными «1С:Зарплата и управление персоналом» и в днях, где есть расхождение, подставляются данные из «Bitrix24». По таким сотрудникам будут созданы индивидуальные графики. Если в системе уже есть индивидуальный график у сотрудника, то при наличии расхождений с данными «Bitrix24», он будет скорректирован.
- Документы по отсутствиям (отпуска, больничные, отгулы).
На вкладке «Документы отсутствия» данные сопоставляются с «1С:Зарплата и управление персоналом» и заполняются всеми отсутствиями, даты которых попадают на выбранный месяц. Документы, которые обработка не нашла в «1С:Зарплата и управление персоналом» создаются и рассчитываются автоматически.
- Начисления премий и удержаний.
На вкладку «Расчет премии/удержания» попадают премии из второго файла «Bitrix24». На суммы накручивается НДФЛ и результат записывается в колонку «Сумма к начислению/удержанию». Для удержаний предусмотрена колонка «Вид удержания», которую пользователь заполняет вручную.
По кнопке «Создать документы» обработка на основании данных в табличной части создает следующие документы:
- Индивидуальный график
- Отпуск
- Больничный
- Отгул
- Премия
- Данные для расчета зарплаты (для удержаний)
- Табель учета рабочего времени
Все документы создаются и рассчитываются автоматически. Табель учета рабочего времени заполняется на основании загруженных документов отсутствий и графиков.
- Выгрузка расчетов обратно в «Bitrix24». После расчета зарплаты данные о начислениях передаются в «Bitrix24», где каждый сотрудник может видеть подробную информацию о своей зарплате, премиях и удержаниях.
Результаты
После внедрения автоматизированного обмена данными компания "Никсис" получила ощутимые преимущества:
- Ускорение расчета зарплаты – процесс стал быстрее и сократился с нескольких дней до нескольких минут, исключены ошибки ручного ввода.
- Оптимизация работы бухгалтерии – освободилось время на стратегические задачи, а не рутинные операции.
- Прозрачность для сотрудников – каждый может в реальном времени видеть, как формируется его зарплата.
- Гибкость – при изменении данных в «Bitrix24» они автоматически обновляются в «1С:Зарплата и управление персоналом».
Вывод
Интеграция «1С:Зарплата и управление персоналом» и «Bitrix24» позволила "Никсис" не только автоматизировать расчет зарплаты, но и создать удобную и прозрачную систему управления персоналом. Компания смогла оптимизировать внутренние процессы, сократить ошибки и улучшить контроль за начислениями. Этот кейс подтверждает, что автоматизация рутинных задач приносит не только экономию времени, но и реальный рост эффективности бизнеса.
