Автоматизация логистики и налогового учёта: как ООО «МБ‑ТРАНС» перешло от Excel к сквозному контролю перевозок
О клиенте
Общество с ограниченной ответственностью «МБ-ТРАНС» специализируется на предоставлении полного спектра логистических услуг, включая международные перевозки грузов из Китая в Россию различными видами транспорта. В своей работе компания использует мультимодальные схемы доставки, привлекая сторонних подрядчиков ввиду отсутствия собственного транспорта.
- Автоматизировано заполнение реестров НДС 0 % - снижены риски и трудозатраты.
- Обеспечен детальный финансовый учёт по каждому заказу и этапу перевозки.
- Внедрён сводный отчёт для анализа рентабельности перевозок.
- Налажено хранение истории заказов и документов, упрощён контроль статусов.
Задача
Основной учет ведется в «1С:Бухгалтерия 8», однако специфика международной логистики создавала значительные трудности, которые ручными инструментами (Excel) и существующей системой закрыть было невозможно. В связи с этим компания обратилась во франчайзинговую сеть «ИнфоСофт» для решения двух ключевых задач:
- Автоматизация заполнения реестров к декларации по НДС для международных перевозок, особенно в части ЖД-транспорта. Функционал, присутствующий в «1С:Бухгалтерия 8», требует полного ручного ввода данных, что было крайне трудоемко и повышало риск ошибок в налоговой отчетности.
- Получение финансового результата в разрезе каждой перевозки. Ввиду того, что учет велся децентрализованно (в Excel-таблицах), анализировать рентабельность конкретных маршрутов (море, ЖД, авто, авиа) и этапов мультимодальной логистики было весьма затруднительно.
Решение
Ознакомившись со спецификой бизнеса Заказчика, а также основываясь на полученных данных компании ООО «МБ-ТРАНС», командой «ИнфоСофт» было предложено внедрить модуль «1С:Бухгалтерия Экспедитора 8», который встраивается в программный продукт «1С:Бухгалтерия Предприятия» в связке с сервисом «Реестры НДС 0%». Предложенное решение полностью закрывает потребности в фин. учете и автоматическом заполнении реестров НДС 0%.
Для достижения поставленных целей командой «ИнфоСофт» было предложено поэтапное внедрение через формирование контрольного примера (сквозного сценария от заказа до финансового результата). В результате реализации «пилотного» этапа (контрольного примера) ООО «МБ-ТРАНС» получило наглядную демонстрацию возможностей системы и четкое понимание того, как будет выглядеть автоматизированный учет в перспективе. Специалисты «ИнфоСофт» провели обучение сотрудников работе в новой среде, что позволило Заказчику оценить удобство интерфейса и логику формирования отчетов. После старта самостоятельной работы экспедиторов и логистов в модуле «1С:Бухгалтерия Экспедитора 8» были выявлены новые требования по настройкам и улучшению функциональности системы. В рамках этапа «Настройка и Доработки» были внесены следующие изменения в программу:
- Произведены настройки функциональности модуля «1С: Бухгалтерия экспедитора»;
- Составлен перечень необходимых данных для хранения в заказах на грузоперевозку, произведены настройки хранения данных в заказах и заполнены основные справочники;
- Произведена настройка логистических статусов в заказах;
- Произведена настройка автоматического заполнения реестров НДС (для ЖД, авто, авиа, морских перевозок);
- Проведены общие и персональные консультации пользователей по работе с модулем;
- Доработаны механизмы автоматического заполнения/подбора данных первичных документов по требованию заказчика;
- Доработан механизм формирования оперативной кредиторской и дебиторской задолженности, в соответствии с процессами заказчика;
- Доработаны механизмы отображения списка заказов для удобства пользователей;
- Добавлены дополнительные настройки пользователей для ограничения прав к редактированию документов модуля «1С:Бухгалтерия экспедитора»;
- Разработан сводный отчет для анализа финансового результата в разрезе грузоперевозок, заказов, ответственных лиц;
- Введены прочие правки типовых механизмов модуля «1С:Бухгалтерия экспедитора» под бизнес-процессы заказчика;
На протяжении всего проекта команда «ИнфоСофт» находилась на связи с пользователями системы: оперативно отвечала на вопросы и исправляла ошибки системы.
Результаты
Таким образом, модуль «1С:Бухгалтерия Экспедитора 8» был полностью внедрен в «1С:Бухгалтерия Предприятия»: настроен, адаптирован и доработан под требования и специфику работы Заказчика. В результате реализации проекта ООО «МБ-ТРАНС» получил полностью готовый к эксплуатации инструмент, позволяющий решать следующие задачи:
- Автоматизированное заполнение сложных реестров для подтверждения нулевой ставки НДС, что исключило рутинный ручной труд и снизило налоговые риски.
- Управленческая прозрачность: появилась возможность видеть финансовый результат по каждому заказу, включая детализацию по мультимодальным этапам (вес, объем, точки маршрута), что ранее было невозможно в используемых Excel-таблицах.
- Сохранение истории о каждом выполненном заказе, а также возможность структурированно хранить сканы документов по выполненным заказам.
- Облегчение работы пользователей в плане отслеживания статусов заказов, что позволяет оперативней реагировать на изменения в ходе доставок грузов и быстрее разрешать возникающие проблемы.
Ключевые пользователи системы прошли необходимое обучение и обладают всеми компетенциями для самостоятельной работы в программе.
Коллектив ООО «МБ-ТРАНС» выражает благодарность партнеру «ИнфоСофт» в лице специалиста Вадима Казимирова и руководителя проектов Ирины Медведь за профессиональный подход, глубокую компетентность в вопросах налогового законодательства для экспедиторов и логистов, оперативную обратную связь при внедрении. Рекомендуем «ИнфоСофт» как надежного эксперта для предприятий транспортно-логистической отрасли.
